Proč byste ve firmě měli automatizovat procesy? Podnikatelé odpovídají

Až 65 % podnikatelů stále nevyužívá moderní technologie, které by jim mohly usnadnit automatizaci jednoduchých pracovních činností a workflow. Dokážete si představit, že byste některé procesy ve firmě nastavili jinak, abyste snížili výdaje, zvýšili obrat a byli blíže spokojeným zákazníkům? Pokud se vaše firma opakovaně potýká se stejnými výzvami, možná je problém právě v procesech, které potřebujete změnit. Přečtěte si, jak změnit procesy ve firmě a jak přitom můžete využívat CRM systém. Připravili jsme pro vás praktické tipy pro podnikatele.

Chcete i nadále pokračovat ve starých postupech, nebo se v podnikání dostat před konkurenci? Dobrý firemní software dokáže automatizovat pracovní činnosti a některé úkoly vykonává za vás. Přináší úsporu nákladů, vyšší efektivitu a plynulé řízení firemních zakázek. To však není všechno.

Proč podnikatelé automatizují procesy ve firmě?

Představte si například stavební firmu, která realizuje velký projekt. Bez automatizace procesů by celý proces mohl skončit nekonečným papírováním, nesplněnými úkoly, nízkou efektivitou práce a nespokojeností s konečnými výsledky.

„V CRM systému evidujeme každou zakázku, v rámci které má každý manažer přehled o pracovních úkolech členů týmu. Můžeme tak sledovat, zda jsou dokončeny včas, zda se na projektu pracuje podle plánu a zda stíháme důležité termíny. Když je úkol dokončen, dalším členům týmu přijde notifikace a manažer může úkol zkontrolovat,“ vysvětluje Ádám Varga, jeden ze spolumajitelů společnosti BVK-PRO, která se zaměřuje na projekty v oblasti statiky.

S tím, jak firma rostla, potřebovala nastavit nové postupy a pořídit potřebný software pro řízení firmy a jejích procesů.

Úkoly dnes nelze zadávat jen ústně, automatizujte

Naučit se delegovat je podle CEO vydavatelství CBS Milana Paprčky důležitou schopností podnikatele. Ale nejde jen o delegování. Nové nastavení ve firmě může podnikání výrazně pomoci. „Uvědomil jsem si, že úkoly nelze zadávat ústně. V opačném případě je to hra na tichou poštu a pokyny se mohou snadno změnit, ale obtížně se kontrolují. Ideální nebylo ani zadávání přes e-maily,“ říká.

Ve firmě hledali ideální firemní systém, se kterým by projekty běžely jako po másle. „Nejprve jsme využívali Trello, které se hodí spíše pro menší projekty. Ve firmě jsme však potřebovali sjednotit evidenci zakázek a obchodních případů, projektový management, fakturaci a firemní finance, stejně jako sledování příjmů a výdajů do jednoho systému. Vyvinuli jsme vlastní systém, ale nakonec jsme s ním měli ještě více práce. Nakonec nás zachránilo FLOWii,“ říká podnikatel.

Jak může automatizace fungovat v praxi? Tady je návod!

Ve vydavatelství CBS si například v systému FLOWii sepsali také jednotlivé směrnice. Grafik podle nich ví, jak má postupovat u konkrétního typu projektu. „Velmi nám pomáhají přehledy a statistiky, evidence obchodních případů a možnost sledovat cash flow. Ke každé zakázce v CRM se nám automaticky přiřazují příjmy. Pokud vystavíme fakturu, odešle se konkrétnímu zákazníkovi a zároveň se přiřadí ke konkrétní zakázce. Stejně tak informace o úhradě. I tímto způsobem můžeme ve FLOWii velmi dobře sledovat ekonomiku jednotlivých zakázek,“ vysvětluje Milan Paprčka.

Firma musí být na využívání vhodných nástrojů a softwaru připravena. Potvrzuje to také Stanislav Jakubjak, zakladatel a majitel společnosti S-Line Systems. Řešení FLOWii začali využívat postupně – nejprve pro online fakturaci, později pro sledování obchodu a obchodních případů, přičemž testovali i další procesy. „Než jsme přešli na FLOWii, musel jsem vytvořit a sepsat všechny postupy a procesy, aby nám ve firmě fungovaly i v praxi. Díky tomu jsme za dva roky poměrně rychle vyrostli,“ konstatuje podnikatel.

Ve FLOWii dnes řeší také projektový management, celý obchod a skladové hospodářství mají napojené na e-shop. „Systém si budujeme a snažíme se z něj vytěžit, co se dá. Stále však vnímám, že ho nevyužíváme na 100 %,“ přiznává.

Jste si jistí, že jste nezapomněli na žádného zákazníka? Udělejte si pořádek v kontaktech

I obyčejná, ale důkladná inventura databáze kontaktů v CRM systému může firmě hodně přinést. „Přepracovali jsme databázi partnerů, čímž jsme nově nastavili obchodní proces. Otevřely se nám tím nové možnosti. Po dvou týdnech práce a úklidu obchodních případů jsme najednou nestíhali obvolávat zákazníky. Měli jsme více než 140 nezpracovaných poptávek. Kolegyně v systému roztřídila, kdo má kam jít na schůzku, kam máme poslat nabídku a kam už byla odeslána,“ dodává.

S automatizací jde všechno rychleji

Výhodou FLOWii je, že neustále přichází s novými funkcemi a data s důležitými informacemi máte ve firemním systému uložená v bezpečném cloudu a dostupná odkudkoli.

Automatizaci procesů ve firmě lze dnes využít nejen v administrativě, ale také při řízení projektů, v obchodních aktivitách, ve výrobě nebo skladovém hospodářství. CRM dnes využívají výrobní firmy, společnosti zaměřené na fotovoltaiku, stavební společnosti, ale také vydavatelství, vzdělávací instituce či právní a advokátní kanceláře. Automatizace už není jen možností, ale pro mnoho malých a středních firem také nezbytným řešením.

FLOWii například manažerům firem a podnikatelům umožňuje:

• evidenci zakázek
• sledování obchodních případů
• zvládání více projektů a projektových činností
• bezproblémové sledování jednotlivých fází projektu i u časově náročných zakázek
• organizaci a evidenci financí ve firmě
• dodržování stanovených rozpočtů
• dokončování prací včas a v dohodnutém termínu
• zlepšování zákaznické zkušenosti, aby se k vám zákazníci rádi vraceli
• přijímání strategických rozhodnutí díky kvalitním datům, která budete pravidelně aktualizovat v CRM systému