Jak CRM systém zjednodušuje řízení projektů ve firmě Profirol

Rodinná firma Profirol využívá CRM systém FLOWii pro řízení zakázek, evidenci zákazníků, sledování cash flow a plánování projektů. Díky CRM má přehled o každé poptávce, efektivněji řídí firemní procesy a dokáže zastoupit zaměstnance i během jejich nepřítomnosti.

Andrej Lehota zpočátku podnikal se svým otcem, neustále však hledal nové příležitosti k rozvoji. Společně s bratrem Tomášem proto založil rodinnou firmu Profirol, která se specializuje na prodej a montáž stínicí techniky. První rok podnikání však poznamenala hospodářská krize a firma přišla o řadu odběratelů.

„Finance sledujeme ve FLOWii každý měsíc. Vidíme, kolik peněz nám přichází, kolik jich odešlo a jaké příjmy očekáváme.“

Andrej Lehota, konateľ firmy Profirol

Proč firma zavedla CRM systém?

Protože podnikání rodiny Lehotových zasáhla hospodářská krize, rozhodli se udělat zásadní změnu. Místo velkoobchodu se začali zaměřovat na koncové zákazníky a vytvořili vlastní montážní týmy.

Změna obchodního modelu si vyžádala lepší přehled o zakázkách, zákaznících i financích. Proto se ve firmě rozhodli zavést CRM systém FLOWii.

FLOWii tip: Pokud chcete pracovat se správnými nástroji, vyberte si nejlepší projektové systémy.

Firemní vztahy založené na důvěře

„Ve firmě nás je více než třicet a zakládáme si na vzájemné důvěře. Naši zaměstnanci jsou loajální a firmu berou jako vlastní. To funguje tehdy, když máte v týmu lidi se stejnými hodnotami,“ říká Andrej Lehota.

Z došlých životopisů si nevybírají nutně ty nejlepší kandidáty, ale především lidi, kteří do společnosti Profirol hodnotově zapadají. „Společné hodnoty jsou pro nás důležitější než samotné zkušenosti. Ty se totiž dají časem získat,“ zdůrazňuje.

FLOWii pomáhá společnosti Profirol také udržovat prozákaznický přístup.

Jeden zodpovídá za vizi a marketing, druhý za finanční výsledky

Zatímco Andrej Lehota je ve firmě spíše kreativní typ, který má na starosti marketing a vizi společnosti, jeho bratr Tomáš je analytický a racionální typ, který odpovídá především za finanční výsledky.

„Když zavřu oči, přesně vím, kde chci naši firmu vidět. Jsem perfekcionista a záleží mi na kvalitě i designu. Bratr mě ale vždy vrátí zpátky do reality a připomene mi, kolik si můžeme dovolit investovat,“ vysvětluje Andrej Lehota.

Profirol využívá FLOWii také pro přehled o financích.

Firemní kultura se promítá také do interních procesů společnosti. Aby měli všichni zaměstnanci přístup ke stejným informacím o zakázkách a zákaznících, využívají CRM systém.

FLOWii pomáhá firmě také rozvíjet vztahy se zákazníky

„Naši servisní pracovníci jsou perfektně vyškolení nejen po technické stránce, ale také v prozákaznickém přístupu a komunikaci s klienty. Ve firmě si zakládáme na maximální vstřícnosti a slušnosti. Bohužel to na českém trhu stále není úplně běžný standard,“ říkají bratři Lehotovi.

Firemní procesy jsou nastavené tak, aby se žádná zakázka nezastavila ani během dovolené nebo pracovní neschopnosti zaměstnance. Ve FLOWii je zaznamenaná kompletní historie komunikace se zákazníkem, aktuální stav zakázky i odpovědná osoba. Díky tomu může kterýkoliv člen týmu plynule navázat na rozpracovanou zakázku.

Firma zlepšila evidenci poptávek také díky FLOWii. Každá poptávka je zaznamenaná v CRM systému.

CRM propojuje obchod i marketing

CRM systém shromažďuje všechny důležité informace o zákaznících, zakázkách i obchodních případech na jednom místě. Manažeři tak mají okamžitý přehled o rozpracovaných projektech, stavu jednotlivých zakázek i odpovědnosti jednotlivých členů týmu.

CRM umožňuje evidovat a spravovat zakázky.

Před několika lety společnost Profirol přestala inzerovat v inzertních novinách a vsadila na online reklamu. „Zákazníky oslovujeme prostřednictvím reklam ve Googlu a aktivně komunikujeme také na sociálních sítích, kde chceme inspirovat zákazníky i zájemce, nabízíme jim užitečné informace a představujeme naše novinky,“ říká jednatel společnosti.

Profirol využívá také další komunikační kanály – inzeruje v podcastech, publikuje články v médiích a využívá reklamní prostor v rádiích.

Jak CRM systém zjednodušuje procesy ve společnosti Profirol

Odpovídá Andrej Lehota, majitel společnosti Profirol

Jak ve firmě využíváte FLOWii?

Automatizovali jsme evidenci poptávek, takže se každá nová poptávka automaticky importuje do FLOWii. V CRM systému následně sledujeme její stav, historii komunikace i odpovědného pracovníka až do úspěšného dokončení zakázky.

V CRM systému máme rozsáhlou databázi zákazníků, kterou průběžně rozvíjíme a aktualizujeme. Sledujeme obchodní případy a vedeme podrobnou evidenci zakázek.

FLOWii nám poskytuje přehled o financích i cash flow.

Jak sledujete zakázky ve FLOWii?

Dokážeme si nastavit aktuální stav zakázky a následně ji filtrovat podle různých kategorií. Systém FLOWii  máme propojený s Google Kalendářem, který mezi sebou sdílíme. Ať jsme kdekoliv, každý k němu má přístup.

Když management plánuje poradu nebo přesun mezi pobočkami, nemusíme si vzájemně telefonovat. Pokud některý z našich zaměstnanců nečekaně onemocní, okamžitě víme, kde má naplánovanou montáž a kdy má kontaktovat zákazníka, aby mohla být zakázka úspěšně dokončena.

Díky tomu máme přehled o tom, co se na každé zakázce děje v reálném čase.

A co finance? Sledujete cash flow společnosti průběžně?

Příjmy a výdaje sledujeme ve FLOWii každý měsíc. Vidíme, kolik peněz nám přichází, kolik jich odešlo a jakou finanční částku v nejbližší době očekáváme.

Takéto si můžete ve FLOWii sledovat cash flow.

Co byste poradil začínajícím podnikatelům?

Můj otec mě vždy učil, že mít pořádek v dokumentech a financích je základ.

Dělejte věci jinak a lépe než ostatní. Jen tak si vás lidé začnou všímat a budou o vás mluvit. Druhou důležitou věcí je mít finance pod kontrolou. Není nic důležitějšího než vědět, jak na tom vaše firma finančně je. Jinak se může snadno dostat do problémů.

Dobrý produkt sám o sobě nestačí. Firma potřebuje mít pod kontrolou také finance, procesy a kvalitní vztahy se zákazníky.

Společnost Profirol dnes využívá CRM systém FLOWii pro evidenci zákazníků, řízení zakázek, plánování montáží i sledování cash flow. Díky tomu má lepší přehled o firemních procesech, dokáže efektivněji spolupracovat v týmu a poskytovat zákazníkům kvalitnější servis.

Jak sledujete zakázky ve FLOWii?

Můžeme si nastavit stav, ve kterém se zakázka právě nachází, a následně ji filtrovat podle různých kategorií. FLOWii máme propojené také s Google kalendářem, který si vzájemně sdílíme. Ať jsme kdekoliv, každý má ke kalendáři přístup.

Pokud tedy management plánuje poradu nebo přesun mezi pobočkami, nemusíme si navzájem volat. V případě, že některý z našich zaměstnanců neočekávaně onemocní, víme, kde má naplánovanou montáž a kdy má kontaktovat zákazníka, abychom zakázku dotáhli do konce.

Co byste poradil začínajícím podnikatelům?

Můj otec mě vždy učil, že mít pořádek v dokumentech a financích je základ.

Dělejte věci jinak a lépe než ostatní. Jen tak si vás lidé začnou všímat a budou o vás mluvit. Druhou důležitou věcí je mít  finance pod kontrolou. Není nic důležitějšího než vědět, jak na tom vaše firma finančně je. Jinak se může snadno dostat do problémů.

Dobrý produkt sám o sobě nestačí. Firma potřebuje mít pod kontrolou také finance, procesy a kvalitní vztahy se zákazníky.

Společnost Profirol dnes využívá CRM systém FLOWii pro evidenci zákazníků, řízení zakázek, plánování montáží i sledování cash flow. Díky tomu má lepší přehled o firemních procesech, dokáže efektivněji spolupracovat v týmu a poskytovat zákazníkům kvalitnější servis.

O firmě Profirol

Profirol je žilinská firma, která se zaměřuje na prodej a montáž stínící techniky a dekorativních interiérových prvků na míru zákazníkům. Většinu jejích realizací tvoří rodinné domy a firma má bohaté zkušenosti i s velkými developerskými projekty podle požadavků architektů a interiérových designérů.