Ako IT firma 5ok využíva FLOWii na fakturáciu a financie 

Podnikať v IT segmente dnes znamená oveľa viac než len programovať alebo spravovať infraštruktúru. Freelanceri a menšie IT firmy potrebujú riešiť zákazky, cenové ponuky, online fakturáciu, komunikáciu s klientmi aj kontrolu financií.

Peter Hudec zo spoločnosti 5ok vysvetľuje, ako mu FLOWii zjednodušuje procesy vo firme a poskytuje väčší prehľad o financiách.

CRM pre IT firmy a zákazky

Prečo firma 5ok začala využívať FLOWii?

FLOWii som začal využívať v čase, keď som hľadal systém na skladové hospodárstvo. Dostal som sa k nemu cez odporúčanie. Postupne som sa učil fungovať v systéme a pochopil som, ako funguje sklad, procesy okolo príjemiek, výdajok a skladového manažmentu.

Zistil som tiež, že mi CRM systém môže pomôcť oveľa viac pri databáze partnerov, fakturácii a jednoduchej organizácii zákaziek. 

FLOWii ponúka firmám aj skladové hospodárstvo a jednoduchú správu skladu.

Aké služby poskytujete?

Poskytujem IT služby zamerané na správu infraštruktúry pre teleoperátorov. Venujem sa tiež vývoju softvéru na zákazku. Zároveň pôsobím ako partner pre litovskú spoločnosť, pre ktorú zabezpečujem IT podporu a predaj hardvéru. 

Kedysi som mal aj e-shop, ale preraziť popri veľkých hráčoch bolo extrémne náročné, takže som ho nakoniec zatvoril.

Aké sú vaše najväčšie výzvy v podnikaní?

Je to dnes náročnejšie než kedysi. Fungujem projektovo, takže keď jeden projekt skončí, musím hľadať ďalší. Zároveň, keď máte viac projektov, potrebujete k tomu ľudí. To znamená outsorcovanie práce, kontrolovanie výstupov aj komunikáciu so zákazníkmi. Človek sa neraz prirodzene presúva z technickej role aj do manažérskej.

Ako využívate FLOWii?

FLOWii využívam denne. Mám v ňom uložené kontakty klientov a partnerov, evidenciu zákaziek, vystavujem v ňom faktúry a sledujem, v akom stave sú obchodné prípady a financie - príjmy a výdavky.

Veľkou výhodou FLOWii je, že mám cenové ponuky i faktúry na jednom mieste. Keď mi zákazník napíše, že chce cenovú ponuku, vytvorím ju v systéme, odošlem a následne vidím, či zákazník reagoval alebo nie. Ak neodpovedal, viem, že mu mám zavolať alebo sa pripomenúť.

Práve v tomto je podľa mňa FLOWii obrovská pomoc pre obchodníkov. Systém vám pripomenie, komu sa treba ozvať a kde obchod ešte nie je uzavretý.

Vo FLOWii môžete mať uložené kontakty klientov a partnerov, evidenciu zákaziek, vystavovať v ňom faktúry a sledovať, v akom stave sú obchodné prípady a financie.

FLOWii TIP: Vyskúšajte e-fakturáciu medzi prvými. FLOWii zadarmo a získajte náskok ešte pred jej povinným zavedením.

Online fakturácia vo FLOWii nahradila Excel

Vystavujete vo FLOWii okrem faktúr aj ďalšie dokumenty?

V podstate všetko. Cenové ponuky, dodacie listy, faktúry. Všetky dokumenty vystavujem priamo v systéme.

Kedysi som robil faktúry v Exceli, ale bolo to komplikované. Neustále som riešil, či je všetko správne z legislatívneho a daňového hľadiska, keďže sa zákony neustále menia. Povedal som si, že to nemá význam a hľadal som vhodný systém.

FLOWii ponúka aj online fakturáciu. V určitom momente som si povedal, že investícia do CRM pre IT firmu dáva zmysel. Dnes je podobných riešení na trhu veľa. Nie je to vysoká investícia vzhľadom na to, koľko času podnikateľovi ušetrí.

Ako sa pripraviť na E-fakturáciu skôr, než bude neskoro

Fakturácia vo FLOWii prináša prehľad financií a úhrad

Pomáha vám FLOWii aj pri kontrole financií?

Veľmi. Fakturáciu vo FLOWii mám prepojené s bankou a využívam párovanie platieb v reálnom čase. Hneď vidím, čo je uhradené a čo ešte nie. Faktúry priebežne raz do mesiaca posielam aj účtovníčke.

Zároveň mám kompletný prehľad o odchádzajúcich platbách. Vidím, koľko sa minulo na leasing, pohonné hmoty, parkovné, mzdy, odvody či dane. Každá platba má kategóriu alebo podkategóriu, takže si viem veľmi jednoducho skontrolovať, koľko peňazí som minul na konkrétnu oblasť podnikania.

Priebežne v CRM systéme kontrolujem nespárované platby, aby som ich doplnil a sledujem, v akom stave sú rozpočty.

Sledujte vo FLOWii, v akom stave sú obchodné prípady a financie, vaše príjmy a výdavky.

FLOWii TIP: Prečítajte si, ako bude fungovať e-Faktúra vo FLOWii a čo vás čaká v roku 2027

Ako reportujete aktivity na projektoch firmám?

Pri väčších projektoch pracujem aj so subdodávateľmi, ktorí vykazujú svoj odpracovaný čas na projekte v osobitnom ticketovom systéme. Cez neho komunikujem so zákazníkmi, s vývojovým tímom a zároveň reportujem aktivity a koordinujem projekty.

Vedeli by ste fungovať bez FLOWii?

Na začiatku podnikania som fungoval ako živnostník a faktúry som riešil ručne v Exceli. Dnes si to už neviem predstaviť.

Keď máte systém, ktorý rieši CRM, faktúry, príjmy a výdavky aj prehľad zákaziek, výrazne vám to zjednoduší podnikanie. Človek sa môže viac venovať práci a menej administratíve.

Ako IT podnikateľ využíva AI pri práci 

Ako vnímate umelú inteligenciu vo vašej práci?

AI je podľa mňa dobrý sluha, ale zlý pán. Pri vývoji softvéru enormne pomáha, ale stále jej nemôžete bezhlavo veriť. Jej chybovosť treba neustále overovať a kontrolovať.

Vnímam to podobne ako kedysi príchod Googlu. Kedysi sme informácie pracne hľadali v knihách a dnes ich máme okamžite. AI je ďalší krok k tomu, aby ľudia nemuseli čítať a informácie dostanú rovno spracované. Na jednej strane je to obrovská pomoc, na druhej strane mi príde dôležité vedieť kriticky rozmýšľať a overovať si fakty.

O spoločnosti 5ok

Spoločnosť 5ok ponúka self-hostingové služby a správu a návrh linuxových systémov. Klientom ponúka hostingové riešenia na mieru stará o ich infraštruktúru a DevOps konzultácie a odporúčania. Vsádza na open source v duchu robiť veci lepšie a transparentne.