Informačné systémy

Informačný systém (crm, erp) je nástroj, pomocou ktorého dokážu firmy dosahovať svoje ciele. Pomáha nám pri každodenných činnostiach, či už sme v práci alebo doma. Softvér a technológie sú všade okolo nás. Veľakrát si to už ani neuvedomujeme a dokonca množstvo z nich je zadarmo.

Ako vybrať najlepší online informačný systém pre vašu firmu? Pripravili sme pre vás niekoľko odporúčaní. Vývoju cloudového informačného systému FLOWii, ktorý kombinuje prvky CRMERP sa venujeme od roku 2013. Aktuálne FLOWii používa viac ako 2000 firiem v SR, ČR a HU. Treba priznať, že nie všetky implementácie vždy dopadnú podľa očakávaní majiteľov firiem. Prečo? Dozviete sa v nasledujúcich riadkoch.

Kariera workdesk - Flowii

Ciele, potreby a smerovanie firmy

Jedným z hlavných cieľov zavedenia informačného systému je získať kontrolu, prehľad a poriadok nad každodenným dianím vo firme. Zlepšiť rozhodovací proces na základe presných dát, znížiť chybovosť a tým počet reklamácií, zvýšiť produktivitu zamestnancov a tým napríklad aj ziskovosť.

Ak zavádzate informačný systém a na niektorú z nasledujúcich otázok odpoviete NIE, zastavte sa, porozmýšľajte, otázku vypracujte a až potom pokračujte pri výbere správneho informačného systému! 🙂

  • Viete aká je stratégia predaja vášho podniku? Krátkodobá aj dlhodobá.
  • Viete aké sú hlavné požiadavky na informačný systém? Aktuálne ale aj budúce.
  • Viete aké sú individuálne požiadavky na informačný systém? Definujte ich z pohľadu majiteľa firmy, ako aj z pohľadu kľúčových osôb vo firme.
  • Viete aké sú predpokladané budúce produkty vášho podniku?
  • Viete aké sú vaše súčasné podnikové procesy? Máte ich spísané a zamestnanci sa nimi riadia?
  • Viete vy ako aj zamestnanci aká je organizačná štruktúra riadenia podniku?
  • Viete vy ako aj zúčastnené osoby, aký je technologický postup, materiálové a komunikačné toky pri poskytovaní konkrétnych služieb a tovarov? Aké sú predpoklady do budúcna?

Áno vieme… Ak by sme robili vždy všetko dokonale, asi by sme tento článok nenapísali a vy by ste si ho teraz nečítali. Sú to ale veľmi dôležité otázky, ktoré, ak si zodpoviete, získate presnejšiu predstavu o tom, aké požiadavky by ste mali mať na váš budúci informačný systém.

Je to podobné ako keď idete stavať vysnívaný dom. Musíte mať jasnú predstavu o tom, ako by mal vyzerať, aký by mal byť použitý materiál, aký by mal byť veľký pozemok, detaily interiéru a exteriéru, koľko ľudí v ňom bude bývať a aký chcete mať ráno výhľad zo spálne. Ak konkrétnu predstavu nemáte, stavebná firma vám dom postaví, ale nakoniec sa v ňom nemusíte cítiť dobre, predáte ho a začnete stavať dom odznovu.

Zamestnanci a zavedenie informačného systému

So softvérom by mali byť ľudia stotožnení. Ak ľudom nebude pomáhať pri ich práci, odsúdia ho a nebudú ho používať tak ako si predstavujete, v horšom prípade ho nebudú používať vôbec. Práve preto je množstvo softvérov zavrhnutých už v prvých dňoch používania.

Kľúčoví zamestnanci

Pri výbere správneho informačného systému sa poraďte s kľúčovými zamestnancami. Zistite ich potreby a očakávania. Odporúčame získať vo firme spojenca. Ľudia sa častokrát k zmenám stavajú negatívne. Najmä k tým, ktoré zavádza ich nadriadený – „Šéf nás znova zaťažuje tými svojimi novinkami, ktoré nikomu nepomôžu“. Ak však presadí zmenu niekto z radov tímu, môže byť takáto novinka vzápätí pozitívna. Nájdite si vo vašej firme spojencov, ktorí sú lojálni voči vedeniu, rozumejú potrebám zmien a ich pozitívnych dopadov na riadenie firmy. Takýto spojenec/kolega dokáže pri adaptácii na nový softvér pomôcť a častokrát aj zmeniť celkový postoj tímu.

Školenia

Školenia sú nevyhnutnou súčasťou zavedenia nového informačného systému. Aké zmeny v procesoch nastanú? Prezentujte výhody a školenia rozdeľte podľa organizačnej štruktúry a pracovnej náplne.

Testovanie

Váš budúci informačný softvér si dôkladne otestujte. K testovaciemu prostrediu by mali mať prístup všetci kľúčoví zamestnanci.

Zavedenie

Vo väčších firmách odporúčame zavádzať informačný systém postupne.

Komunikačný plán

Vypracujte smernicu a komunikačný plán. Pracovné postupy musia byť jednoduché a jasné.

Očakávaný prínos vs realita

Množstvo majiteľov firiem očakáva od zavedenia informačného systému konkrétne výsledky. Áno, softvér dokáže spracovávať, vyhodnocovať a automatizovať množstvo činností a dokáže vám ušetriť nemalé finančné prostriedky. Na jeho zavedenie musíte byť dôkladne pripravený. Preto platí zlaté pravidlo: „Ťažko na cvičisku. Ľahko na bojisku.

Ak si informačný systém pred jeho nasadením dôkladne otestujete a bude v súlade s krátkodobými a dlhodobými cieľmi, potrebami a smerovaním firmy, tak ste na správnej ceste k vytúženému prínosu softvéru do vašej organizácie.

Žiaľ, sú aj firmy, v ktorých zavedenie informačného systému neprebehne podľa očakávaní. Vybrali sme niekoľko hlavných dôvodov:

  • Informačný systém je komplikovaný. Ľudia s ním nechcú pracovať, pretože ho vnímajú ako príťaž a nie benefit.
  • Nesprávna implementácia a zaškolenie. Ľudia nevedia ako s ním pracovať správne (FLOWii má prehľadnú online príručku a poskytuje školenia ako aj online prezentácie zdarma).
  • Firma nemá nastavené procesy a komunikačný plán.
  • Nízka motivácia ľudí pracovať so systémom.
  • Všeobecne nízka zdatnosť ľudí v oblasti IT.

Výber spokojných zákazníkov s informačným systémom FLOWii

Príklad firiem, ktoré získali zavedením FLOWii informačného systému nielen prehľad a poriadok v každodenných činnostiach, ale aj stabilný rast.

Recenzie flowii - spokojní zákazníci

Vyskúšajte FLOWii crm a mini erp systém na 30 dní úplne ZDARMA už dnes alebo si objednajte bezplatnú prezentáciu.

CRM systém online