Firmy čelí rostoucímu tlaku na efektivitu a zároveň bojují o nové obchodní příležitosti. Improvizace už nestačí. Pokud chtějí stabilně růst, potřebují systémové řízení a pracovat s kvalitními daty. CRM systém hraje zásadní roli v rozvoji obchodu a získávání nových obchodních příležitostí.
FLOWii pomáhá s rozvojem podnikání i malým a středním firmám. Jaké výzvy dnes firmy řeší, kdy už Excel nestačí a proč se jim nevyplatí improvizovat? O tom všem hovoří v rozhovoru Tomáš Majerčík, CEO společnosti FLOWii.
S CRM systémem se obchod rozvíjí efektivněji
Denně přicházíte do kontaktu s firmami. Jaké jsou jejich nejčastější problémy?
Malé a střední firmy čelí stále větším výzvám souvisejícím se změnami na trhu. Mnoho podnikatelů se dnes dostává do situace, kdy řeší spíše přežití než růst. Zároveň hledají nové obchodní příležitosti a způsoby, jak fungovat v rychle se měnících podmínkách.
Co byste jim doporučil?
Rozvoj obchodu začíná kvalitním CRM systémem. V minulosti měly firmy větší motivaci digitalizovat a zavádět nové systémy, tyto snahy však postupně ustoupily do pozadí. Trh v současnosti prochází řadou změn a je jimi výrazně ovlivněn. O to důležitější je mít k dispozici nástroje, které firmám pomáhají fungovat efektivně a systematicky – například FLOWii.
FLOWii využívají také konstrukční firmy a architektonická studia, výrobní společnosti, firmy zabývající se robotizací, montážní firmy, ale také účetní a advokátní kanceláře.
FLOWii využívají především projektové a zakázkové firmy
Jaké typy firem využívají FLOWii nejčastěji?
CRM systém FLOWii využívají firmy z různých odvětví. Nejčastěji jde o projektově a zakázkově orientované společnosti. Patří mezi ně například konstrukční firmy a architektonická studia, výrobní společnosti, firmy zabývající se robotizací, montážní firmy, ale také účetní a advokátní kanceláře.
Jaké jsou vaše zkušenosti s firmami, které rostou, ale improvizují v procesech?
V takovém případě firma stagnuje a dělá kroky zpět. Pro tyto firmy je typický opakující se cyklus – růst, pád, opětovný růst a další pád. Otázkou je, kolikrát jsou schopny tento proces opakovat.
Pokud manažeři nemají procesy ve firmě podchycené pomocí softwaru, dat nebo analytických nástrojů, mohou být důsledky velmi výrazné. Firma se na určité úrovni zasekne a není schopna posunout se dál. Nepomůže jí ani ten nejlepší produkt nebo nejkvalitnější nabízené služby. V lepším případě stagnuje.
Co se změní, když firma začne používat CRM systém FLOWii
Jaké výsledky vidíte u firem, které zavedly FLOWii?
Z jejich zpětné vazby vidíme, že firmy:
- mají lepší přehled o fungování firmy,
- nastavují transparentnější procesy,
- šetří čas díky automatizaci,
- mají přehled o financích a cash flow,
- lépe řídí své finance,
- díky online fakturaci ve FLOWii šetří čas,
- jednodušeji zaučují nové zaměstnance.
Pokud se firma důkladně zaměří na své procesy a správně je nastaví, výrazně šetří čas, který může využít pro rozvoj obchodu.
Kdy je čas na CRM, protože Excel už nestačí
Mnoho firem stále používá Excel. Kdy jsou excelové tabulky v pořádku a kdy by už měly přejít na systém, jako je FLOWii?
Excel je nejlepším manažerským nástrojem 21. století. Je vhodný zejména tehdy, když je firma malá a tvoří ji jeden až dva lidé.
S růstem firmy však vzniká potřeba efektivněji komunikovat ohledně zakázek, financí a obchodních příležitostí. V takovém okamžiku už Excel nestačí, protože může komplikovat práci, snižovat přehlednost a představovat problém i pro nové zaměstnance. Excelové tabulky mají své limity.
Firma by měla vybírat CRM nebo ERP systém podle toho, aby byl:
- jednoduchý,
- rychle nasaditelný,
- uživatelsky přívětivý pro zaměstnance,
- cenově dostupný.
Kdy je správný čas zavést CRM systém
Kdy by si firma měla říct, že potřebuje CRM systém?
CRM systém je klíčový ve chvíli, kdy se firma chce systematicky věnovat obchodu, ale nemá pod kontrolou lead management a obchodní případy.
Mnoho poptávek a obchodních příležitostí se jí ztrácí. Nemá přehled o obchodních případech. Neví, komu slíbila poslat cenovou nabídku nebo kdo ji už obdržel. Poptávky se ztrácejí. Nemá nastaveno, jak rychle reagovat na poptávky, a zákazníkům neodpovídá včas.
Každá poptávka přitom představuje cenné aktivum, se kterým by firma měla pracovat systematicky a naplno využít jeho potenciál. Stojí za ní totiž velké množství práce dalších kolegů.
Jak se může firma lépe starat o své poptávky?
Základem je evidovat všechny poptávky v jednom systému – například ve FLOWii CRM. Každá nová poptávka se zaznamená do systému. To znamená, že jakmile přijde od zákazníka, zaměstnanec firmy ji zaeviduje v CRM. Poznamená si, v jakém stavu přišla a zda ji lze rychle proměnit v obchodní příležitost a úspěšně uzavřít.
Platí jednoduché pravidlo: často vyhrává firma, která na poptávku reaguje nejrychleji a nejkvalitněji.
FLOWii pomáhá řídit zakázky i kvalitu dodání
V čem ještě FLOWii firmám pomáhá?
Kvalita zpracování a dodání služeb je velmi důležitá. Záleží na tom, jakým způsobem se služby dostávají k zákazníkovi. Firmy by neměly fungovat nahodile, ale podle jasně nastavených procesů.
Zaměstnanec by měl vědět, jak dále pracovat se zakázkou nebo na projektu. Teprve tehdy je kvalita dodání služeb na vyšší úrovni. I v tomto FLOWii pomáhá firmám, ať už si zvolí CRM nebo online projektový management.
Manažer má ve FLOWii přehled o:
- stavu zakázek,
- odpracovaných hodinách,
- financích – nákladech a příjmech,
- vývoji, stavu i historii zakázek a projektů.
Jde o důležitá data, která je potřeba pravidelně vyhodnocovat. Klíčovou otázkou také je, zda je zakázka zisková, nebo ztrátová. Z vlastní zkušenosti vím, že na ni mnoho podnikatelů nedokáže odpovědět. A právě zde dokáže FLOWii zásadně pomoci.
FLOWii a CBS: Potřebovali jsme CRM systém pro evidenci zakázek, fakturaci a finance
Využívají firmy FLOWii naplno?
Mnoho firem, které již s FLOWii pracují, stále nevyužívá všechny jeho možnosti, přestože by mohly. Často si neuvědomují, kolik věcí dokážou změnit, zjednodušit a posunout na vyšší úroveň i pomocí základních nástrojů a systémů. Zbytečně se tak připravují o čas, přehled i efektivitu.
Jak se to dá změnit?
Snažíme se firmy vzdělávat. Vytvořili jsme bezplatnou FLOWii Akademii, která nabízí online kurzy – Průvodce řešeními FLOWii pro podnikatele, Průvodce docházkovým systémem nebo Průvodce fakturací a financemi.
Manažeři i zaměstnanci se díky nim mohou interaktivní formou a vlastním tempem naučit pracovat s FLOWii. Vyžaduje to jejich čas a energii, které se rozhodně vyplatí investovat.
Zároveň platí, že nositelem změny musí být majitel firmy nebo pověřený manažer. Pokud nepovedou tým ke změně, nepomůže ani ten nejdražší a nejlepší software na světě. Impuls ke změně musí vycházet zevnitř firmy.
Společnostem, které jsou připraveny měnit procesy a nastavit je systematicky, nabízí FLOWii také konzultace. Naši konzultanti pomáhají firmám identifikovat problémy a navrhují vhodná řešení – ať už jde o CRM, docházkový systém, evidenci financí nebo projektový management.
Digitalizace a automatizace jako konkurenční výhoda firem
Jaké doporučení byste dal firmám?
Doporučuji automatizovat a digitalizovat v maximální možné míře. Každý proces bych rozebral a podíval se na něj z pohledu toho, jak jej lze digitalizovat nebo zefektivnit.
Ptal bych se:
- Dá se proces systematicky podchytit?
- Co to firmě přinese z hlediska nákladů a úspory času?
- Sníží se tím chybovost?
- Dokážu ušetřený čas využít na aktivity, které přinášejí nové příjmy?
Pokud truhlář stále brousí dřevo ve své dílně ručně, pomůže mu bruska. Stejně je potřeba přistupovat i k firemním procesům. Je třeba hledat a vybírat užitečné nástroje a systémy, které lidem usnadňují práci, zjednodušují procesy a zpřehledňují informace i dění ve firmě.
Jaké chyby například firmy dělají?
Firmy jsou řadu let zvyklé fungovat určitým způsobem a dělají věci ze zvyku. Změna pohledu je však klíčová.
Překvapivě i mnoho větších firem stále vystavuje faktury v Excelu, protože jsou tak zvyklé pracovat. Nemyslí na chybovost, přehlednější evidenci ani na časovou a administrativní zátěž účetních, kteří musí pracovat s papírovými fakturami. Fakturační software FLOWii přitom lze přímo propojit s účetním systémem nebo bankou.
Data jako základ lepších rozhodnutí
Jak se mění rozhodování manažera, když má k dispozici data?
Zásadně. Výhodou FLOWii je, že poskytuje přehledné grafy a reporty vycházející z dat, která firmy do systému ukládají. Pomáhají jim odhalovat nákupní trendy a přijímat lepší rozhodnutí. Mnoho firem díky nim ušetřilo desítky tisíc korun. Například tím, že včas zachytily změny na trhu a přizpůsobily jim své služby.
Důležitá jsou data soustředěná na jednom místě. Pokud je mají roztroušená v různých systémech, excelových tabulkách nebo napsaná na papírcích, nikdy je nedokážou spojit do jednoho uceleného obrazu. Pokud pracují se systémem, jako je FLOWii, mohou si data v přehledné a strukturované podobě vytáhnout i z CRM a dále je analyzovat.
A co AI? Dokáže dnes firmám pomoci s analýzou dat?
Umělá inteligence už dnes dokáže firmám částečně pomoci s analýzou a vyhodnocováním dat. Podnikatel díky tomu získá nový pohled na fungování firmy a může lépe řešit různé problémy související s poskytováním služeb. Také ve FLOWii připravujeme novinky, které podnikatelům umožní pracovat s daty ještě efektivněji.
Jak vypadá spolupráce ve chvíli, kdy se firma rozhodne zavést FLOWii?
Záleží na tom, jaké má firma zkušenosti s digitalizací, jaké nástroje již používá a v jaké fázi rozvoje se nachází. Každého zákazníka nejprve posloucháme, ptáme se a teprve poté doporučujeme konkrétní řešení FLOWii. Výhodou je, že máme zkušenosti s firmami z různých oborů i různých velikostí.
Implementace probíhá postupně. Nejprve můžeme nasadit FLOWii pro přehled obchodních případů, následně se zaměříme na přehled zakázek a postupně zapojíme zaměstnance, aby ve FLOWii sledovali a evidovali pracovní úkoly.
Každá firma má jiné priority. Některé potřebují mít pod kontrolou poptávky, jiné zakázky a interní procesy. V dalším kroku se zaměřujeme na organizaci zakázek, vzorové procesy nebo řízení pracovních úkolů. Pokud už zaměstnanci zvládají základy práce v systému a dobře se v něm orientují, může být implementace FLOWii výrazně rychlejší.
Petra Nagyová
Komunikačná konzultantka | Writerka | Mentorka
Petra Nagyová je komunikačná konzultantka, mentorka a copywriterka s viac než 15-ročnou praxou v obsahovom marketingu. Pre FLOWii spovedá ľudí z firiem a ich podnikateľské príbehy, ako im pomáha CRM a riešenia od FLOWii. V minulosti sa podieľala na písaní marketingovej knihy Levosphere – Marketing v praxi. V komunikácii prirodzene prepája príbehy značiek s konkrétnou hodnotou pre čitateľov.
