Nejlepší informační systém začíná při správně nastavených procesech

Informační systém je digitální centrum firmy, které pomáhá udržet pořádek v datech, úkolech, dokumentech i každodenních procesech.

V tomto článku se dozvíte, co je informační systém, k čemu slouží a na konci vám dáme tipy, jak si vybrat vhodný firemní informační systém bez vysoké vstupní investice.

Hlavní zjištění

• Informační systém propojuje firemní data a procesy na jednom místě.
• Pomáhá snižovat administrativu, chybovost a šetřit čas.
• Při výběru je důležité, aby informační systém řešil konkrétní potřeby firmy.
• Pro malé a střední firmy může být hotové cloudové řešení, jako je FLOWii, efektivnější než systém na míru.

Co je informační systém?

Informační systém je nástroj, který pomáhá firmě mít všechny důležité informace a procesy na jednom místě. Nejčastěji se tím myslí softwarové řešení, které řídí různé oblasti podnikání – evidenci zákazníků, obchod, fakturaci, projekty, finance, sklad nebo komunikaci.

Namísto množství excelových tabulek, poznámek na papíře a samostatných programů může firma fungovat organizovaněji. V jednom podnikovém informačním systému jsou propojena všechna aktuální data o firmě.

„Podnikový informační systém je klíčový tehdy, když firma potřebuje systematicky řídit procesy, data a výkonnost týmu. Pokud jsou informace roztroušené v tabulkách, e-mailech a samostatných nástrojích, vzniká prostor pro chyby, duplicity a neefektivní rozhodování.“ – Tomáš Majerčík, CEO FLOWii

Jaké jsou základní typy podnikových informačních systémů?

Mezi základní typy podnikových informačních systémů patří řešení, která firmám pomáhají řídit různé oblasti podnikání. Pomáhají řídit vše od zákazníků přes finance až po interní procesy. Jeden systém může obsahovat i více funkcí nebo modulů.

1. ERP informační systém

ERP (Enterprise Resource Planning System) propojuje více oblastí firmy, jako jsou finance, sklad, výroba, nákup, prodej nebo personalistika. Jeho cílem je, aby firma pracovala s jednotnými údaji namísto několika oddělených nástrojů.

2. CRM informační systém

CRM (Customer Relationship Management System) pomáhá firmě řídit vztahy se zákazníky a spravovat databázi kontaktů, informace o zákaznících či obchodní příležitosti. Obchodníci v něm vidí historii komunikace, stav obchodních nabídek, plánované úkoly či rozpracované zakázky. CRM systém pomáhá firmám zlepšit obchod a péči o zákazníky.

3. Výrobní / skladový informační systém

Skladový nebo výrobní informační systém je software, který pomáhá firmám plánovat, řídit a sledovat výrobní proces. Využívají ho výrobní společnosti, strojírenské a montážní firmy a podniky, které potřebují lépe koordinovat zakázky, lidi a zdroje. Firma tak má přehled o zakázkách, materiálech, termínech, výrobních kapacitách, práci zaměstnanců i nákladech.

4. Logistický informační systém

Logistický informační systém je nástroj, který pomáhá firmám řídit a sledovat pohyb zboží, materiálu a informací. Umožňuje získat lepší přehled o skladových zásobách a dostupnosti zboží, objednávkách, dodávkách a celém procesu od nákupu až po doručení zákazníkovi.

Pomáhá firmě efektivněji plánovat logistiku, dopravu a dodávky zboží a snižovat náklady.

5. Manažerský informační systém

Manažerský informační systém je nástroj, který pomáhá majitelům firem a manažerům sledovat, řídit a vyhodnocovat fungování firmy. Shromažďuje důležitá data z různých oblastí podnikání a převádí je na přehledné informace, které pomáhají při rozhodování.

V praxi umožňuje manažerům rychle zjistit, jaké má firma příjmy a výdaje, v jakém stavu jsou zakázky, projekty a obchodní příležitosti a zda tým pracuje efektivně.

6. Personální informační systém

HR informační systém (Human Resource Management System) pomáhá firmám s evidencí zaměstnanců, docházkou, dovolenými, pracovní dobou nebo dalšími personálními procesy.

7. Marketingový informační systém

Marketingový informační systém pomáhá firmě shromažďovat, zpracovávat a využívat informace potřebné pro lepší plánování marketingu, prodeje a komunikace se zákazníky. Firma díky němu eviduje zákazníky, sleduje jejich potřeby, lépe cílí a vyhodnocuje marketingové aktivity, plánuje e-mailové kampaně a sleduje jejich úspěšnost.

Marketingový informační systém bývá také součástí CRM systému, kde firma vidí historii zákazníka. Díky tomu rozvíjí lepší vztahy se zákazníky a efektivněji získává nové obchodní příležitosti.

8. Ekonomický informační systém

Účetní a ekonomický systém slouží ke zpracování účetnictví, faktur, dokladů, mezd nebo finančních výkazů. Pomáhá firmě sledovat firemní finance a výsledky.

Tip: Pokud hledáte řešení, které propojuje klíčové firemní procesy do jednoho systému, vyzkoušejte FLOWii. Pomůže vám řídit obchod, zakázky, finance, fakturaci i tým na jednom místě. FLOWii si můžete vyzkoušet na 30 dní zdarma a balíček PREMIUM stojí podle českého ceníku 650 Kč měsíčně za uživatele.

Jaké výhody má podnikový informační systém?

Moderní podnikový informační systém pomáhá:

• shromažďovat všechny důležité údaje o firmě na jednom místě,
• sledovat obchodní příležitosti, zakázky a finance,
• vést evidenci docházky zaměstnanců,
• zlepšit spolupráci mezi zaměstnanci a týmy,
• řídit projektový management,
• poskytovat přehledy a finanční reporty pro lepší rozhodování a řízení cash flow.

Malým a středním firmám podnikový informační systém pomáhá:

• získat lepší přehled o tom, co se ve firmě děje,
• automatizovat opakující se administrativní úkoly, a tím šetřit čas,
• dělat lepší rozhodnutí na základě aktuálních dat.

Navíc je implementace FLOWii jednoduchá. Díky cloudovému řešení nepotřebujete konzultanty ani měsíce příprav.

Jak informační systém pomáhá snížit náklady a zefektivnit procesy?

Podnikový systém pomáhá firmám snižovat náklady tím, že automatizuje opakující se činnosti, zjednodušuje administrativu a propojuje důležité firemní procesy. Zaměstnanci neztrácejí čas přepisováním údajů mezi tabulkami nebo vyhledáváním informací v různých nástrojích. Podle studie McKinsey má přibližně 60 % pracovních pozic potenciál automatizovat alespoň 30 % svých činností, zejména v administrativě, zpracování dat a opakujících se úkolech.

Největší hodnota však nespočívá pouze v úspoře nákladů. Kvalitní informační systém dává manažerům aktuální data o zakázkách, financích, vytížení týmu i slabých místech v procesech. Studie Forrester pro Microsoft Power Automate například uvádí návratnost investice 248 % za tři roky, což ukazuje, že dobře nastavená automatizace může firmě přinést výrazné úspory i lepší rozhodování.

Podle čeho si vybrat vhodný informační systém pro malé firmy?

Při výběru informačního systému je důležité zohlednit zejména potřeby firmy, její velikost a způsob práce. Každá firma má jiné procesy. Některé potřebují lépe řídit obchod a zákazníky, jiné chtějí získat větší přehled o zakázkách, financích, projektech nebo práci zaměstnanců.

Před výběrem informačního systému si položte několik základních otázek:

• Které činnosti potřebujeme ve firmě zlepšit?
• Jaké problémy má nový systém vyřešit?
• Které firemní procesy nám dnes zabírají nejvíce času?
• Kde nejčastěji vznikají chyby nebo duplicity?
• Používáme příliš mnoho tabulek a nástrojů, které spolu nekomunikují?
• Potřebujeme lepší přehled o zákaznících, zakázkách nebo financích?
• Chceme zjednodušit komunikaci a spolupráci v týmu?
• Bude systém použitelný i tehdy, když firma poroste?
• Dokážou s ním snadno pracovat všichni zaměstnanci?
• Jakou podporu a možnosti přizpůsobení nabízí dodavatel systému?

Kvalitní informační systém přináší firmě výsledky pouze tehdy, pokud ho zaměstnanci skutečně používají. Proto vybírejte řešení, které je přehledné, intuitivní a pomůže vám s dalším růstem i do budoucna.

Při rozhodování zvažte také:

• možnosti propojení s dalšími nástroji,
• zákaznickou podporu,
• bezpečnost dat a dostupnost systému odkudkoli.

Kdy se vyplatí informační systém na míru?

Větší firmy často používají korporátní informační systém. Malé a střední firmy si proto často myslí, že podnikový informační systém není pro ně. Pokud se pro něj některé firmy přece jen rozhodnou, chtějí CRM řešení na míru. Vždy si však položte otázku: Opravdu potřebujete vývoj softwaru od nuly?

Firmy často potřebují pořádek v kontaktech, přehled v obchodu, jasně zadané úkoly a tým, který konečně pracuje v jednom CRM systému.

Informační systém na míru se firmě vyplatí zejména tehdy, pokud má specifické procesy nebo požadavky, které nedokáže pokrýt běžně dostupné řešení. Typicky jde například o firmy s vlastními výrobními postupy nebo unikátním způsobem řízení práce. Vývoj vlastního informačního systému je však finančně i časově náročný. Firma musí počítat nejen s jeho vytvořením, ale také s pravidelnou údržbou, aktualizacemi, bezpečností a dalším vývojem podle měnících se potřeb.

Příklad z praxe: „Nechali jsme si vyrobit podnikový informační systém na míru. Nebyl to systém od velkého dodavatele, takže nás ani nestál tolik. Vyvíjel se však asi rok, další rok jsme s ním pracovali a uvědomili jsme si, že s ním máme více práce než užitku. Hledali jsme další vhodný podnikový systém a nakonec jsme našli FLOWii.“ – Milan Paprčka, jednatel společnosti CBS

Pro mnoho malých a středních firem je vhodnějším řešením již hotový informační systém, jako je FLOWii, který pokrývá klíčové oblasti vašeho podnikání.

Jaká je cena informačního systému?

Cena informačního systému závisí na tom, co od něj firma potřebuje. Jiné náklady bude mít OSVČ, která chce jednoduchou fakturaci, a jiné firma, která potřebuje řídit obchod, zakázky, sklad, docházku, finance nebo více týmů současně.

Orientační částky původně uvedené v eurech jsou přepočítány kurzem ČNB platným pro 13. 8. 2026: 1 EUR = 24,230 Kč.

Z čeho se skládá cena informačního systému?

Při posuzování ceny informačního systému nestačí sledovat pouze měsíční nebo roční poplatek. Do celkových nákladů vstupuje také počet uživatelů, rozsah funkcí, nastavení systému, migrace dat, školení zaměstnanců, technická podpora, aktualizace, hosting, zálohování a případná propojení s dalšími nástroji.

Pro malé a střední firmy bývá často nejpraktičtější volbou cloudové řešení. Nevyžaduje vysokou vstupní investici, lze ho zavést rychle a firma platí pouze za funkce a uživatele, které skutečně potřebuje.

Kolik stojí FLOWii?

FLOWii nabízí více balíčků podle potřeb firmy. Ceny jsou uvedeny bez DPH a vycházejí z českého ceníku:

FLOWii si můžete vyzkoušet na 30 dní zdarma. Při ročním předplatném získáte 15% slevu.

Jaké funkce by měl mít informační systém?

Funkce informačního systému závisí na velikosti firmy, typu podnikání a procesech, které potřebuje řídit. Jiné požadavky má výrobní firma a jiné například e-shop, obchodní společnost nebo poskytovatel služeb. Pro malé a střední firmy je výhodou zejména to, pokud mohou řídit více procesů v jednom řešení bez nutnosti používat množství samostatných aplikací.

Moderní informační systém by měl být snadno použitelný, bezpečný, dostupný online a přizpůsobitelný potřebám firmy. Největší hodnotu přináší tehdy, když propojuje obchod, zakázky, finance, úkoly i tým do jednoho přehledného prostředí.

Jaké funkce informačního systému nabízí FLOWii?

FLOWii je informační systém pro malé a střední firmy, který propojuje více důležitých firemních procesů v jednom řešení. Firmy tak nemusí používat několik samostatných nástrojů, ale mohou řídit obchod, zakázky, finance i každodenní práci týmu na jednom místě.

Mezi hlavní funkce informačního systému FLOWii patří:

• CRM systém – evidence zákazníků a obchodních partnerů, historie komunikace, správa kontaktů a budování vztahů se zákazníky,
• obchodní případy – řízení poptávek, cenových nabídek a sledování obchodních příležitostí od prvního kontaktu až po uzavření obchodu,
• projekty a zakázky – plánování práce, sledování průběhu zakázek, termínů a nákladů,
• úkoly a kalendář – organizace práce týmu, přidělování úkolů a kontrola termínů,
• online fakturace – tvorba faktur, cenových nabídek, objednávek a dalších dokladů,
• finance – evidence příjmů a výdajů, sledování úhrad a přehled o finančních výsledcích,
• docházkový systém – evidence pracovní doby, dovolených a nepřítomnosti zaměstnanců,
• skladové hospodářství – správa zásob, produktů a pohybů na skladě,
• e-mailing a komunikace se zákazníky – jednodušší práce s kontakty a marketingovými aktivitami.

Díky propojení jednotlivých funkcí mají firmy k dispozici aktuální údaje a získávají lepší přehled o tom, co se děje v obchodu, projektech i financích. FLOWii pomáhá snižovat administrativu, šetřit čas a efektivněji řídit každodenní fungování firmy.

Zaměstnanci jsou při práci se softwarem klíčoví

Při výběru správného systému pro řízení podniku nebo projektový management se poraďte s klíčovými zaměstnanci. Zjistěte, jaké jsou jejich potřeby a očekávání. Doporučujeme získat ve firmě spojence nebo nadšence pro nový systém.

Lidé se často stavějí negativně ke změnám, zejména k těm, které zavádí jejich nadřízený. „Šéf nás zase zatěžuje svými novinkami, které nikomu nepomohou,“ komentují. Pokud však změnu prosadí někdo z týmu, může ji tým přijmout pozitivněji. Najděte ve firmě spojence, kteří jsou loajální vůči vedení, rozumějí potřebě změn a jejich pozitivním dopadům na řízení firmy. Takový kolega dokáže při adaptaci na nový software pomoci a často také změnit celkový postoj týmu.

Na co byste měli vsadit při zavádění systému pro řízení firmy?

• Uspořádejte školení – jsou nezbytnou součástí zavedení nového systému. Jaké změny v procesech nastanou? Prezentujte výhody a školení rozdělte podle organizační struktury a pracovní náplně zaměstnanců.
• Testujte – budoucí informační software si důkladně otestujte. K testovacímu prostředí by měli mít přístup všichni klíčoví zaměstnanci.
• Zavádějte systém postupně – ve větších firmách doporučujeme informační systém zavádět po etapách.
• Připravte komunikační plán – vypracujte interní pravidla a komunikační plán. Pracovní postupy musí být jednoduché a jasné.

Očekávaný přínos vs. realita zavedeného systému ve firmě

Mnoho majitelů firem očekává od zavedení podnikového systému pro řízení firmy konkrétní výsledky. Ano, software dokáže zpracovávat, vyhodnocovat a automatizovat množství činností a analyzovat data. Dokáže vám tak ušetřit nemalé finanční prostředky.

Na jeho zavedení však musíte být důkladně připraveni. Jak se říká: „Těžko na cvičišti, lehko na bojišti.“

Pokud si systémy jako CRM nebo ERP před nasazením důkladně otestujete a sladíte je s krátkodobými i dlouhodobými cíli, potřebami a směřováním vaší firmy, jste na správné cestě. Lze očekávat, že pro vás budou skutečně přínosné. Bohužel existují i firmy, ve kterých zavedení informačního systému neproběhne podle očekávání.

Několik důvodů, proč se nedaří zavést systém do firmy:

• Informační systém je komplikovaný – lidé s ním nechtějí pracovat, protože ho vnímají jako zátěž, ne jako přínos.
• Nesprávná implementace a zaškolení – lidé nevědí, jak s ním správně pracovat.
• Firma nemá nastavené procesy a komunikační plán – vedení firmy zapomnělo, že kromě zavedení nástroje je důležité nastavit firemní procesy, pravidla a komunikovat je.
• Nízká motivace lidí pracovat se systémem – ve firmě se nenašel nikdo, kdo by dohlížel na testování a zaškolování, ani nikdo nekontroluje, zda lidé se systémem skutečně pracují.
• Nízká IT gramotnost – lidé jednoduše nejsou fanoušky technologií a nevědí, jak s nimi pracovat.

Náš tip: FLOWii vám nabízí přehlednou online příručku a poskytuje školení.

Výběr spokojených zákazníků s informačním systémem FLOWii

Příklady firem, které zavedením informačního systému FLOWii získaly nejen přehled a pořádek v každodenních činnostech, ale také stabilní růst.

Závěr

Informační systém už není výsadou pouze velkých společností. Také malé a střední firmy potřebují mít přehled o zákaznících, zakázkách, financích, projektech, obchodu a práci týmu. Pokud jsou informace roztroušené, zaměstnanci ztrácejí čas a firma ztrácí kontrolu nad svými procesy.

Správně zvolený informační systém pomáhá zjednodušit každodenní práci, snížit administrativu a dělat lepší rozhodnutí na základě aktuálních dat. Důležité proto není vybrat si největší nebo nejdražší systém, ale řešení, které odpovídá potřebám firmy a dokáže růst společně s ní.

Pokud si chcete prohlédnout demo FLOWii, vyplňte krátký formulář a náš obchodní tým se vám ozve s návrhem vhodného řešení pro vaši firmu.

Často kladené otázky

1. Co je podnikový informační systém?

Podnikový informační systém je softwarové řešení, pomocí kterého firmy řídí a propojují důležité procesy. Umožňuje spravovat informace o zákaznících, obchodu, zakázkách, projektech, financích a zaměstnancích na jednom místě. Firma má lepší přehled o fungování, šetří čas a dělá strategická rozhodnutí na základě dat.

2. Pro koho je informační systém FLOWii vhodný?

Systém FLOWii je vhodný pro malé a střední firmy, které chtějí mít lepší přehled o zákaznících, zakázkách, financích a každodenních procesech.

Využívají ho obchodní společnosti, firmy poskytující služby, výrobní a montážní firmy, architektonická studia, IT společnosti i účetní kanceláře. FLOWii CRM pomáhá řídit obchod a projekty a zpřehledňuje fakturaci, úkoly i docházku.

3. Dá se FLOWii přizpůsobit potřebám firmy?

FLOWii lze přizpůsobit potřebám firmy podle toho, jaké procesy potřebuje řídit. FLOWii umožňuje přizpůsobit například obchodní procesy, evidenci zákazníků, projekty, úkoly nebo firemní přehledy.

4. Kdy se firmě vyplatí přejít z Excelu na informační systém?

Firmě se vyplatí přejít z Excelu na podnikový informační systém tehdy, když roste počet zákazníků, zakázek nebo zaměstnanců a tabulky přestávají poskytovat dostatečný přehled. Informační systém pomáhá snížit administrativu, odstranit duplicity a spravovat obchod, projekty či finance na jednom místě.

5. Jaké firemní procesy dokáže informační systém automatizovat?

Informační systém dokáže automatizovat zejména opakující se činnosti v obchodu, administrativě, projektovém řízení nebo financích. Pomáhá se správou zákazníků, sledováním obchodních příležitostí, tvorbou dokladů, kontrolou plateb, plánováním úkolů či vytvářením reportů.

Firma tak šetří čas, snižuje množství manuální práce a získává lepší přehled o svých procesech.

6. Jaký je rozdíl mezi CRM, ERP a podnikovými informačními systémy?

CRM systémy slouží k řízení vztahů se zákazníky, obchodních příležitostí, komunikace a prodeje. ERP systémy propojují širší firemní procesy, jako jsou finance, sklad, výroba, nákup nebo řízení zdrojů. Podnikové informační systémy jsou softwarová řešení, která spravují a propojují firemní data a procesy. Mohou zahrnovat CRM, fakturaci, projektový management, evidenci financí a další nástroje podle potřeb firmy.

Patrik Endlicher

Co-owner FLOWii

Patrik Endlicher je spolumajitel FLOWii, systému, který usnadňuje řízení malých a středních firem na Slovensku a v Česku.

LinkedInEmail