Začátky i každodenní realita podnikání mají jedno společné: faktury. Ať už jde o první zakázku nebo rutinní vystavování dokladů, správně vyplněné fakturační údaje jsou základem, bez kterého se podnikání neobejde.
V tomto článku se podíváme na to, co jsou fakturační údaje, co patří mezi fakturační údaje a jak je vyplnit, aby vaše faktura splňovala zákonné náležitosti a zároveň vám nezpůsobovala zbytečné komplikace ze strany klientů, účetních či dokonce i státu.
Co jsou fakturační údaje?
Fakturační údaje jsou základní informace o dodavateli a odběrateli zboží nebo služby. Díky nim je jasné, kdo dodal zboží či službu a kdo ji má zaplatit. Bez správně vyplněných fakturačních údajů faktura jednoduše nefunguje a může způsobit problémy při účtování nebo kontrole.
S fakturačními údaji se setkáváme u každé faktury, ať už kupujete gauč, nebo vystavujete fakturu klientovi jako podnikatel. Jejich konkrétní podoba se liší podle toho, zda se jedná o fyzickou osobu, živnostníka nebo firmu. Jak vypadají v praxi, si můžete prohlédnout na konkrétním vzoru faktury.
Co obsahují fakturační údaje?
Rozsah fakturačních údajů, které musí faktura obsahovat, upravuje v České republice několik právních předpisů. Základ vychází z občanského zákoníku, který stanovuje povinné náležitosti obchodních dokladů. Další požadavky pak vyplývají ze zákona o DPH, a to zejména podle toho, zda je vystavovatel plátcem DPH, neplátcem nebo identifikovanou osobou.
Proto je důležité si nejprve ujasnit, do které skupiny patříte:
- neplatitel DPH, který nevede účetnictví,
- neplatitel DPH, který vede účetnictví,
- plátce DPH.
Každá z těchto skupin má mírně odlišné povinnosti při vystavování faktur a uvádění fakturačních údajů. Chcete-li vědět, co by měla obsahovat vaše faktura, přečtěte si tento článek.
1. Identifikace dodavatele a odběratele
Úplný základ fakturačních údajů jsou právě identifikační údaje dodavatele a odběratele. Jedná se o informace, které jasně definují, kdo fakturu vystavuje a komu je určena. V praxi sem patří název firmy nebo jméno podnikatele, případně jméno a příjmení fyzické osoby. Pokud tyto údaje chybí nebo nesedí, problém se často objeví až později.
2. Fakturační adresa
Fakturační adresa slouží k oficiální identifikaci osoby nebo firmy, nikoli k doručení zboží. Právě proto se často liší od dodací adresy.
Ve většině případů platí, že je to:
- adresa sídla firmy (u s. r. o. nebo a. s.),
- adresa místa podnikání (při OSVČ),
- adresa trvalého bydliště (u nepodnikající fyzické osoby).
Fakturační adresu byste měli vždy uvádět přesně tak, jak je zapsána v příslušném rejstříku (obchodním nebo živnostenském rejstříku).
Mezi základní údaje fakturační adresy patří:
- ulice a číslo,
- město,
- PSČ,
- stát.
Máte-li zahraničního zákazníka nebo dodavatele, můžete se setkat také s povinností uvádět region.
Co je fakturační adresa?
Jeden z nejdůležitějších fakturačních údajů je právě fakturační adresa. Určuje totiž, na koho se faktura váže z pohledu účetnictví a daní.
3. IČO / DIČ
U podnikatelů se na faktuře uvádějí i identifikační čísla, která pomáhají jednoznačně určit dodavatele. IČO identifikuje firmu nebo živnostníka, DIČ se používá pro daňové účely a DIČ uvádějí pouze ti podnikatelé, kteří jsou registrováni jako plátci DPH.
Pokud si nejste jisti rozdíly mezi jednotlivými údaji, podrobněji jsme je vysvětlili v samostatných článcích, co je IČO a co je VAT number.
4. Datum a číslo faktury
Každá faktura musí mít jedinečné číslo, díky kterému ji lze jednoznačně identifikovat a zařadit do účetnictví. Stejně důležité jsou i data, nejčastější datum vystavení, datum dodání služby nebo zboží a datum splatnosti.
Tyto údaje určují, kdy máte povinnost zaplatit fakturu a často mají vliv i na daňové přiznání či kontrolu ze strany finanční správy.
5. Popis plnění a cena
Popis plnění vysvětluje, co je předmětem faktury, tedy jaké zboží nebo službu dodavatel poskytl. Měl by být jasný a srozumitelný, aby bylo zřejmé, za co odběratel platí.
Součástí je také cena za kus, množství a výsledná částka. U plátců DPH se uvádí i sazba a výše DPH.
6. Bankovní údaje a platební podmínky
Bankovní údaje říkají odběrateli, kam má fakturu uhradit. Nejčastěji se jedná o číslo účtu nebo IBAN, případně variabilní symbol. Platební podmínky zase určují způsob a lhůtu úhrady, například převodem do 14 dnů.
Fakturační údaje vzor
Aby byla faktura správně vystavena, fakturační údaje musí jasně identifikovat dodavatele i odběratele. Jejich rozsah se liší podle toho, zda se jedná o nepodnikající fyzickou osobu, živnostníka nebo firmu.
Obecně by fakturační údaje měly obsahovat:
- název firmy nebo jméno a příjmení,
- fakturační adresu,
- identifikační čísla (IČ, DIČ – pokud jsou přidělena),
- případně bankovní údaje.
Uvádíme i vymyšlené konkrétní vzorové příklady pro různé typy subjektů:
Fakturační údaje fyzické osoby
Nepodnikající fyzická osoba uvádí na faktuře pouze základní údaje. Neuvádí se IČO ani DIČ, protože jde o nepodnikatele.
Vzor:
- Jméno a příjmení: Jana Nováková
- Adresa: Jarní 12, 100 00 Praha, Česko
Fakturační údaje OSVČ nebo živnostníka
Živnostník již vystupuje jako podnikatel, proto musí uvádět i identifikační čísla.
Vzor:
- Jméno a příjmení: Peter Križánek
- Místo podnikání: Hlavní 45, 602 00 Brno
- IČ: 12345678
- DIČ: 1023456789
Fakturační údaje s. r. o.
U společnosti s ručením omezeným se používají údaje zapsané v obchodním rejstříku.
Vzor:
- Obchodní jméno: DigitalPro s.r.o.
- Adresa: Křižíkova 42, 186 00 Praha 8
- IČO: 12345678
- DIČ: CZ12345678
Fakturační údaje a. s.
Akciová společnost má podobné údaje jako s. r. o., liší se hlavně právní formou.
Vzor:
- Obchodní jméno: BuildSmart a.s.
- Adresa: Na Pankráci 86, 140 00 Praha 4
- IČO: 87654321
- DIČ: CZ87654321
Jak vyplnit fakturační údaje?
Abyste se vyhnuli chybám, doporučujeme při vyplňování fakturačních údajů postupovat následovně:
- používejte údaje přesně tak, jak jsou zapsány v registru,
- zkontrolujte správnost IČO, DIČ a DIČ,
- dávejte pozor na fakturační adresu, protože nemusí být stejná jako dodací,
- u zahraničních subjektů vždy uveďte stát,
- fakturujete-li pravidelně, uložte si údaje partnerů pro další použití.
Tip: Fakturační systém vám umí mnoho z těchto kroků automatizovat a výrazně snížit riziko chyb při vystavování faktur. Ve FLOWii vám nabízíme jednoduchý fakturační program pro správu faktur a sledování příjmů a výdajů.
Jak se nazývají fakturační údaje anglicky?
Při vystavování faktur do zahraničí nebo při komunikaci se zahraničními klienty se často setkáte s anglickými názvy fakturačních údajů. Základ je znát správné pojmy, aby byla faktura srozumitelná a akceptovaná i mimo Českou republiku.
Nejčastěji používané překlady fakturačních údajů:
| Česky | Anglicky |
| Faktura anglicky | Invoice |
| Fakturační údaje | Billing details |
| Fakturační adresa | Billing address |
| Dodací adresa | Delivery address / Shipping address |
| Název firmy | Company name |
| Jméno a příjmení | Full name |
| Sídlo firmy | Registered office |
| Místo podnikání | Place of business |
| IČ | Company Registration Number |
| DIČ | Tax Identification Number (TIN) |
| IČ DPH | VAT ID / VAT number |
| Bankovní údaje | Bank details |
| Číslo účtu / IBAN | Bank account / IBAN |
| Datum vystavení | Issue date |
| Datum splatnosti | Due date |
| Číslo faktury | Invoice number |
Fakturační údaje a užitečné tipy
- Ověřujte údaje již při prvním kontaktu:
V praxi si většina podnikatelů fakturační údaje klienta při každé faktuře ručně neověřuje. Obvykle je jednoduše převezmou tak, jak jim je klient pošle. Problémy se však často objeví až později, při účtování, daňové kontrole nebo při reklamaci.
Proto se vyplatí ověřit údaje již při prvním kontaktu, zejména IČ a fakturační adresu. Pomoci v tom vědí fakturační systémy, které pracují s veřejnými databázemi a automaticky doplňují údaje podle IČO.
- Zkontrolujte identifikační čísla před odesláním
IČO a DIČ si vždy ověřte ještě před odesláním faktury. Platí to zejména u nových klientů nebo u zahraničních firem. Nesprávné číslo může vést k neuznání faktury nebo k problémům s DPH.
- Nezaměňujte fakturační a dodací adresu
Zejména u e-shopů a služeb se často stává, že fakturační adresa je jiná než adresa doručení. Na faktuře musí být vždy uvedena fakturační adresa, nikoli adresa, kam bylo zboží doručeno.
- Myslete na příští kontrolu, nejen na odeslání
Fakturu nevystavujete jen pro klienta, ale také pro sebe a účetnictví. Čím přesnější jsou fakturační údaje dnes, tím méně otázek a oprav budete řešit o rok či dva při kontrole nebo auditu.
- Ukládejte si údaje partnerů
Pokud fakturujete opakovaně týmž zákazníkům, uložte si jejich fakturační údaje. Vyhnete se zbytečnému přepisování, snížíte riziko chyb a výrazně si zrychlíte vystavování dalších faktur. Jedná se o jednu z nejjednodušších, ale zároveň nejpraktičtějších úspor času v každodenní administrativě.
Méně chyb, rychlejší fakturace
Správně vyplněné fakturační údaje jsou základem každé faktury. Pomáhají předejít chybám, zbytečným otázkám ze strany klientů i problémům při účtování či kontrole. Pokud chcete mít data vždy přesná a aktuální, vyplatí se porovnat fakturační programy a zvolit řešení, které vám správu údajů zjednoduší.
Vyzkoušejte FLOWii, které je pro jednoho uživatele zcela zdarma.
