Najlepší informačný systém začína pri správne nastavených procesoch

Informačný systém je digitálne centrum firmy, ktoré pomáha udržať poriadok v dátach, úlohách, dokumentoch aj každodenných procesoch.

V tomto článku sa dozviete, čo je informačný systém, na čo slúži a na konci vám dáme tipy, ako si vybrať vhodný informačný systém bez vysokej vstupnej investície.

Hlavné zistenia

• Informačný systém prepája firemné dáta a procesy na jednom mieste.
• Pomáha znižovať administratívu, chybovosť a šetriť čas.
• Pri výbere je dôležité, aby informačný systém riešil konkrétne potreby firmy.
• Pre malé a stredné firmy môže byť hotové cloudové riešenie ako FLOWii efektívnejšie než systém na mieru.

Čo je informačný systém?

Informačný systém je nástroj, ktorý pomáha firme mať všetky dôležité informácie a procesy na jednom mieste. Najčastejšie sa pod ním myslí softvérové riešenie, ktoré riadi rôzne oblasti podnikania – evidenciu zákazníkov, obchod, fakturáciu, projekty, financie, sklad alebo komunikáciu.

Namiesto množstva excelovských tabuliek, poznámok na papieroch a samostatných programov môže firma fungovať organizovanejšie. V jednom podnikovom informačnom systéme sú prepojené všetky aktuálne dáta o firme.

„Podnikový informačný systém je kľúčový vtedy, keď firma potrebuje systematicky riadiť procesy, dáta a výkonnosť tímu. Ak sú informácie roztrúsené v tabuľkách, e-mailoch a samostatných nástrojoch, vzniká priestor na chyby, duplicity a neefektívne rozhodovanie.“ – Tomáš Majerčík, CEO FLOWii

Aké sú základné typy podnikových informačných systémov?

Medzi základné typy podnikových informačných systémov patria riešenia, ktoré firmám pomáhajú riadiť rôzne oblasti podnikania. Pomáhajú riadiť oblasti od zákazníkov cez financie až po interné procesy. Jeden systém môže obsahovať aj viacero funkcií alebo modulov. 

1. ERP informačný systém

ERP (Enterprise Resource Planning System) prepája viaceré oblasti firmy, ako sú financie, sklad, výroba, nákup, predaj alebo personalistika. Jeho cieľom je, aby firma pracovala s jednotnými údajmi namiesto viacerých oddelených nástrojov. 

2. CRM informačný systém

CRM (Customer Relationship Management System) pomáha firme riadiť vzťahy so zákazníkmi a spravovať databázu kontaktov, informácie o zákazníkoch či obchodné príležitosti. Obchodníci v ňom vidia históriu komunikácie, stav obchodných ponúk, plánované úlohy či rozpracované zákazky. CRM systém pomáha firmám zlepšiť obchod a starostlivosť o zákazníkov. 

3. Výrobný informačný systém

Skladový alebo výrobný informačný systém je softvér, ktorý pomáha firmám plánovať, riadiť a sledovať výrobný proces. Využívajú ho výrobné spoločnosti, strojárske a montážne firmy a podniky, ktoré potrebujú lepšie koordinovať zákazky, ľudí a zdroje. Firma tak má prehľad o zákazkách, materiáloch, termínoch, kapacitách výroby, práci zamestnancov aj nákladoch. 

4. Logistický informačný systém

Logistický informačný systém je nástroj, ktorý pomáha firmám riadiť a sledovať pohyb tovaru, materiálov a informácií. Umožňuje mať lepší prehľad o skladových zásobách a dostupnosti tovaru, objednávkach, dodávkach a celom procese od nákupu až po doručenie zákazníkovi.

Pomáha firme efektívnejšie plánovať logistiku, dopravu a dodávky tovaru a znižovať náklady.

5. Manažérsky informačný systém

Manažérsky informačný systém je nástroj, ktorý pomáha majiteľom firiem a manažérom sledovať, riadiť a vyhodnocovať fungovanie firmy. Zhromažďuje dôležité dáta z rôznych oblastí podnikania a premieňa ich na prehľadné informácie, ktoré pomáhajú pri rozhodovaní.

V praxi umožňuje manažérom rýchlo zistiť, aké má firma príjmy a výdavky, v akom stave sú zákazky, projekty a obchodné príležitosti a či efektívne pracuje tím. 

6. Personálny informačný systém

Personálny informačný systém (Human Resource Management System) pomáha firmám s evidenciou zamestnancov, dochádzkou, dovolenkami, pracovným časom alebo ďalšími personálnymi procesmi. 

7. Marketingový informačný systém

Marketingový informačný systém pomáha firme zhromažďovať, spracovávať a využívať informácie potrebné na lepšie plánovanie marketingu, predaja a komunikácie so zákazníkmi. Firma vďaka nemu eviduje zákazníkov, sleduje ich potreby, lepšie cieli a vyhodnocuje marketingové aktivity, plánuje e-mailové kampane a sleduje ich úspešnosť.

Marketingový informačný systém býva aj súčasťou CRM systému, kde firma vidí históriu zákazníka. Vďaka tomu rozvíja lepšie vzťahy so zákazníkmi a efektívnejšie získava nové obchodné príležitosti.

8. Ekonomický informačný systém

Účtovný a ekonomický systém slúži na spracovanie účtovníctva, faktúr, dokladov, miezd alebo finančných výkazov. Pomáha firme sledovať firemné financie a výsledky. 

Tip: Ak hľadáte riešenie, ktoré prepája kľúčové firemné procesy do jedného systému, vyskúšajte FLOWii. Pomôže vám riadiť obchod, zákazky, financie, fakturáciu aj tím na jednom mieste. FLOWii si môžete vyskúšať na 30 dní zadarmo a balík PREMIUM začína od 26 € mesačne za používateľa.

Aké výhody má podnikový informačný systém?

Moderný podnikový informačný systém pomáha:

• zhromažďovať všetky dôležité údaje o firme na jednom mieste,
• sledovať obchodné príležitosti, zákazky a financie,
• viesť evidenciu dochádzky zamestnancov,
• zlepšiť spoluprácu medzi zamestnancami a tímami,
• riadiť projektový manažment,
• poskytovať prehľady a finančné reporty pre lepšie rozhodovanie a riadenie cash flow.

Malým a stredným firmám podnikový informačný systém pomáha:

• získať lepší prehľad o tom, čo sa deje vo firme,
• automatizovať opakujúce sa administratívne úlohy, čím šetrí čas pri administratíve,
• robiť lepšie rozhodnutia na základe aktuálnych dát.

Ako informačný systém pomáha znížiť náklady a zefektívniť procesy? 

Podnikový systém pomáha firmám znižovať náklady tým, že automatizuje opakujúce sa činnosti, zjednodušuje administratívu a prepája dôležité firemné procesy. Zamestnanci nestrácajú čas prepisovaním údajov medzi tabuľkami alebo vyhľadávaním informácií v rôznych iných nástrojoch. Podľa štúdie McKinsey má približne 60 % pracovných pozícií potenciál automatizovať aspoň 30 % svojich činností, najmä pri administratíve, spracovaní dát a opakujúcich sa úlohách.

Najväčšia hodnota však nie je iba v úspore nákladov. Kvalitný informačný systém dáva manažérom aktuálne dáta o zákazkách, financiách, vyťažení tímu aj slabých miestach v procesoch. Štúdia Forrester pre Microsoft Power Automate napríklad uvádza návratnosť investície 248 % za tri roky, čo ukazuje, že dobre nastavená automatizácia môže firme priniesť výrazné úspory aj lepšie rozhodovanie.

Podľa čoho si vybrať vhodný informačný systém pre firmu?

Pri výbere informačného systému je dôležité zohľadniť najmä potreby firmy, jej veľkosť a spôsob práce. Každá firma má iné procesy. Niektoré potrebujú lepšie riadiť obchod a zákazníkov, iné chcú získať väčší prehľad o zákazkách, financiách, projektoch alebo práci zamestnancov.

Pred výberom informačného systému si položte niekoľko základných otázok:

• Ktoré činnosti potrebujeme vo firme zlepšiť?
• Aké problémy má nový systém vyriešiť?
• Ktoré firemné procesy nám dnes zaberajú najviac času?
• Kde vznikajú najčastejšie chyby alebo duplicity?
• Používame príliš veľa tabuliek a nástrojov, ktoré spolu nekomunikujú?
• Potrebujeme lepší prehľad o zákazníkoch, zákazkách alebo financiách?
• Chceme zjednodušiť komunikáciu a spoluprácu v tíme?
• Bude systém použiteľný aj vtedy, keď firma porastie?
• Dokážu s ním jednoducho pracovať všetci zamestnanci?
• Akú podporu a možnosti prispôsobenia ponúka dodávateľ systému?

Kvalitný informačný systém prináša firme výsledky iba vtedy, ak ho zamestnanci skutočne využívajú. Preto vyberajte riešenie, ktoré je prehľadné, intuitívne a ktoré vám pomôže v ďalšom raste aj do budúcna.

Pri rozhodovaní zvážte aj:

• možnosti prepojenia s ďalšími nástrojmi, 
• zákaznícku podporu, 
• bezpečnosť dát a dostupnosť systému odkiaľkoľvek. 

Kedy sa oplatí informačný systém na mieru?

Väčšie firmy často používajú korporátny informačný systém. Malé a stredné firmy si preto často myslia, že podnikový informačný systém nie je pre nich. Ak sa preň niektoré firmy predsa len rozhodnú, chcú CRM riešenie na mieru. Vždy si však položte otázku: Potrebujete naozaj vývoj softvéru od nuly?

Firmy často potrebujú poriadok v kontaktoch, prehľad v obchodoch, jasne zadané úlohy a tím, ktorý konečne pracuje v jednom CRM systéme.

Informačný systém na mieru sa firme oplatí najmä, ak má špecifické procesy alebo požiadavky, ktoré nedokáže pokryť bežne dostupné riešenie. Napríklad firmy s vlastnými výrobnými postupmi alebo unikátnym spôsobom riadenia práce. Vývoj vlastného informačného systému je však finančne aj časovo náročný. Firma musí počítať nielen s jeho vytvorením, ale aj s pravidelnou údržbou, aktualizáciami, bezpečnosťou a ďalším vývojom podľa meniacich sa potrieb.

Príklad z praxe: „Dali sme si vyrobiť podnikový informačný systém na mieru. Nebol to systém od veľkého dodávateľa, čiže nás ani tak veľa nestál. Vyvíjal sa však asi rok, ďalší rok sme s ním pracovali a uvedomili sme si, že s ním máme viac práce než úžitku. Hľadali sme ďalší vhodný podnikový systém a napokon sme našli FLOWii.” – Milan Paprčka, konateľ spoločnosti CBS

Pre mnohé malé a stredné firmy je vhodnejším riešením už hotový informačný systém ako FLOWii, ktorý pokrýva kľúčové oblasti vášho podnikania.

Aká je cena informačného systému? 

Cena informačného systému závisí od toho, čo od neho firma potrebuje. Iné náklady bude mať živnostník, ktorý chce jednoduchú fakturáciu, a iné firma, ktorá potrebuje riadiť obchod, zákazky, sklad, dochádzku, financie alebo viacero tímov naraz.

Z čoho sa skladá cena informačného systému?

Pri cene informačného systému nestačí pozerať iba na mesačný alebo ročný poplatok. Do celkových nákladov vstupuje aj počet používateľov, rozsah funkcií, nastavenie systému, migrácia dát, školenie zamestnancov, technická podpora, aktualizácie, hosting, zálohovanie a prípadné prepojenia s ďalšími nástrojmi.

Pre malé a stredné firmy býva často najpraktickejšou voľbou cloudové riešenie. Nevyžaduje vysokú vstupnú investíciu, dá sa zaviesť rýchlo a firma platí len za funkcie a používateľov, ktorých skutočne potrebuje.

Koľko stojí FLOWii?

FLOWii ponúka viacero balíkov podľa potrieb firmy. Ceny sú uvedené bez DPH:

FLOWii si môžete vyskúšať na 30 dní zadarmo. Pri ročnom predplatnom získate 15 % zľavu.

Aké funkcie by mal mať informačný systém? 

Funkcie informačného systému závisia od veľkosti firmy, typu podnikania a procesov, ktoré potrebuje riadiť. Iné požiadavky má výrobná firma, iné e-shop, obchodná spoločnosť alebo poskytovateľ služieb. Pre malé a stredné firmy je výhodou najmä to, ak môžu riadiť viacero procesov v jednom riešení bez potreby používať množstvo samostatných aplikácií.

Moderný informačný systém by mal byť jednoduchý na používanie, bezpečný, dostupný online a prispôsobiteľný potrebám firmy. Najväčšiu hodnotu prináša vtedy, keď prepája obchod, zákazky, financie, úlohy aj tím do jedného prehľadného prostredia.

Aké funkcie informačného systému ponúka FLOWii? 

FLOWii je informačný systém pre malé a stredné firmy, ktorý prepája viacero dôležitých firemných procesov v jednom riešení. Firmy tak nemusia používať niekoľko samostatných nástrojov, ale môžu riadiť obchod, zákazky, financie aj každodennú prácu tímu na jednom mieste.

Medzi hlavné funkcie informačného systému FLOWii patria:

• CRM systém – evidencia zákazníkov a obchodných partnerov, história komunikácie, správa kontaktov a budovanie vzťahov so zákazníkmi,
• obchodné prípady – riadenie dopytov, cenových ponúk a sledovanie obchodných príležitostí od prvého kontaktu až po uzatvorenie obchodu,
• projekty a zákazky – plánovanie práce, sledovanie priebehu zákaziek, termínov a nákladov,
• úlohy a kalendár – organizácia práce tímu, prideľovanie úloh a kontrola termínov,
• online fakturácia – tvorba faktúr, cenových ponúk, objednávok a ďalších dokladov,
• financie – evidencia príjmov a výdavkov, sledovanie úhrad a prehľad o finančných výsledkoch,
• dochádzkový systém – evidencia pracovného času, dovoleniek a neprítomnosti zamestnancov,
• skladové hospodárstvo – správa zásob, produktov a pohybov na sklade,
• e-mailing a komunikácia so zákazníkmi – jednoduchšia práca s kontaktmi a marketingovými aktivitami.

Vďaka prepojeniu jednotlivých funkcií majú firmy dostupné aktuálne údaje a získavajú lepší prehľad o tom, čo sa deje v obchode, projektoch aj financiách. FLOWii pomáha znižovať administratívu, šetriť čas a efektívnejšie riadiť každodenné fungovanie firmy.

Zamestnanci sú pri práci so softvérom kľúčoví

Pri výbere správneho systému na riadenie podniku alebo projektový manažment sa poraďte s kľúčovými zamestnancami. Zistite, aké sú ich potreby a očakávania. Odporúčame vám získať vo firme spojenca alebo nadšenca pre systém.

Ľudia sa často stavajú k zmenám negatívne. Najmä k tým, ktoré zavádza ich nadriadený. "Šéf nás znova zaťažuje svojimi novinkami, ktoré nikomu nepomôžu," komentujú. Ak však presadí zmenu niekto z radov tímu, môže tím takúto novinku prijať pozitívnejšie. Nájdite si vo vašej firme spojencov, ktorí sú lojálni voči vedeniu, rozumejú potrebám zmien a ich pozitívnych dopadov na riadenie firmy. Takýto kolega dokáže pri adaptácii na nový softvér pomôcť a častokrát aj zmeniť celkový postoj tímu.

Na čo by ste mali vsadiť pri zavádzaní systému na riadenie firmy?

• Urobte školenia - sú nevyhnutnou súčasťou zavedenia nového systému. Aké zmeny v procesoch nastanú? Prezentujte výhody a školenia rozdeľte podľa organizačnej štruktúry a pracovnej náplne zamestnancov.
• Testujte - váš budúci informačný softvér si dôkladne otestujte. K testovaciemu prostrediu by mali mať prístup všetci kľúčoví zamestnanci.
• Zavedenie systému do firmy - vo väčších firmách odporúčame zavádzať informačný systém postupne.
• Potrebujete komunikačný plán - vypracujte smernicu a komunikačný plán. Pracovné postupy musia byť jednoduché a jasné.

Očakávaný prínos vs. realita zavedeného systému vo firme

Množstvo majiteľov firiem očakáva od zavedenia podnikového systému na riadenie firmy aj konkrétne výsledky. Áno, softvér dokáže spracovávať, vyhodnocovať a automatizovať množstvo činností a analyzovať dáta. Dokáže vám tak ušetriť nemalé financie.

Na jeho zavedenie však musíte byť dôkladne pripravení. Ako sa však hovorí "ťažko na cvičisku, ľahko na bojisku.“

Ak si systémy ako CRM alebo ERP pred nasadením dôkladne otestujete a zosúladíte ich s krátkodobými a dlhodobými cieľmi, potrebami a smerovaním vašej firmy, ste na správnej ceste k cieľu. Možno očakávať, že bude pre vás naozaj prínosný. Žiaľ, sú aj firmy, v ktorých zavedenie informačného systému neprebehne podľa očakávaní.

Niekoľko dôvodov, prečo sa nedarí zaviesť systém do firmy:

• Informačný systém je komplikovaný - ľudia s ním nechcú pracovať, pretože ho vnímajú ako záťaž, nie ako prínos
• Nesprávna implementácia a zaškolenie - ľudia nevedia, ako s ním pracovať správne
• Firma nemá nastavené procesy a komunikačný plán - manažment firmy zabudol, že okrem zavedenia nástroja je dôležité nastaviť firemné procesy, pravidlá a komunikovať ich  
• Nízka motivácia ľudí pracovať so systémom - vo firme sa nenašiel nikto, kto by dohliadal na proces testovania a zaškolovania a nikto nedohliada na to, či ľudia pracujú so systémom
• Nízka zdatnosť ľudí v oblasti IT - ľudia jednoducho nie sú fanúšikmi technológií a nevedia, ako s nimi narábať

Náš tip: FLOWii vám ponúka prehľadnú online príručku a poskytuje školenia.

Výber spokojných zákazníkov s informačným systémom FLOWii

Príklady firiem, ktoré zavedením informačného systému FLOWii získali nielen prehľad a poriadok v každodenných činnostiach, ale aj stabilný rast.

Záver

Informačný systém už nie je výsadou len veľkých spoločností. Aj malé a stredné firmy potrebujú mať prehľad o zákazníkoch, zákazkách, financiách, projektoch, obchode a práci tímu. Ak sú informácie roztrúsené, firma stráca čas zamestnancov aj kontrolu nad svojimi procesmi.

Správne zvolený informačný systém pomáha zjednodušiť každodennú prácu, znížiť administratívu a robiť lepšie rozhodnutia na základe aktuálnych dát. Dôležité preto nie je vybrať si najväčší alebo najdrahší systém, ale riešenie, ktoré zodpovedá potrebám firmy a dokáže rásť spolu s ňou.

Ak si chcete pozrieť demo FLOWii, vyplňte krátky formulár a náš obchodný tím sa vám ozve s návrhom vhodného riešenia pre vašu firmu.

Často kladené otázky

1. Čo je podnikový informačný systém?

Podnikový informačný systém je softvérové riešenie, s ktorým firmy riadia a prepájajú dôležité procesy. Umožňuje spravovať informácie o zákazníkoch, obchode, zákazkách, projektoch, financiách a zamestnancoch na jednom mieste. Firma má lepší prehľad o fungovaní, šetrí čas a robí strategické rozhodnutia na základe dát.

2. Pre koho je informačný systém FLOWii vhodný? 

Systém FLOWii je vhodný pre malé a stredné firmy, ktoré chcú mať lepší prehľad o zákazníkoch, zákazkách, financiách a každodenných procesoch. 

Využívajú ho obchodné spoločnosti, firmy poskytujúce služby, výrobné a montážne firmy, architektonické štúdiá, IT spoločnosti aj účtovné kancelárie. FLOWii CRM pomáha riadiť aj obchod, projekty, sprehľadňuje fakturáciu, úlohy aj dochádzku.

3. Dá sa FLOWii prispôsobiť potrebám firmy?

FLOWii možno prispôsobiť potrebám firmy podľa toho, aké procesy potrebujú riadiť. FLOWii umožňuje prispôsobiť napríklad obchodné procesy, evidenciu zákazníkov, projekty, úlohy alebo firemné prehľady. 

4. Kedy sa firme oplatí prejsť z Excelu na informačný systém?

Firme sa oplatí prejsť z Excelu na podnikový informačný systém vtedy, keď pribúda počet zákazníkov, zákaziek alebo zamestnancov a tabuľky prestávajú poskytovať dostatočný prehľad. Informačný systém pomáha znížiť administratívu, odstrániť duplicity a spravovať obchod, projekty či financie na jednom mieste.

5. Aké firemné procesy dokáže informačný systém automatizovať?

Informačný systém dokáže automatizovať najmä opakujúce sa činnosti v obchode, administratíve, projektovom riadení alebo financiách. Pomáha so správou zákazníkov, sledovaním obchodných príležitostí, tvorbou dokladov, kontrolou platieb, plánovaním úloh či vytváraním reportov. 

Firma tak šetrí čas, znižuje manuálnu prácu a získava lepší prehľad o svojich procesoch.

6. Aký je rozdiel medzi CRM, ERP a podnikovými informačnými systémami?

CRM systémy slúžia na riadenie vzťahov so zákazníkmi, obchodné príležitosti, komunikáciu a predaj. ERP systémy prepájajú širšie firemné procesy ako financie, sklad, výrobu, nákup alebo riadenie zdrojov. Podnikové informačné systémy sú softvérové riešenia, ktoré spravujú a prepájajú firemné dáta a procesy. Môžu zahŕňať CRM, fakturáciu, projektový manažment, evidenciu financií a iné nástroje podľa potrieb firmy.

Petra Nagyová

Komunikačná konzultantka | Writerka | Mentorka

Petra Nagyová je komunikačná konzultantka, mentorka a copywriterka s viac než 15-ročnou praxou v obsahovom marketingu. Pre FLOWii spovedá ľudí z firiem a ich podnikateľské príbehy, ako im pomáha CRM a riešenia od FLOWii. V minulosti sa podieľala na písaní marketingovej knihy Levosphere – Marketing v praxi. V komunikácii prirodzene prepája príbehy značiek s konkrétnou hodnotou pre čitateľov.

LinkedInEmail