ERP systém a jeho využití

Publikováno 21. March 2017

Co je to ERP systém

ERP je pojem, pomocí kterého se označuje určitý druh komplexního podnikového informačního systému. Zkratka ERP má původ ve slovním spojení Enterprise Resource planning – Plánování Podnikových Zdrojů.

Pomocí erp systému je možné koordinovat všechny firemní zdroje, střediska, funkce a sféry, prostřednictvím sdílených datových úložišť.

Laicky můžeme ERP systém charakterizovat jako software pro řízení podniku, pomocí něhož dokážeme zpracovat, spojit a vyhodnotit jakoukoliv informaci, potřebnou na plánování a dosahování cílů podniku. Hlavním výhodou je, že dokáže spojit firemní procesy (sklad, výroba, administrativa, logistika, apod.), zpřístupňuje, chrání a uchovává data v reálném čase.

Kde je možné ERP systémy uplatnit

ERP a CRM systém využívají i malé podniky, ale zejména střední a větší podniky. Opodstatnění ERP najdeme při procesech v následujících oblastech:

  • ekonomika, finance – přijmy a výdaje, účetnictví, fakturace a mzdy,
  • řízení zakázek, obchodu a výroby,
  • řízení lidských zdrojů,
  • business inteligence (sběr, normalizace, analýza, prezentace a interpretace obchodních dat – údajů o vývoji v organizaci),
  • zákaznická podpora,
  • logistika.

V praxi se nejčastěji setkáváme s ERP, které pokrývají oběh objednávek, zakázek od zákazníků až po dodání výrobku či služby.

Příklad ERP v logistice

Pomocí ERP systému dokážete zefektivnit spolupráci mezi odběrateli, dodavateli, partnery i zákazníky. Jednoduše řečeno, všechny zúčastněné strany v konkrétní transakci dokážete přehledně vyřídit pomocí jednoho softwaru. K dlouhodobému uspokojování neustále rostoucích požadavků zákazníků, a zároveň zkvalitňováním poskytovaných služeb konkurenčních společností, je nutné dříve či později integrovat logistický informační systém.

Zákaznický servis, dodací lhůty, dostupnost produktů, reklamace, tohle jsou všechno faktory, které zákazník, dodavatel a odběratel při každé transakci vnímá.

Neprofesionální komunikace může zmařit objednávku zákazníka, prodloužení dodací lhůty může u zákazníka vyvolat nedůvěru, nedostatečná dostupnost produktů zase snižuje tržby. Právě proto je pro podporu logistických činností nezbytný software, který zajistí příjímání a vyřizování objednávek v požadovaném čase a kvalitě, evidenci zásob a skladu, měření výkonů jednotlivých pracovníků, monitoring přepravy a mnohé další.

Pomocí erp softwaru je možné nastavit strategické rozhodování

ERP software nám poskytuje cenná data v reálném čase. Právě díky korektním datům dokážeme vyhodnocovat a v čase nastavovat obchodní strategii. Pomáhá nám i při zodpovídání následujících otázek:

  • Jak efektivněji evidovat obchodní případy?
  • Jak efektivněji pracovat s objednávkami?
  • Jak efektivněji plánovat výrobu, nákup a prodej zboží?
  • Jak efektivněji skladovat zásoby?
  • Jak efektivněji expedovat hotové výrobky?

Aktuálním trendem je ERP a CRM software v cloudu

Cloud a cloudové služby nejsou žádnou novinkou. Můžeme je charakterizovat i jako poskytování služeb nebo programů (ERP, CRM) uložených na serverech na internetu s tím, že uživatelé k nim mohou přistupovat například pomocí webového prohlížeče a používat software prakticky odkudkoliv. Desktopové aplikace, které je třeba instalovat se pomalu stávají přežitkem. Mění se technologický a obchodní model podnikových systémů, software již více není třeba instalovat. Postačuje jednoduchá registrace přes internetový prohlížeč a software si můžete zakoupit na libovolný počet měsíců. Efektivitu práce se systémem podporují mobilní aplikace, které jsou dostupné na Android, Windows, či iOS. Používání cloudových aplikaci je jednoduché a k informacím se dostanete přes PC, tablet, či mobil, všude tam, kde je dostupný internet. Taková řešení jsou navíc cenově dostupné a jejich správa a aktualizace je prováděna poskytovatelem softwaru v pravidelných intervalech.

To zda skutečně funguje byznys model erp softwarů v cloudu, nám potvrdila i nedávná investice světového giganta ORACLE do nákupu online erp softwaru NetSuite za několik miliard dolarů.

Přínos implementace ERP systému

  • detailní monitoring událostí v rámci organizace v reálném čase,
  • centralizace dat, vše na jednom místě,
  • bezpečnost dat,
  • efektivnější řízení procesů a lepší pracovní prostředí pro zaměstnance,
  • sledování pohybu materiálu mezi jednotlivými středisky (sklad, výroba, výrobky prošlé, hotové výrobky)
  • výměna (import, export) dat s jinými systémy,
  • umožňuje jednoduché globální integrace (směnné kurzy, jazyky)
  • přizpůsobitelné uživatelské rozhraní, včetně nastavení oprávnění jednotlivých zaměstnanců.

Nevýhody implementace ERP systému

  • vysoké investiční náklady při menších a středních podnicích,
  • dlouhodobá návratnost,
  • úprava softwaru může být finančně náročná,
  • vysoké licenční poplatky,
  • složitá implementace – časová náročnost (v průměru od 6 do 18 měsíců)
  • nutnost neustálé kontroly.

Implementace ERP, CRM systému – základní doporučení

Implementace podnikového softwarů je složitá téma. My vám v následujících řádcích poskytneme základní doporučení, na které byste při provádění neměli zapomenout. Protože téměř 30% společností, které aplikovali nový ERP systém, se vyjádřili, že nenaplnil jejich očekávání. Nestaňte se jednou z nich.

1. Analyzujte potřeby vašeho podniku

Důkladná analýza potřeb podniku je prvním důležitým krokem před procesem implementace softwaru. Analyzujte potřeby podniku z dlouhodobého ale i krátkodobého hlediska. Jakou máte strategii a cíle? Jaké jsou požadavky na software? Jaké jsou vaše současné podnikové procesy a struktura řízení podniku? Jak v současnosti probíhají materiálové a komunikační toky a jaké jsou vaše předpoklady do budoucna? Otázek je mnoho, nezapomeňte odpovědět ani na jednu z nich.

2. Vyberte software a analyzujte jeho moduly

V současnosti je na trhu množství světových hráčů, poskytujících erp systémy. Největším průkopníkem je společnost SAP.

Při výběru si ptejte doporučení od vašich obchodních partnerů. Seznamte se s obchodním zástupcem softwarové společnosti. Poskytovatel by vám měl smluvně garantovat dlouhodobý servis, školení, bezpečnost dat a možnosti programování funkcionalit na míru vašim požadavkům.

3. Implementujte

Implementace softwaru může trvat několik týdnů, ale i měsíců. Před samotnou implementací si připravte plán. Kdo každý bude zajišťovat realizaci? Jak budou zajištěny přenosy a synronizace současných dat? Kdo tento scénář procesů, plánů, úkolů připraví a bude za něj odpovídat?

4. Školte a testujte

Bez školení při provádění ani na krok. Od vedení firmy, přes vrcholový management až po zaměstnance, či externích partnerů, je třeba důkladné zaškolení. Jaké změny nastanou v procesech organizace? Jakým novým technickým aspektům se musí zaučit zúčastněné strany? Školení rozdělte podle organizační struktury vaší společnosti a pracovní náplně jednotlivých pracovníků.

Vytvořte testovací prostředí a zapojte klíčových pracovníků.

5. Vypracujte směrnici a komunikační plán

Pracovní postupy je vhodné pojistit interní směrnicí. Jak se má software správně používat? Jaký druh dat se má zapisovat? Připravte tuto směrnici pro jednotlivé zaměstnance a pomozte jim překonat změnu systému.

6. Motivujte

Nový erp systém nemusí být po vůli každého zaměstnance. Doporučujeme při provádění poslouchat klíčové osobnosti ve vaší organizaci. Ptejte si návrhy na zlepšení softwaru a procesů ve firmě. Oni vám je rádi vyjasní a budou zároveň pozitivně zapojeni do implementace.

7. Vyhodnocujte a prezentujte přínos systému

Před a během zavádění nového systému informujte pracovníků o jeho výhodách a benefitech. Jedná se zejména o zlepšení vztahů se zákazníky, zlepšení výsledků prodeje a z toho plynoucích benefitů pro zaměstnance, zlepšení přehledu toku informací, přehlednější organizace úkolů, rychlost přístupu k informacím a mnohé další.

8. Systém připraven na každodenní používání

Důkladná příprava, testování, úpravy funkcionalit na míru, školení a mnohé další činnosti, jsou nezbytnou součástí před spuštěním erp systému na každodenní používání. Tento proces může trvat několik měsíců, dokonce více než jeden rok.

Jaká je cena erp systému

Cena podnikového informačního systému je tvořena z následujících komponentů:

  • cena databázového softwaru,
  • cena licence,
  • cena za jednotlivé moduly,
  • cena za aktualizaci a údržbu systému,
  • cena za telefonickou, e-mailovou či jinou formu podpory,
  • cena za speciální požadavky uživatele (zejména doprogramování funkcionalit).

Nejnižší cenové kategorie od 60 000 Kč – 280 000 Kč. Spadá sem například základní doplnění funkcionalit k již existujícímu účetnímu softwaru.

Střední cenová kategorie od 280 000 Kč – 1 800 000 EUR. Středně velké společnosti od 10 do 250 zaměstnanců. Cena může být i vyšší v závislosti na komplikovanosti podnikových procesů a požadavků na software.

Nejvyšší cenová kategorie od 1 800 000 – až několik desítek milionů korun. Týká se zejména velkých nadnárodních společností.

Rádi byste používali moderní online software pro řízení podniku? Vyzkoušejte FLOWii na 60 dní zdarma.