CRM pomáha lepšie spracovať dopyty, hovorí Tomáš Majerčík z FLOWii

Firmy čelia rastúcemu tlaku na efektivitu a zároveň bojujú o nové obchodné príležitosti. Improvizácia už nestačí. Ak chcú stabilne rásť, potrebujú systémové riadenie a pracovať s kvalitnými dátami. CRM systém dnes zohráva zásadnú úlohu v rozvoji obchodu a obchodných príležitostí. Jedným z nich je aj FLOWii, ktoré čoraz viac pomáha v rozvíjaní podnikania aj malým a stredným firmám. Aké výzvy dnes riešia firmy, kedy už Excel nestačí a prečo sa im neoplatí improvizovať? Aj o tom hovorí v rozhovore Tomáš Majerčík, CEO FLOWii.

S CRM systémom sa obchod rozvíja efektívnejšie 

Denne prichádzate do kontaktu s firmami. Aké sú ich najčastejšie problémy?

Malé a stredné firmy čelia čoraz väčším výzvam, ktoré súvisia so zmenami na trhu. Mnohí podnikatelia sa dnes dostávajú do situácie, keď riešia skôr prežitie než rast. Zároveň hľadajú nové obchodné príležitosti a spôsoby, ako fungovať v rýchlo meniacich sa podmienkach. 

Čo by ste im odporučili?

Rozvoj obchodu začína dobrým CRM systémom. V minulosti mali firmy väčšiu chuť digitalizovať a zavádzať systémy, ich snahy však išli do úzadia. Trh aktuálne prechádza a je poznačený rôznymi zmenami. O to dôležitejšie je mať nástroje, ktoré pomáhajú firmám fungovať efektívne a systematicky – napríklad FLOWii.

FLOWii využívajú najmä projektové a zákazkové firmy

Aké typy firiem využívajú FLOWii najčastejšie?

FLOWii CRM využívajú firmy z rôznych odvetví. Najviac projektovo a zákazkovo orientované firmy. Ide napríklad o konštrukčné firmy a architektonické štúdiá, výrobné spoločnosti alebo firmy venujúce sa robotizácii, montážne firmy, ale aj účtovné a právnické kancelárie.

Aká je vaša skúsenosť s firmami, ktoré rastú, ale improvizujú v procesoch?

Máme s tým veľa skúsenosti. Firma v takomto prípade stagnuje a robí kroky späť. Pre takéto firmy je typický opakujúci sa cyklus – rast, pád, opätovný rast a ďalší pád. Otázkou je, koľkokrát sú schopné opakovať tento proces. 

Pokiaľ manažéri nemajú softvérovo, dátovo alebo analyticky podchytené procesy vo firme, dôsledky môžu byť výrazné. Firma sa na určitej úrovni zasekne a nie je schopná sa pohnúť ďalej. Nepomôže jej ani najlepší produkt alebo najkvalitnejšie ponúkané služby. V lepšom prípade stagnuje.

Čo sa zmení, keď firma začne používať FLOWii CRM

Aké výsledky vidíte vo firmách, ktoré zaviedli FLOWii?

Z ich spätnej väzby vidíme, že firmy:

• majú lepší prehľad o fungovaní firmy,  
• nastavujú transparentnejšie procesy, 
• šetria čas vďaka automatizácii,
• majú prehľad o financiách a cashflow,
• lepšie riadia financie,
• online fakturácia s FLOWii im šetrí čas, 
• jednoduchšie zaúčajú nových zamestnancov.

Ak sa firma zahryzne do procesov a nastaví si ich, výrazne šetrí čas, ktorý možno využiť v obchode.

Kedy je čas na CRM, pretože Excel už nestačí

Veľa firiem stále používa Excel. Kedy sú excelovské tabuľky v poriadku a kedy by už mali prejsť na systém ako FLOWii?

Excel je najlepší manažérsky nástroj 21. storočia. Je vhodný najmä, keď je firma malá a tvorí ju jeden - dvaja ľudia. 

S rastom firmy vzniká potreba efektívnejšie a inak komunikovať ohľadne zákaziek, financií a obchodných príležitostí. Vtedy už Excel nestačí, pretože môže komplikovať prácu, znižovať prehľadnosť a robiť problém aj novým zamestnancom. Excelovské tabuľky majú svoje limity.  

Firma by mala vyberať CRM alebo ERP systém podľa toho, aby bol:

• jednoduchý
• rýchlo nasaditeľný
• “user friendly” pre zamestnancov 
• cenovo dostupný

Kedy je teda správny čas zaviesť CRM systém

Kedy by si firma mala povedať, že potrebuje CRM systém? 

CRM systém je kľúčový v momente, keď sa firma chce systematicky venovať obchodu a nemá pod kontrolou lead manažment a obchodné prípady. 

Veľa dopytov a obchodných príležitostí sa im stráca. Nemajú prehľad o obchodných prípadoch. Nevedia, komu sľúbili poslať cenovú ponuku alebo kto ju už dostal. Strácajú sa im dopyty. Nenastavili si, ako rýchlo reagovať na dopyty a neodpovedajú zákazníkom včas. 

Každý dopyt pritom predstavuje cenné aktívum, s ktorým by firma mala pracovať systematicky a naplno využiť jeho potenciál. Je za ním totiž množstvo práce ďalších kolegov.

Ako sa môže firma lepšie starať o svoje dopyty?

Základom je evidovať všetky dopyty v jednom systéme – napríklad aj vo FLOWii CRM. Každý nový dopyt sa zaznamená v systéme. To znamená, že akonáhle príde od zákazníka, zamestnanec firmy ho eviduje v CRM. Poznačí, v akom stave prišiel a či ho môže rýchlo premeniť na obchodnú príležitosť a zobchodovať.

Platí jednoduché pravidlo. Často vyhráva firma, ktorá reaguje najrýchlejšie a najkvalitnejšie na dopyt.

FLOWii pomáha riadiť zákazky aj kvalitu dodania

V čom ešte FLOWii pomáha firmám? 

Kvalita spracovania a dodania služieb je dôležitá. Záleží, akým spôsobom sa dostávajú k zákazníkovi. Firmy by nemali fungovať na voľnobeh, ale podľa jasne nastavených procesov.

Zamestnanec by mal vedieť, ako ďalej pracovať so zákazkou alebo na projekte. Vtedy je kvalita dodania služieb na vyššej úrovni. Aj v tomto FLOWii pomáha firmám, či si už vyberú CRM alebo online projektový manažment.

Manažér má vo FLOWii prehľad o:

• stave zákaziek
• odpracovaných hodinách 
• financiách - nákladoch a príjmoch
• vývoji, stave aj histórii zákaziek a projektov

Ide o dôležité dáta, ktoré treba pravidelne vyhodnocovať. Kľúčová otázka tiež je, či je zákazka zisková alebo stratová. Z vlastných skúseností viem, že na ňu veľa podnikateľov nevie odpovedať. A práve tu dokáže FLOWii zásadne pomôcť.

Milan Paprčka: Naše ručne maľované mapy a knihy prinášajú jedinečný pohľad na krajinu

Využívajú firmy FLOWii naplno?

Mnohé firmy, ktoré už pracujú s FLOWii, stále nevyužívajú všetky možnosti, hoci by mohli. Často si neuvedomujú, koľko vecí dokážu zmeniť, zjednodušiť a posunúť na vyššiu úroveň aj pomocou základných nástrojov a systémov. Tým sa zbytočne oberajú o čas, prehľad aj efektivitu.

Ako sa to dá zmeniť?

Firmy sa snažíme vzdelávať. Vytvorili sme bezplatnú FLOWii akadémiu, ktorá ponúka online kurzy – Sprievodca FLOWii riešeniami pre podnikateľov, Sprievodca dochádzkovým systémom či Sprievodca fakturáciou a financiami. 

Manažéri aj zamestnanci sa vďaka nim môžu interaktívnou formou a vlastným tempom naučiť pracovať s FLOWii. Vyžaduje si to ich čas a energiu, ktoré sa určite oplatí investovať. 

Zároveň platí, že nositeľom zmeny musí byť majiteľ alebo poverený manažér. Ak nepotiahnu tím k zmene, nepomôže jej ani najdrahší a najlepší softvér na svete. Impulz na zmenu musí vychádzať zvnútra firmy.

Pre spoločnosti, ktoré sú pripravené meniť procesy a nastaviť si ich systematicky, FLOWii ponúka aj konzultácie. Naši konzultanti pomáhajú firmám identifikovať problémy a navrhujú vhodné riešenia – či už ide o CRM, dochádzkový systém, evidenciu financií alebo projektový manažment.

Digitalizácia a automatizácia ako konkurenčná výhoda firiem

Aké odporúčanie by ste dali firmám?

Odporúčam automatizovať a digitalizovať v maximálnej možnej miere. Každý proces by som rozobral a pozrel sa na neho z pohľadu, ako ho možno digitalizovať alebo zefektívniť. 

Pýtal by som sa:

• Dá sa proces systematicky podchytiť? 
• Čo to firme prinesie z pohľadu nákladov a časovej úspory?
• Zníži sa tým chybovosť?
• Viem ušetrený čas využiť na aktivity, ktoré prinášajú nové príjmy? 

Ak stolár brúsi drevo vo svojej dielni stále ručne, pomôže mu brúska. Rovnako treba pristupovať aj k firemným procesom. Treba hľadať a vyberať užitočné nástroje a systémy, ktoré ľuďom zľahčujú procesy a sprehľadňujú dianie a informácie.

Aké chyby napríklad firmy robia?

Firmy sú roky na niečo naučené a robia veci zo zvyku. Zmena optiky je však kľúčová.

Prekvapivo aj veľa väčších firiem stále vystavuje faktúry v Exceli, pretože sú tak zvyknuté fungovať. Nemyslia na chybovosť, prehľadnejšiu evidenciu a na časovú i ľudskú záťaž účtovníkov, ktorí musia pracovať s papierovými faktúrami. Fakturačný program FLOWii pritom možno priamo prepojiť s účtovným systémom či bankou. 

Dáta ako základ lepších rozhodnutí

Ako sa mení rozhodovanie manažéra, keď má k dispozícii dáta?

Zásadne. Výhodou FLOWii je, že poskytuje prehľadné grafy a reporty vychádzajúce z dát, ktoré firmy importujú do systému. Pomáhajú jej odhaliť nákupné trendy a robiť lepšie rozhodnutia. Mnohé firmy vďaka nim ušetrili desiatky tisíc eur. Napríklad tým, že včas zachytili zmeny na trhu a prispôsobili svoje služby.

Dôležité sú dáta sústredené na jednom mieste. Ak ich majú roztrúsené v rôznych systémoch, excelovských tabuľkách a napísané na papierikoch, nikdy ich nebude schopná spojiť do jedného uceleného obrazu. Pokiaľ pracujú so systémom ako FLOWii, dokážu si ich vytiahnuť v štruktúrovanej podobe aj z CRM a analyzovať. 

A čo AI? Dokáže im dnes v analyzovaní dát pomôcť?

Umelá inteligencia už dnes dokáže firmám čiastočne pomôcť s analýzou a vyhodnocovaním dát. Podnikateľ vďaka tomu získa nový pohľad na fungovanie firmy a dokáže riešiť rôzne problémy v súvislosti s dodávaním služieb. Vo FLOWii tiež pripravujeme novinky, aby podnikatelia mohli lepšie pracovať s dátami.

Ako vyzerá spolupráca vo chvíli, keď sa firma rozhodne zaviesť FLOWii?

Závisí, aké digitálne skúsenosti firma má, aké nástroje už používa a v akej fáze sa nachádza. Každého zákazníka počúvame, pýtame sa a až potom odporúčame konkrétne FLOWii riešenia. Výhodou je, že máme skúsenosti s firmami z rôznych odvetví aj rôznych veľkostí.

Implementácia prebieha postupne. Najskôr môžeme nasadiť FLOWii na prehľad obchodných prípadov, následne sa zameriame na prehľad zákaziek a postupne zapojíme zamestnancov, aby vo FLOWii sledovali a zaznamenávali pracovné úlohy.

Každá firma má iné priority. Niektoré potrebujú mať kontrolu nad dopytmi, iné nad zákazkami a internými procesmi. V ďalšom kroku sa sústredíme na organizovanie zákaziek, vzorové procesy alebo riadenie pracovných úloh. Ak už zamestnanci majú zvládnuté základy v systéme a orientujú sa, implementácia FLOWii môže byť výrazne rýchlejšia.