Jak architektonické studio ideado vystavuje faktury online ve FLOWii

FLOWii pomáhá také architektům a architektonickým studiím.

Ideado využívá FLOWii pro online fakturaci, evidenci zákazníků a správu obchodních procesů. Díky automatizovanému vystavování faktur dokáže firma snížit administrativní zátěž, mít přehled o dokladech a zrychlit fakturační proces.

„FLOWii využívám od prvního kontaktu s klientem až po fakturaci. Přesně vím, jak na tom finančně jsem, a připomíná mi důležité termíny a deadliny.“

architektka Kristína Vaňová, ideado

FLOWii přináší systém

Proč ve své práci využíváte FLOWii?

Po odchodu z firmy jsem přibližně rok fungovala bez systému a byl to chaos. Měla jsem data roztroušená v různých excelových tabulkách – zvlášť zakázky, zvlášť faktury, zvlášť částky z účtenek.

Když přišlo na účetnictví, musela jsem procházet několik souborů a nedokázala jsem se rychle zorientovat. Právě tento chaos mě nakonec přiměl vrátit se zpět k systému.

Už nemusíte mít data roztroušená v excelových tabulkách. Ve FLOWii máte zakázky i faktury na jednom místě.

Čemu se věnujete v architektonickém studiu ideado?

Ve studiu Ideado se věnujeme širokému spektru projektů – od návrhů interiérů přes rodinné domy až po větší pozemní stavby, ať už bytové, nebo nebytové.

Kromě toho zpracováváme také základní urbanistické studie. V praxi to často vypadá tak, že za námi přijde developer s pozemkem a my navrhujeme jeho komplexní využití. Například určujeme, kde bude občanská vybavenost, kde se budou nacházet rodinné domy, bytové domy a komunikace.

Zjednodušeně řečeno, zastřešujeme celý návrh od prvotní myšlenky až po konkrétní řešení.

Projektové řízení a cenové nabídky v jednom

Jak využíváte FLOWii při práci na projektech?

FLOWii používám prakticky od prvního kontaktu s klientem.

Když přijde nová poptávka, založím si obchodní případ, ke kterému postupně shromažďuji všechny podklady. V rámci projektu spolupracuji s různými profesemi – elektrikáři, instalatéry a topenáři, se kterými spolupracuji externě.

Ve FLOWii vytvářím produkty, ukládám cenové nabídky od jednotlivých profesí a následně připravuji finální cenovou nabídku pro klienta, kterou mu posílám ke schválení.

„Do systému ukládám také přijaté faktury od jednotlivých profesí, takže mám kompletní přehled o nákladech na jednotlivé projekty,“ říká architektka Kristýna Vaňová.

Pomáhá vám FLOWii také s organizací práce?

Ano, velmi. Ve FLOWii si vytvářím pracovní úkoly a nastavuji termíny, které vidím přímo na dashboardu. Díky tomu mám neustálý přehled o tom, co je potřeba dokončit, a dokážu si lépe hlídat termíny.

Zároveň si do systému zapisuji i důležité schůzky, které si synchronizuji s kalendářem.

S FLOWii máte pod kontrolou faktury i finance

Jak řešíte finance a fakturaci?

Online faktury vystavuji přímo ve FLOWii. Zároveň si v systému eviduji příjmy a výdaje, což mi výrazně usnadňuje spolupráci s účetní. Nemusím nic dohledávat, protože mám vše na jednom místě.

Do systému ukládám také přijaté faktury od jednotlivých profesí, takže mám kompletní přehled o nákladech na jednotlivé projekty.

Jak ještě FLOWii pomáhá při projektovém řízení a fakturaci?

Například u rodinného domu nejprve připravím architektonickou studii. Ostatní práce zaměřené na elektroinstalaci, vodoinstalace a vytápění zadávám externím odborníkům. Jak už jsem zmínila, všechny tyto vstupy si eviduji ve FLOWii, takže mám přehled o celém projektu – od návrhu až po realizaci.

Následně vše fakturuji klientovi přímo z FLOWii. Výhodou je, že všechny faktury, cenové nabídky a dokumenty mám online na jednom místě a vždy rychle k dispozici. Správa dokumentů je jednoduchá, bez zbytečné administrativy a papírování.

Jak firmy profitují z FLOWii

Využívala jste FLOWii i v minulosti?

Ano, pracovala jsem ve firmě, kde jsme využívali řadu řešení od FLOWii. Měla jsem pod sebou tým 17 lidí a v systému jsme řešili zakázky, pracovní úkoly i celý projektový management.

Dnes pracuji sama, takže využívám především obchodní případy, cenové nabídky a finance. Pro mé potřeby mi to naprosto stačí.

Jaké výsledky přineslo FLOWii firmě ideado?

Získala jsem přehled a dnes mám všechny informace na jednom místě. Kromě toho mi FLOWii přineslo:

• rychlejší vystavování faktur a cenových nabídek,
• přehled o výdajích,
• méně manuální administrativy,
• lepší přehled o zákaznících,
• centralizaci dokumentů,
• jednodušší evidenci plateb.

Přesně vím, v jaké fázi se projekt nachází a jak na tom jsem finančně. Pro mě jako architektku, která řídí několik projektů současně, je to klíčová a nepostradatelná věc.