Jak IT firma 5ok řídí fakturaci a finance ve FLOWii

Podnikat v IT segmentu dnes znamená mnohem víc než jen programovat nebo spravovat infrastrukturu. Freelanceři a menší IT firmy potřebují řešit zakázky, cenové nabídky, online fakturaci, komunikaci s klienty i kontrolu financí.

Peter Hudec ze společnosti 5ok vysvětluje, jak mu FLOWii zjednodušuje firemní procesy a poskytuje lepší přehled o financích.

Proč IT firmy využívají CRM systém?

• evidence klientů,
• obchodní příležitosti,
• cenové nabídky,
• projektové řízení,
• online fakturace.

CRM pro IT firmy a zakázky

Proč firma 5ok začala využívat FLOWii?

FLOWii jsem začal využívat v době, kdy jsem hledal systém pro skladové hospodářství. Dostal jsem se k němu na základě doporučení. Učil jsem se pracovat v systému a pochopil jsem, jak funguje sklad, procesy kolem příjemek, výdejek a skladového managementu.

Zjistil jsem také, že mi CRM systém může mnohem více pomoci při správě databáze partnerů, fakturaci a jednoduché organizaci zakázek.

FLOWii nabízí firmám také skladové hospodářství a jednoduchou správu skladu.

Jaké služby poskytujete?

Poskytuji IT služby zaměřené na správu infrastruktury pro telco operátory. Věnuji se také vývoji softwaru na zakázku a zároveň působím jako partner pro litevskou společnost, pro kterou zajišťuji IT podporu a prodej hardwaru.

Kdysi jsem měl i e-shop, ale prosadit se vedle velkých hráčů bylo extrémně náročné, takže jsem ho nakonec zavřel.

Jaké jsou vaše největší výzvy v podnikání?

Dnes je to náročnější než dřív. Fungují projektově, takže když jeden projekt skončí, hledám další. Zároveň, když máte více projektů, potřebujete lidi. To znamená outsourcing práce, kontrolu výstupů i komunikaci se zákazníky. Člověk se tak přirozeně často přesouvá z technické do manažerské role.

Jak využíváte FLOWii?

FLOWii využívám denně. Mám v něm uložené kontakty klientů a partnerů, evidenci zakázek, vystavuji v něm faktury a sleduji, v jakém stavu jsou obchodní případy a finance – příjmy a výdaje.

Velkou výhodou FLOWii je, že mám cenové nabídky i faktury na jednom místě. Když mi zákazník napíše, že chce cenovou nabídku, vytvořím ji v systému, odešlu a následně vidím, zda zákazník reagoval, nebo ne. Pokud neodpověděl, vím, že mu mám zavolat nebo se připomenout.

Právě v tom je podle mě FLOWii obrovskou pomocí pro obchodníky. Systém vám připomene, komu se je potřeba ozvat a kde obchod ještě není uzavřený.

Ve FLOWii můžete mít uložené kontakty klientů a partnerů, evidenci zakázek, vystavovat v něm faktury a sledovat, v jakém stavu jsou obchodní případy a finance.

FLOWii TIP: Vyzkoušejte mezi prvními e-fakturaci ve FLOWii a získejte náskok ještě před jejím povinným zavedením.

Online fakturace ve FLOWii nahradila Excel

Vystavujete ve FLOWii kromě faktur i další dokumenty?

V podstatě všechno. Cenové nabídky, dodací listy, faktury. Všechny dokumenty vystavuji přímo v systému.

Dříve jsem dělal faktury v Excelu, ale bylo to komplikované. Neustále jsem řešil, jestli je vše správně z legislativního a daňového hlediska, protože zákony se neustále mění. Řekl jsem si, že to nemá smysl, a hledal jsem vhodný systém.

FLOWii nabízí také online fakturaci. V určitém momentu jsem si řekl, že investice do CRM pro IT firmu dává smysl. Dnes je podobných řešení na trhu hodně. Nejde o vysokou investici vzhledem k tomu, kolik času podnikateli ušetří.

eFaktura ve FLOWii: Jak bude fungovat a co vás čeká v roku 2027?

Fakturace ve FLOWii přináší přehled o financích a úhradách

Pomáhá vám FLOWii také při kontrole financí?

Velmi. Fakturaci ve FLOWii mám propojenou s bankou a využívám párování plateb v reálném čase. Hned vidím, co je uhrazené a co ještě ne. Faktury průběžně jednou měsíčně posílám i účetní.

Zároveň mám kompletní přehled o odchozích platbách. Vidím, kolik se utratilo za leasing, pohonné hmoty, parkovné, mzdy, odvody či daně. Každá platba má kategorii nebo podkategorii. Velmi jednoduše si mohu zkontrolovat, kolik peněz jsem utratil za konkrétní oblast podnikání.

Průběžně v CRM systému kontroluji nespárované platby, abych je doplnil, a sleduji, v jakém stavu jsou rozpočty.

Sledujte ve FLOWii, v jakém stavu jsou obchodní případy a finance, vaše příjmy a výdaje.

FLOWii TIP: Přečtěte si, jak bude fungovat e-faktura ve FLOWii a co vás čeká v roce 2027.

Jak reportujete aktivity na projektech firmám?

U větších projektů pracuji také se subdodavateli, kteří vykazují svůj odpracovaný čas na projektu v samostatném ticketovacím systému. Přes něj komunikuji se zákazníky, s vývojovým týmem a zároveň reportuji aktivity a koordinuji projekty.

Dokázal byste fungovat bez FLOWii?

Na začátku podnikání jsem fungoval jako živnostník a faktury jsem řešil ručně v Excelu. Dnes si to už neumím představit.

Když máte systém, který řeší CRM, faktury, příjmy a výdaje i přehled zakázek, výrazně vám to zjednoduší podnikání. Člověk se může více věnovat práci a méně administrativě.

Jak IT podnikatel využívá AI při práci

Jak vnímáte umělou inteligenci ve vaší práci?

AI je podle mě dobrý sluha, ale špatný pán. Při vývoji softwaru enormně pomáhá, ale stále jí nemůžete bezhlavě věřit. Její chybovost je potřeba neustále ověřovat a kontrolovat.

Vnímám to podobně jako kdysi příchod Googlu. Dříve jsme informace pracně hledali v knihách a dnes je máme okamžitě. AI je další krok k tomu, aby lidé nemuseli číst a informace dostali rovnou zpracované. Na jednu stranu je to obrovská pomoc, na druhou stranu mi přijde důležité umět kriticky přemýšlet a ověřovat si fakta.

O společnosti 5ok

Společnost 5ok nabízí self-hostingové služby a správu i návrh linuxových systémů. Klientům poskytuje hostingová řešení na míru, stará se o jejich infrastrukturu a nabízí DevOps konzultace a doporučení. Sází na open source v duchu dělat věci lépe a transparentněji.