Máte přehled o všem, co se děje ve vaší firmě? Nebo v ní každý zaměstnanec dělá všechno najednou, nemá nikdy čas a pracuje na úkolech neefektivně? Vaše firma roste, ale ne vždy víte, co se v ní děje? Mnozí podnikatelé a manažeři, kteří pracují s aplikací FLOWii vědí, proč je důležité mít lepší přehled, dobře nastavené obchodní procesy a řád ve firmě. Patrik Škulavík, spolumajitel aplikace FLOWii, v rozhovoru hovoří o jejích výhodách a přínosech pro byznys.

Poslední roky byznys stále více volá po strategickém využívání digitálních technologií, které dokáží přinést lepší zákaznický servis a často přispívají k růstu firmy.

Mnoho odvětví v oblasti služeb, maloobchodu, velkoobchodu či vzdělávání bylo více zasaženo pandemií i proto, že nezavedly digitální technologie a analytické nástroje do svých byznysů včas nebo dostatečně důrazně. Poslední dva roky byly dokonalým spouštěčem zavádění technologií zejména v mnoha firmách, které využívání softwaru posouvaly na druhou kolej,“ říká Patrik Škulavík, manažer FLOWii.

Rozhodujícím faktorem v konkurenčním boji firem podle něj už nejsou jen samotné produkty a služby, ale také jejich škálování a podrobnější vyhodnocování dat, na jejichž základě lze nastavovat efektivní strategie například při prodeji.

Dnes vyhrávají ty firmy, které využívají digitální technologie a automatizaci drobných činností co nejefektivněji. Zákazníci spíše nakoupí tam, kde se díky technologiím zrychlí dodací podmínky, reklamační proces, případně umí provést platbu online nebo dostanou zákaznický servis nad jejich očekávání.

Co je FLOWii a jak pomáhá firmám?

FLOWii kombinuje funkční řešení pro firmy. Zatímco CRM slouží jako software a strategie pro zlepšování vztahů se zákazníky, s pomocí ERP systému dokážete plánovat podnikové zdroje jako například finance, skladové zásoby nebo lidské kapacity. Jejich spojením do jednoho přehledného systému firma získává konkurenční výhodu v současné době digitalizace.

Výjimečnost aplikace spočívá v tom, že se skládá z několika řešení, která si firmy mohou vybrat a vyskládat podle aktuálních potřeb. Aplikaci FLOWii můžete propojit s účetním softwarem, Google kalendářem nebo s Google Drive či OneDrive od Microsoftu nebo jakýmkoliv jiným řešením prostřednictvím API. Data si dokonce umíte hromadně importovat nebo exportovat do různých tabulkových formátů.

Proč je dnes důležité, aby měly firmy nastavený systém a obchodní procesy?

Ten, kdo ve firmě nemá systém, ostatně funguje přes různé sdílené excelovské tabulky nebo má na každou jednu oblast individuální systém. Jeden pro fakturaci, jiný pro evidenci úkolů nebo skladové hospodářství a samostatný docházkový systém.

Zatímco ve firmě získáte nad vším přehled, jistý čas to trvá. Proč tedy nemít všechny informace a data pod jednou střechou? Pokud máte rádi pořádek v byznysu, systém FLOWii je ideální.

Jak FLOWii funguje v praxi?

Základní evidence zákazníků, evidence obchodu, vytvoření zakázky a sledování jejího stavu, docházkový systém, plánovač – to je jen zlomek toho, co náš cloudový systém nabízí. Díky tomu, že jí používáte přes internetový prohlížeč, nemusíte nic instalovat a máte ke svým informacím přístup, ať jste kdekoli.

Do FLOWii se přihlásíte jednoduše přes webový prohlížeč jako například Google Chrome, Safari nebo Firefox, kde se vám zobrazí nástěnka s úkoly, které plánujete zrealizovat. Vidíte na ní, co vás v daný den, týden nebo v příštích měsících čeká. Navíc si do ní můžete poznamenat různé události, plánované dovolené nebo lékaře a propojit je s vaším kalendářem v Google nebo Outlooku. To, co se vám zobrazuje ve FLOWii, tak vidíte i ve vašem kalendáři.

Do systému můžete doplňovat a aktualizovat údaje všech obchodních partnerů i dodavatelů. Údaje o novém obchodním partnerovi a fakturační údaje nemusíte vyplňovat manuálně, do systému se vám stahují přímo z registru firem FinStat.

Základem každé firmy je i databáze zákazníků – současných, budoucích i potenciálních. Náš CRM systém umožňuje vytvářet komplexní databáze s firemními partnery a zákazníky, čímž o nich máte aktuální přehled a můžete být s nimi v neustálém kontaktu. Aby firma mohla zvyšovat profit, zlepšování vztahů se zákazníky by mělo být její top prioritou.

Výhodou FLOWii také je, že si aplikaci můžete nastavit přímo pro potřeby vaší firmy a navíc za přátelskou cenu. To znamená, že platíte tehdy, pokud systém reálně používáte a vždy za aktuální počet uživatelů.

Aplikace je propojena také s fakturačními softwary. V čem spočívá tato výhoda?

Mnoho živnostníků a menších firem využívá v podnikání různé online aplikace pro pořizování dokladů. Často nemají zakoupený komplexní účetní software a účetnictví jim zpracovávají externí účetní.

S FLOWii dokážete vystavit cenové nabídky, objednávky, dodací listy i doklady, které souvisí s fakturací. Faktury ve firmě tedy spravujete online. Dokonce je můžete importovat a v případě potřeby i exportovat do Excelu nebo přímo do účetního softwaru.

Náš software lze propojit s účetním programem OMEGA nebo s ekonomickým softwarem POHODA. Získáte také aktuální přehled o tom, které faktury již byly uhrazeny nebo jsou již po splatnosti. Aplikace je také propojena s bankou. Stačí si nastavit automatické párování plateb s fakturami.

Evidence plateb online ušetří firmám spoustu času, protože mají přehled o každé přijaté a odeslané platbě z účtu do příjmů a výdajů přímo ve FLOWii. Díky tomu zjednodušíte a zpřehledníte tok financí ve firmě. Rozhodnete-li se odměnit své věrné zákazníky slevou, naše aplikace vám ji automaticky vypočítá. Stačí se jen rozhodnout, jak velkou slevu jim poskytnete.

Pro firmy je nejdůležitější, aby se byznysu dařilo. I proto je důležité mít přehled, jak se jednotlivým obchodním případům daří. Myslí na to i FLOWii?

Aplikace umožňuje evidenci každého obchodního případu, při kterém stačí zadat jeho název, přiřadit partnera z databáze, popis a zdroj kontaktů.

Vyplníte, co řešíte, kdo je za něj zodpovědný, kdy byl založen a kdy očekáváte jeho předpokládané uzavření. Umíte si při něm vyplnit celkovou cenu, a tedy jakou by měl hodnotu, pokud jej zobchodujete i jeho stav (prezentace, nabídka, objednávka, úspěšný, odložený apod.)

V rámci každého obchodního případu můžete přidat ceníky produktů a služeb či aktualizovat cenové nabídky a přímo je poslat ze systému FLOWii zákazníkovi nebo partnerovi. Zapisujte si k němu jednotlivé úkoly a v případě potřeby načtěte potřebné přílohy z vašeho počítače nebo online úložiště. FLOWii má přidanou hodnotu také v tom, že dokumenty si do systému můžete stáhnout přímo z Google Drive nebo Microsoft OneDrive.

Podobně jako u partnera, i při obchodním případě si můžete evidovat telefonické rozhovory, různá setkání a důležité úkoly. Dokonce můžete chatovat s kolegy a posunout jim potřebné informace, aby měli přehled v týmu.

Podobný proces platí i u zakázek. S FLOWii o nich máte dokonalý přehled a kdykoli víte, v jakém jsou stavu. Také kolik peněz, práce a času vás jednotlivé zakázky stály a zda byl dodržen jejich termín.

Pokud obchodní případ dopadne úspěšně a váš zákazník odsouhlasí cenovou nabídku a rozhodl se s vámi spolupracovat, jednoduše si ji zaevidujete v systému a nastavíte její stav. Například, že právě probíhá.

V mnoha firmách jsou dnes zaměstnanci zahlcení množstvím e-mailů. Firmy pro kontakt se zákazníky využívají efektivního e-mail marketingu. Jak FLOWii pomáhá s e-maily nebo s hromadným mailingem v rámci kampaní?

Systém FLOWii umožňuje řešit také mailovou korenšpondenci a zasílání hromadných mailů s propojením na CRM. Pokud ve firmě připravujete kampaň, aplikace vám poskytne přehled, kolik lidí si váš newsletter nebo nabídku otevřelo a nabídne vám komplexní statistiku. Funguje na podobné bázi jako známý nástroj pro mailové kampaně Mailchimp.

FLOWii vám poskytne informace o doručení, kdy byl email otevřen adresátům, na jaký odkaz si kliknul nebo kolik lidí celkově kliklo na vámi sdílený odkaz. Odesílání hromadných mailů můžete segmentovat podle různých kategorií – například podle oblasti podnikání nebo typu firem. Také si umíte nastavit, z jaké adresy hromadný mail odchází. Stačí mít pouze připravenou šablonu a kampaň naplánovat na konkrétní datum a čas.

Je možné si v systému vytvořit vlastní šablonu?

Šablony jsou náročné na programování, proto je FLOWii zatím nenabízí. Chcete-li odeslat graficky zajímavý newsletter, váš grafik vám jej může připravit přímo ve FLOWii prostřednictvím HTML editoru. Jednoduché šablony si však můžete vytvořit také v externím systému jako je Mailchimp, vyexportovat a nakopírovat do našeho systému.

Kromě mnoha jiných řešení aplikace nabízí také jednoduchý docházkový systém. Jak funguje?

Manažer v něm aktuálně vidí, kdo je v práci, kdy má konkrétní zaměstnanec naplánovanou dovolenou, zda je na příjmu nebo má přestávku a na základě toho ho může kontaktovat.

Docházkový systém ukáže, kolik hodin zaměstnanec odpracoval za daný měsíc, zda má přesčasy nebo mu nějaké hodiny chybí. Pokud si někdo naplánuje absenci, dovolenou nebo jakékoli volno, systém to ukáže a umíte tak alokovat čas jiných kolegů na projektu, aby ho v případě nepřítomnosti uměli zastoupit. V nastavení si můžete nastavit notifikací, která vás na to upozorní.

FLOWii má výhodu v tom, že si podnikatelé a firmy mohou vybrat z jednotlivých řešení. Ať už potřebují pouze CRM, jednoduchou evidenci docházky, propojit CRM s ERP systémem a řídit projektový management, případně online skladový program.

FLOWii nabízí také jednoduchý online skladový program, pomocí kterého mají zaměstnanci firmy nebo pracovníci skladů přehled o všech skladových položkách, stavu a pohybech zboží. Tím, že v systému evidujete příjem na sklad a výdej ze skladu, si můžete kdykoli zkontrolovat celkový počet produktů na skladě.

Pokud vydáváte zboží ze skladu a potřebujete vystavit dodací list nebo fakturu, můžete ji rovnou vystavit jedním klikem ze skladové výdejky. Z příjemky na sklad je zase rovněž možné rychle zaevidovat přijatou fakturu.

Mnozí zaměstnanci si dnes stěžují na to, že v práci bojují s časem a nestíhají. Jak jim v tom aplikace může pomoci?

I k tomu nabízíme řešení. Náš plánovač úkolů a událostí je efektivním firemním nástrojem, díky kterému mohou mít lidé lepší přehled o svých úkolech a manažeři zase mohou odsledovat, zda se dodržují slíbené termíny.

Do systému můžete zapsat každý nový úkol a dokonce jej rozdělit na více aktivit ak nim přidělit zodpovědné lidi a důležité termíny. Pokud nestíháte, FLOWii vás na to upozorní. Dokonce, i když vám na projektu přibude nový úkol nebo je čas pokračovat v jiné aktivitě. Díky plánovači si zaměstnanci mohou měřit čas na úkolech, čímž mají přehled, kolik bude trvat podobná aktivita při dalším projektu.

Některé firmy se mohou obávat, že jejich data v cloudu nejsou v bezpečí. Jak je lze přesvědčit o opaku? V čem dnes spočívá výhoda cloudu?

Dnes jsou již v cloudu také mnohé velké a moderní společnosti jako Amazon, Facebook či Microsoft. Optimalizovaný cloud má dnes obrovskou výhodu, jelikož je bezpečnější, flexibilnější a především levnější.

Naše cloudová aplikace je provozována v datacentru v Nizozemsku a servery spravuje slovenská společnost, která patří mezi přední specialisty na kybernetickou bezpečnost.

Někteří podnikatelé na Slovensku jsou stále skeptičtí vůči ukládání dat na cloud a preferují vlastní úložiště ve firmě. Doba se však změnila a cloud vede. Je ekonomičtějším a bezpečnějším řešením. Mnohem rychleji se vám dnes nabourá do interní, než do zabezpečené cloudové sítě. I proto doporučujeme klientům uchovávat data v cloudu a mohou si je zálohovat i na vlastní server.

Nakonec si představte, že máte uložená data ve firmě, přijde pandemie a vy nemáte přístup k datům online. Dnes je výhodnější mít data v cloudu, kde se o ně starají desítky lidí, než ve firmě, kde o server pečuje jeden člověk. Navíc, pokud onemocní nebo z jakéhokoli důvodu není dostupný, vaši firmu to může vyjít mnohem dražší. Pokud by ve FLOWii také došlo ke krátkému výpadku, situaci řešíme hned.

Jak jste ve FLOWii ošetřili případné interní hrozby úniku dat z firmy?

Bezpečnostní hrozby nejsou jen externí. Mnohé firmy mají zkušenosti s interními incidenty, i proto je nastavení interní bezpečnosti důležité. Existují případy z praxe, kdy si zaměstnanec exportoval důležitou databází nebo změnil ve fakturách bankovní účet. Ve FLOWii jsme mysleli i na tyto situace.

Pro tyto účely umíme u každého uživatele softwaru nastavit přístupová práva. A tedy, jestli k čemu zaměstnanec dostane plný přístup nebo může své záznamy a data zadávat, přidávat a editovat jedině on, ale záznamy ostatních nevidí.

Někteří zaměstnanci by měli mít přístup pouze k informacím k realizaci zakázky, aby měli přehled o svých úkolech nebo blížících se termínech. Jsou firmy, kde mají přístup k fakturaci a financím jen někteří. Všechno to umíme nastavit.

Firma se rozhodla, že si chce vyzkoušet práci s FLOWii. S čím jí na začátku pomáháte?

To, co děláme se zákazníky, není to jen o tom, že se firmy nebo podnikatelé zaregistrují a začnou používat FLOWii. Pro firmy děláme poradenství v oblasti procesů nastavení systému. Každá firma má své procesy, proto děláme také konzultační činnost. Máme dokonce konzultanty, kteří jejich firmě pomůže nastavit ještě lépe.

Co se ve vaší firmě snažíte dělat jinak?

Je důležité, abychom znali naše zákazníky a znali jejich potřeby. I proto se jich na to pravidelně ptáme a aktivně zjišťujeme, zda FLOWii splňuje jejich požadavky a naplňuje jejich očekávání. Není důležité to, co si myslíme o našich produktech, ale co si o nich myslí náš zákazník.

Přichází nám spousta dobrých zpětných vazeb od zákazníků. Kvalitu FLOWii a našich služeb se proto snažíme neustále posouvat na vyšší úroveň.

Požadavky a potřeby zákazníků evidujeme na jednom místě. Přicházejí nám také mnohé nápady na vylepšení od zákazníků a my mnohé z nich vždy rádi zapracujeme a naprogramujeme. Jelikož je jich někdy více a nejde všechno najednou, rozhodli jsme se je zpřístupnit na našem webu. Návštěvníci tak mohou hlasovat pro nejlepší vylepšení, která by chtěli využívat v rámci FLOWii.

Petra Nagyová