ERP systém a jeho využitie

Publikované 21. marec 2017

Čo je to ERP systém

ERP je pojem, pomocou ktorého sa označuje určitý druh komplexného podnikového informačného systému. Skratka ERP má pôvod v slovnom spojení Enterprise Resource planning, t.j. Plánovanie Podnikových Zdrojov.

Pomocou erp systému je možné koordinovať všetky firemné zdroje, strediská, funkcie a sféry, prostredníctvom zdieľaných dátových úložísk.

Laicky môžeme ERP systém charakterizovať ako softvér na riadenie podniku, pomocou ktorého dokážeme spracovať, spojiť a vyhodnotiť akúkoľvek informáciu, potrebnú na plánovanie a dosahovanie cieľov podniku. Hlavnom výhodou je, že dokáže spájať firemné procesy (sklad, výroba, administratíva, logistika, a pod.), sprístupňuje, chráni a uchováva dáta v reálnom čase.

Kde je možné ERP systémy uplatniť

ERP a crm systém využívajú aj malé podniky, ale najmä stredné a väčšie podniky. Opodstatnenie ERP nájdeme pri procesoch v nasledujúcich oblastiach:

  • ekonomika, financie, účtovníctvo, fakturácia a mzdy,
  • riadenie zákaziek, obchodu a výroby,
  • riadenie ľudských zdrojov,
  • business inteligence (zber, normalizácia, analýza, prezentácia a interpretácia obchodných dát – údajov o vývoji v organizácii),
  • zákaznícka podpora,
  • logistika.

V praxi sa najčastejšie stretávame s ERP, ktoré pokrývajú obeh objednávok, zákaziek od zákazníkov až po dodanie výrobku či služby.

Príklad ERP v logistike

Pomocou ERP systému dokážete zefektívniť spoluprácu medzi odberateľmi, dodávateľmi, partnermi ako aj zákazníkmi. Jednoducho povedané, všetky zúčastnené strany v konkrétnej transakcii dokážete prehľadne vybaviť pomocou jedného softvéru. K dlhodobému uspokojovaniu neustále rastúcich požiadaviek zákazníkov, a zároveň skvalitňovaním poskytovaných služieb konkurenčných spoločností, je nevyhnuté skôr či neskôr integrovať logistický informačný systém.

Zákaznícky servis, dodacie lehoty, dostupnosť produktov, reklamácie, toto sú všetko faktory, ktoré zákazník, dodávateľ, či odberateľ pri každej transakcii vníma.

Neprofesionálna komunikácia môže zmariť objednávku zákazníka, predĺženie dodacej lehoty môže u zákazníka vyvolať nedôveru, nedostatočná dostupnosť produktov zas znižuje tržby. Práve preto je pre podporu logistických činností nevyhnutný softvér, ktorý zabezpečí príjímanie a vybavovanie objednávok v požadovanom čase a kvalite, evidenciu zásob a skladu, meranie výkonov jednotlivých pracovníkov, monitoring prepravy a mnohé ďalšie.

Pomocou erp softvéru je možné nastaviť strategické rozhodovanie

ERP softvér nám poskytuje cenné dáta v reálnom čase. Práve vďaka korektným dátam dokážeme vyhodnocovať a v čase nastavovať obchodnú stratégiu. Pomáha nám aj pri zodpovedaní nasledujúcich otázok:

  • Ako efektívnejšie evidovať obchodné prípady?
  • Ako efektívnejšie pracovať s objednávkami?
  • Ako efektívnejšie plánovať výrobu, nákup a predaj tovaru?
  • Ako efektívnejšie skladovať zásoby?
  • Ako efektívnejšie expedovať hotové výrobky?

Aktuálnym trendom sú erp a crm softvéry v cloude

Cloud a cloudové služby nie sú žiadnou novinkou. Môžeme ich charakterizovať aj ako poskytovanie služieb alebo programov (ERP, CRM) uložených na serveroch na internete s tým, že používatelia k nim môžu pristupovať napríklad pomocou webového prehliadača a používať softvér prakticky odkiaľkoľvek. Desktopové aplikácie, ktoré je potrebné inštalovať sa pomaly stávajú prežitkom. Mení sa technologický a obchodný model podnikových systémov, softvér už viac nie je potrebné inštalovať. Postačuje jednoduchá registrácia cez internetový prehliadač a softvér si môžete zakúpiť na ľubovoľný počet mesiacov. Efektivitu práce so systémom podporujú mobilné aplikácie, ktoré sú dostupné na Android, Windows, či iOS. Používanie cloudových aplikácii je jednoduché a k informáciám sa dostanete cez PC, tablet, či mobil, všade tam, kde je dostupný internet. Takéto riešenia sú navyše cenovo dostupné a ich správa a aktualizácia je vykonávaná poskytovateľom softvéru v pravidelných intervaloch.

To či skutočne funguje biznis model erp softvérov v cloude, nám potvrdila aj nedávna investícia svetového giganta ORACLE do nákupu online erp softvéru NetSuite za niekoľko miliárd dolárov.

Prínos implementácie ERP systému

  • ­detailný monitoring udalostí vrámci organizácie v reálnom čase,
  • centralizácia dát, t.j. všetko na jednom mieste,
  • bezpečnosť dát,
  • efektívnejšie riadenie procesov a lepšie pracovné prostredie pre zamestnancov,
  • sledovanie pohybu materiálu medzi jednotlivými strediskami (sklad, výroba, výrobky po záruke, hotové výrobky, a pod.)
  • výmena (import, export ) dát s inými systémami,
  • umožňuje jednoduché globálne integrácie (výmenné kurzy, jazyky a pod.)
  • prispôsobiteľné užívateľské rozhranie, vrátane nastavenia oprávnení jednotlivých zamestnancov.

Nevýhody implementácie ERP systému

  • ­vysoké investičné náklady pri menších a stredných podnikoch,
  • dlhodobá návratnosť,
  • úprava softvéru môže byť finančne náročná,
  • vysoké licenčné poplatky,
  • zložitá implementácia – časová náročnosť (v prieme od 6 do 18 mesiacov)
  • nutnosť neustálej kontroly.

Implementácia ERP, CRM systému – základné odporúčania

Implementácia podnikových softvérov je témou samou o sebe. My vám v nasledujúcich riadkoch načrtneme základné odporúčania, na ktoré by ste pri implementácii nemali zabudnúť. Pretože takmer 30% spoločností, ktoré aplikovali nový ERP systém, sa vyjadrili, že nenaplnil ich očakávania. Nestaňte sa jednou z nich.

1. Analyzujte potreby vášho podniku

Dôkladná analýzy potrieb podniku je prvým dôležitým krokom pred procesom implementácie softvéru. Analyzujte potreby podniku z dlhodobého ale aj krátkodobého hľadiska. Akú máte stratégiu a ciele? Aké sú požiadavky na softvér? Aké sú vaše súčasné podnikové procesy a štruktúra riadenia podniku? Ako v súčastnosti prebiehajú materiálové a komunikačné toky a aké sú vaše predpoklady do budúcna? Otázok je veľa, nezabudnite zodpovedať ani na jednu z nich.

2. Vyberte softvér a analyzujte jeho moduly

V súčastnosti je na trhu množstvo svetových hráčov, poskytujúcich erp systémy. Najväčším priekopníkom je spoločnosť SAP.

Pri výbere si pýtajte odporúčania od vašich obchodných partnerov. Stretnite sa s obchodným zástupcom softvérovej spoločnosti. Poskytovateľ by vám mal zmluvne garantovať dlhodobý servis, školenia, bezpečnosť dát a možnosti programovania funkcionalít na mieru vašim požiadavkám.

3. Implementujte

Implementácia softvéru môže trvať niekoľko týždňov, ale aj mesiacov. Pred samotnou implementáciou si pripravte plán. Kto každý bude zabezpečovať implementáciu? Ako budú zabezpečené prenosy a synronizácia súčastných dát? Kto tento scenár procesov, plánov, úloh pripraví a bude zaň zodpovedať?

4. Školte a testujte

Bez školení pri implementácii ani na krok. Od vedenia firmy, cez vrcholový manažment až po zamestnancov, či externých partnerov, je potrebné dôkladné zaškolenie. Aké zmeny nastanú v procesoch organizácie? Akým novým technickým aspektom sa musia zaučiť zúčastnené strany? Školenia rozdeľte podľa organizačnej štruktúry vašej spoločnosti a pracovnej náplne jednotlivých pracovníkov.

Vytvorte testovacie prostredie a zapojte kľúčových pracovníkov.

5. Vypracujte smernicu a komunikačný plán

K pracovným postupom je vhodné vytvoriť internú smernicu. Ako sa má softvér správne používať? Aký druh dát sa má zapisovať? Pripravte túto smernicu pre jednotlivých zamestnancov a pomôžte im prekonať zmenu systému.

6. Motivujte zamestnancov.

Nový erp systém nemusí byť po vôli každého zamestnanca. Odporúčame pri implementácii počúvať kľúčové osobnosti vo vašej organizácii. Pýtajte si návrhy na zlepšenie softvéru a procesov vo firme. Oni vám ich radi objasnia a budú zároveň pozitívne zapojení do implementácie.

7. Vyhodnocujte a prezentujte prínos systému

Pred a počas zavádzania nového systému informujte pracovníkov o jeho výhodách a benefitoch. Jedná sa najmä o zlepšenie vzťahov so zákazníkmi, zlepšenie výsledkov predaja a z toho plynúcich benefitov pre pracovníkov, zlepšenie prehľadu toku informácii, prehľadnejšia organizácia úloh, rýchlosť prístupu k informáciam a mnohé ďalšie.

8. Systém pripravený na každodenné používanie

Dôkladná príprava, testovania, úpravy funkcionalít na mieru, školenia a mnohé ďalšie činnosti, sú nevyhnutnou súčasťou pred spustením erp systému na každodenné používanie. Tento proces môže trvať niekoľko mesiacov, dokonca viac ako jeden rok.

Aká je cena erp systému

Cena podnikového informačného systému je tvorená z nasledujúcich komponentov:

  • cena databázového softwéru,
  • cena licencie,
  • cena za jednotlivé moduly,
  • cena za aktualizáciu a údržbu systému,
  • cena za telefonickú, e-mailovú či inú formu podpori,
  • cena za špeciálne požiadavky používateľa (najmä doprogramovanie funkcionalít).

Najnižsia cenová kategória od 2 000 – 10 000 EUR. Spadá sem napríklad základné doplnenie funkcionalít k už existujúcemu účtovnému softvéru.

Stredná cenová kategória od 10 000 – 70 000 EUR. Stredne veľké spoločnosti od 10 do 250 zamestnancov. Cena môže byť aj vyššia v závislosti od komplikovanosti podnikových procesov a požiadaviek na softvér.

Najvyššia cenová kategória od 70 000 – až niekoľko miliónov EUR. Týka sa najmä veľkých nadnárodných spoločností.

Radi by ste používali moderný online softvér na riadenie podniku? Vyskúšajte FLOWii na 60 dní zdarma.