Jak si udržet přehled o zakázkách, úkolech, pracovní době a nákladech, když firma roste a přibývají větší projekty?
Architektonicko-projekční a inženýrské studio Projectoora našlo řešení ve FLOWii, které využívá k řízení obchodu, zakázek, projektů, pracovní doby i sledování ekonomiky zakázek.
„V CRM evidujeme zákazníky a obchodní partnery, obchodní příležitosti, řídíme zakázky a spravujeme pracovní úkoly. Ve FLOWii využíváme také online fakturaci a evidenci docházky zaměstnanců.“
Michal Chlebík, Projectoora
Projektování budovy není jen o kvalitní architektuře a projektové dokumentaci. Na jednom projektu se potkávají projektanti, odborné profese, technologie, požadavky investora, termíny i rozpočet. Čím je projekt větší a komplexnější, tím náročnější je vše koordinovat. V Projectooře to dobře znají, a právě proto potřebovali CRM.
Firma pracuje na menších i rozsáhlých projektech – od rodinných domů a rekonstrukcí starších budov přes administrativní, obchodní či školské prostory až po technologicky náročnější stavby.
Když už tabulky nestačí a firma potřebuje CRM
S rostoucím počtem projektů firmy často čelí výzvě, jak dostat informace na jedno místo a neztratit přehled o zakázkách, lidech, úkolech, odpracovaném čase či nákladech.
„Před zavedením FLOWii jsem byl ve fázi, kdy mi už tabule na stěně nestačila k zapisování projektů a pracovních úkolů a jejich následnému škrtání a přepisování,“ popisuje jednatel studia a autorizovaný stavební inženýr Michal Chlebík.
Do té doby měli informace na papírcích, v Excelu, e-mailech i kalendářích. „Při menším počtu lidí a zakázek může takový způsob fungovat. Když však firma roste a přibývají větší projekty, roste také množství informací a procesů, které je potřeba dostat pod kontrolu,“ říká.
Projectoora zvládá komplexní projekty i díky efektivnímu řízení
Projectoora poskytuje architektonické a projekční služby, připravuje komplexní projektovou dokumentaci pozemních staveb a věnuje se BIM a 3D projektování. Zajišťuje také koordinaci odborných profesí, inženýrskou činnost a autorský dozor.
Výhodou pro klienta je, že u komplexnějších zakázek nemusí samostatně koordinovat jednotlivé projektanty a specialisty.
„Zajímají nás projekty, u kterých nestačí jen kvalitní architektura, ale kde je potřeba propojit stavební část s řadou profesí a technologií a celé řešení dobře zkoordinovat,“ říká Michal Chlebík.
Projectoora spolupracovala na pobočkách prodejen Victoria’s Secret, kancelářských prostorách pojišťovny Kooperativa či na rezidenčním a polyfunkčním projektu LB1 v Bratislavě.
Právě množství odborných profesí a kroků, které se při realizaci projektů propojují, je jedním z důvodů, proč firma potřebuje systém, který propojí obchod, projektové řízení, pracovní dobu a ekonomiku zakázek.
Proč Projectoora zavedla CRM systém
S rostoucí komplexností projektů roste také množství práce, kterou klient často nevidí. Každý projekt se skládá z řady úkolů, zapojuje se do něj více lidí a odborných profesí a je potřeba sledovat termíny, komunikaci, změny i odpracovaný čas.
„Protože jsme rostli a přibývalo nám více i větších projektů, hledali jsme CRM pro řízení lidí a projektů. Oslovil jsem partnerské ateliéry, které mi doporučily FLOWii.“
Firma přesunula velkou část svých procesů do jednoho systému a zavedla jednotnější způsob práce se zakázkami. CRM dnes využívá celý tým.
Jak Projectoora řídí zakázky a projekty v CRM
Jednou z největších výhod FLOWii je, že propojuje jednotlivé části firmy. Celý proces práce s CRM začíná už u potenciálního klienta.
1. CRM systém pomáhá řídit obchod od první poptávky
Obchodník vloží kontakt do CRM, připraví cenovou nabídku a vytvoří obchodní případ. V systému zároveň vidí, v jaké fázi se obchod nachází a zda je potřeba připravit nabídku, čeká se na rozhodnutí klienta, nebo se již blíží podpis smlouvy.
Když firma zakázku získá, obchodní případ se posouvá do realizace.
Projectoora má pro různé stupně projektové dokumentace připravené šablony s konkrétními kroky a úkoly. Jednatel přidělí projekt odpovědnému člověku a tým může pokračovat podle nastaveného procesu.
2. Ze získaného obchodu vzniká zakázka s konkrétními úkoly
„Máme jasně nastavený proces od prvního kontaktu s klientem přes vystavení cenové nabídky, založení zakázky, přidělení úkolů a projektování až po předání dokumentace, fakturaci a ekonomické vyhodnocení projektu,“ vysvětluje Michal Chlebík.
Obchod, projektové řízení a ekonomika zakázky tak nejsou oddělené světy.
Od první poptávky se firma dokáže přes obchodní příležitost a zakázku dostat až ke konkrétním úkolům, odpracovanému času, nákladům a fakturaci.
3. Evidence pracovní doby ve FLOWii ukáže skutečnou náročnost projektu
Pro projekční firmu je důležitý nejen výsledek, ale také to, kolik práce si konkrétní projekt vyžádal.
Na jedné zakázce může pracovat více lidí a samotný projekt se skládá z řady činností – od projektování a koordinace jednotlivých profesí přes komunikaci s klientem až po zapracování změn.
Společnost proto ve FLOWii využívá také docházkový systém a eviduje pracovní dobu. Ve FLOWii porovnává plánovaný a skutečně odpracovaný čas na projektech.
„Nesnažíme se zaměstnance kontrolovat. Prostřednictvím evidence docházky chceme mít přehled o tom, kolik hodin naši zaměstnanci během měsíce odpracovali a na jakých úkolech pracovali, abychom reálně viděli, jaký byl předpoklad a jaká byla skutečnost,“ popisuje Michal Chlebík.
Právě porovnání předpokladu se skutečností je důležité při vyhodnocování zakázek. Firma dokáže zpětně zjistit, kolik hodin tým odpracoval na konkrétním projektu, kdo se na něm podílel, jaké náklady s ním souvisely a co již bylo vyfakturováno.
„Pro mě jako jednatele je velmi důležité, že máme k dispozici reálná data.“
4. CRM pomáhá s lepším řízením i plánováním
Projekty se ve firmě nevyhodnocují pouze z technického, ale také z ekonomického hlediska. Firma využívá data také při plánování a oceňování dalších zakázek. Pokud ví, kolik času jí podobný projekt zabral v minulosti, dokáže příště přesněji odhadnout jeho náročnost i cenu.
5. Šablony a procesy ve FLOWii zjednodušují projektové řízení
S růstem firmy se snaží standardizovat také opakující se činnosti.
„Všechno, co lze dnes rozumně automatizovat, nastavujeme tak, aby projektanti nemuseli ztrácet čas opakující se administrativou,“ říká Michal Chlebík.
Ve FLOWii jsou připravené šablony pro jednotlivé typy a stupně projektové dokumentace. Obsahují procesy a konkrétní kroky, podle kterých tým při projektu postupuje. Například: zavolat klientovi, připravit studii, zapojit potřebné profese, předat dokumentaci nebo odeslat fakturu.
„Lidé v týmu se nemusí na nic ptát. Otevřou si zakázku a vidí, kdo na projektu pracuje, včetně externích spolupracovníků. Vidí také, jaké další profese bude potřeba zapojit a komu je třeba poslat e-mail s žádostí o cenovou nabídku.“
6. V CRM firma sleduje náklady i fakturaci
Pro jednatele není nejdůležitější samotné používání softwaru. Podstatné jsou informace, které díky němu může využívat při řízení firmy. Ví, kolik času tým věnoval jednotlivým projektům, jaké náklady vznikly, co bylo vyfakturováno a zda původní odhad náročnosti projektu odpovídal skutečnosti. U další zakázky se tak může rozhodovat na základě reálných zkušeností a dat.
„FLOWii nám nedovolí na nic zapomenout a dává nám o všem přehled. Usnadnilo nám život a zefektivnilo procesy, díky čemuž se můžeme více soustředit na naše projekty.“
O společnosti Projectoora
Projectoora se věnuje komplexní přípravě staveb od prvotního záměru a architektonické studie přes jednotlivé stupně projektové dokumentace až po inženýrskou činnost a autorský dozor během realizace. Společnost provází investora od samého začátku, tedy od výběru pozemku nebo prostoru, přes získání potřebného stavebního povolení až po dohled během realizace stavby. Kromě toho přichází také se zajímavými a efektivními návrhy v oblasti zelených řešení.
