Milan Paprčka: Naše ručne maľované mapy a knihy prinášajú jedinečný pohľad na krajinu

Milan Paprčka je zakladateľom, majiteľom spoločností CBS spol, VKÚ Harmanec a českých firiem CBS Nakladatelství a SHOCart spol. Jeho vydavateľská činnosť začala výrobou ručne maľovaných panoramatických máp, ktoré zachytávajú krásy slovenských a českých regiónov. V biznise si prešiel rôznymi lekciami, o ktorých sa oplatí čítať. Prinášame vám rozhovor o podnikaní, dôležitosti zavádzania zmien vo firmách a ako možno manažovať firmu aj prostredníctvom systému FLOWii.

V rozhovore s Milanom Paprčkom sa dozviete:

• ako vyzerali jeho podnikateľské začiatky,
• aké boli najdôležitejšie výzvy v biznise,
• ako sa mu podarilo zvládnuť rýchly rast firmy,
• ako prepojil lietanie s prácou,
• akým spôsobom zamestnanci vo vydavateľstve využívajú FLOWii.

Príbeh firmy, ktorá sa rozhodla pre FLOWii

V čom spočíva podstata vášho biznisu?

Spočiatku sme sa zameriavali najmä na ručne maľované mapy. Na konte ich máme asi 500. Dnes ich robíme menej, ale stále sa venujeme turistickým. Orientujeme sa aj na vlastné edície kníh. Vďaka našim produktom prinášame jedinečný pohľad na krajinu.

Vydali sme už knižné edície ako Slovensko z neba alebo Česko z nebe s originálnymi leteckými fotografiami. Takisto Čarovné Slovensko a Čarovné Česko s fotografiami od lokálnych fotografov.

Začali sme vyrábať aj porovnávacie historické mapy Uhorska, Českého kráľovstva či Moravy. Robíme z nich výseky menších regiónov a porovnávame ich v historickom kontexte, čím ľudia môžu vidieť, čo všetko sa za 200 rokov zmenilo. Mojou vášňou je aj letecké fotografovanie a filmovanie pre účely cestovného ruchu. Robíme toho celkom dosť.

Ako sa začal váš podnikateľský príbeh?

Môj podnikateľský príbeh začal, keď som mal 18 rokov. Bol som po maturite a neprijali ma na vysokú školu. Koncom 90. rokov nebolo na Slovensku dosť pracovných príležitostí, preto som sa zamestnal ako obchodný díler. Začal som robiť podomový predaj hudobných CD nosičov.

Zistil som, že sa na tom dá dobre zarobiť a že mi nerobí problém, keď ma ľudia odmietajú. Vydržal som predávať päť rokov. Dokonca som mal dve firmy v Košiciach a Nitre s vlastným tímom predajcov.

Mnohí ľudia sa síce na tento druh práce pozerali cez prsty, ale pravdou je, že ako 18-ročný chlapec som dokázal zarobiť viac než obaja moji rodičia dokopy. Celú moju predajnú kariéru napokon prerušila povinná vojenská služba. Ako 23-ročný som musel narukovať a môj tím predajcov sa rozpadol.

Ako vám vás napadlo podnikať s maľovanými mapami?

Začal som rozmýšľať, čo ďalej. Pri návštevách obcí som natrafil na maľované mapy, ktoré vydávala jedna firma. V tej dobe ich existovalo viac. Asi si mnohí pamätajú, že okolo každej mapy bola nejaká reklama. Hovoril som si, že som predsa lepší obchodník, mal som za sebou  päť rokov tvrdého tréningu.

Pripravil som si biznis plán. Oslovil som maliara Mira Pazderu z Banskej Bystrice, ktorý maľoval mapy lyžiarskych stredísk a pripravil mi prvú mapu. Našiel som si grafické štúdio, ktoré navrhlo, ako by mohla naša budúca mapa vyzerať. V tom čase som nevedel zapnúť ani počítač.

Prvú objednávku som podpísal v lete 2002 pre obec Sklabina. Odvtedy sa začala aj naša vydavateľská činnosť.

Aké boli začiatky biznisu s maľovanými mapami?

Spočiatku to bolo náročné. Urobil som si prvých šesť projektov, ale potom som si uvedomil, že to nemusím robiť sám. Začala mi pomáhať mama, ktorá tiež vedela veľmi dobre jednať s ľuďmi. K nej sa pridala kamarátka z Gemera a z oboch som urobil obchodných zástupcov. Fungoval som ako obchodník, rozvozca, fakturant, finančný manažér i sekretárka.

Po presťahovaní sa do Banskej Bystrice som sa rozhodol, že už nebudem fungovať ako živnostník, ale založím eseročku. Tak vznikla spoločnosť CBS spoločnosť CBS a prijal som prvých dvoch ľudí. Na inzerát sa mi prihlásili šikovní obchodníci. Keďže som bol skúsený obchodník, prirodzene som si do tímu pritiahol podobné typy ľudí. Firma sa naplno rozbehla a v roku 2010 som už mal pod sebou 40 ľudí.

Ako ste zvládali rýchly rast firmy?

Všetci robili všetko a nikto poriadne nič. Pracoval som od rána do večera, prestal som to zvládať. Nemal som žiadne voľno. Mnohí podnikatelia to zrejme poznajú. Stačí, že sa na deň vypnú a začne sa to sypať. Uvedomil som si, že som sa rozhodol podnikať pre slobodu, ktorú som nemal.

Zvažoval som, že s podnikaním skončím. Našiel som však školu manažmentu HCA Slovakia, ktorá robí školenia pre podnikateľov.

Jeden seminár bol zameraný na tému produktivity a tam sa mi rozjasnilo. Uvedomil som si, čo všetko robím zle a čo by som mal zmeniť. Rok 2012 bol ťažký, pretože som sa nielen rozvádzal, ale začal som robiť veľké zmeny vo firme. Nie každému sa to páčilo a niektorí ľudia, niektorí dobrovoľne, iní s mojou „pomocou“, firmu opustili.

Aké kroky ste museli podniknúť na zavedenie zmien vo firme?

Celé som to rozhádzal asi tak, ako keď upratujete v skrini. Trvalo mi rok, kým som nastavil  systém. Začalo to organizačnou štruktúrou firmy, tvorením smerníc i pracovných postupov. Mal som perfektne spísané postupy, aby každý vedel, aké má právomoci, zodpovednosti a kto je jeho nariadený, aby sa nestalo, že prijíma pokyny od hocikoho.

V roku 2016 som otvoril aj firmu v Zlíne, práce bolo dosť. Začali sa diať zázračné veci. Vďaka nášmu profesionálnemu prístupu sa k nám zrazu hlásili profesionáli. Naša firma to začala vyžarovať. Kolegom som zrazu mohol odovzdať celé oddelenie a neskôr aj obchodnú či výrobnú divíziu.

Konečne ste mali na koho delegovať ďalšiu dôležitú agendu.

Najprv som sa to musel naučiť. Pre podnikateľa je to dôležitá schopnosť. Nové nastavenie firmy nám však pomohlo. Uvedomil som si, že úlohy nemožno zadávať ústne. V opačnom prípade je to hra na telefón a pokyny sa dajú ľahko zmeniť, avšak ťažko odkontrolovať. Nebolo to ideálne ani cez maily.

Hľadali sme ideálny firemný systém. Najprv sme využívali Trello, ktoré sa skôr hodí na menšie projekty. Vo firme sme však potrebovali zlúčiť do jedného systému evidenciu zákaziek a obchodných prípadov, fakturáciu, financie, sledovanie príjmov a výdavkov i plánovač úloh.

Dali sme si vyrobiť firemný systém na mieru. Nebol to podnikový systém od veľkého dodávateľa, čiže nás ani tak veľa nestál. Vyvíjal sa asi rok, ďalší rok sme s ním pracovali a uvedomili sme si, že s ním máme viac práce než úžitku. Hľadali sme ďalší vhodný podnikový systém a napokon sme našli FLOWii.

Ako CBS využíva dochádzkový systém s FLOWii

Ako vám FLOWii pomáha vo firme? Ktoré riešenia podnikového softvéru využívate?

S FLOWii pracujeme už od 2016. V tom čase sme k spoločnosti CBS pribrali aj spoločnosť VKÚ Harmanec. Mali sme dve eseročky, ale nechceli sme ich zjednotiť pod jeden názov. Značka VKÚ Harmanec bola medzi ľuďmi etablovaná.

Obe firmy potrebovali samostatnú fakturáciu i účtovníctvo, no chceli sme ich mať evidované v jednom podnikovom systéme a zlúčené v našich firemných procesoch. Mali sme šťastie, že vo FLOWii nám v tej dobe vyšli v ústrety a pomohli nám s touto špecifickou implementáciou.

Naša firma využíva všetky riešenia, ktoré systém ponúka. Dokonca sme si vytvorili krátke video manuály, aby všetci vedeli, ako sa vo FLOWii evidujú zákazky, ako funguje dochádzkový systém, ako používame plánovač úloh a ďalšie riešenia.

Ako evidujete dochádzku zamestnancov?

Cez FLOWii evidujeme aj dochádzku zamestnancov prostredníctvom tabletov. Vďaka podnikovému systému máme prehľad o zamestnancoch firmy. Vieme, na aký pracovný úväzok u nás pracujú a aké majú právomoci.

Zamestnanec po príchode do práce alebo odchode z práce iba zadá svoj kód a systém ho zaeviduje. Ak zamestnanci robia z domu, stačí, ak sa prihlásia do FLOWii cez počítač cez vlastný účet.

Vedúci predtým zapisoval dochádzku do dochádzkovej knihy a všetko sa muselo prepisovať manuálne. Takto si človek dochádzku iba odklikne online a personalista ju na konci mesiaca skontroluje a vypočíta mzdu.

Zostali ste vo firme pri práci z domu?

Prácu z domu sme zaviedli už pred pandémiou. Som rád, že nám to neznížilo produktivitu v práci. Tzv. home office nám pomáha v znižovaní nákladov. Sú dni, kedy máme porady alebo stretnutia s grafikom a musíme byť v práci.

Vždy musí byť niekto v grafickom štúdiu. Je tiež potrebné, aby niekto zapol počítače, aby sa ľudia mohli pripojiť cez VPN a nerušene pracovali z domu. Sám som vďačný za to, koľko stretnutí môžem vyriešiť online. Keď som na cestách, môžem sa pripojiť odkiaľkoľvek. Tým, že FLOWii CRM je online dostupné odkiaľkoľvek, mi značne pomáha v manažovaní agendy.

Riadenie zákaziek s online projektovým manažmentom

Na čo všetko ešte využívate vo firme FLOWii?

Naša firma má svoju pevnú organizačnú štruktúru. Je ako pavučina, ktorú evidujeme aj v systéme FLOWii. Na samom vrchu je riaditeľ firmy. Pod ním sú vedúci, ktorí majú pod sebou svoj tím ľudí. Každý má spísané svoje kompetencie. Zároveň sme spísali pracovné postupy, ktoré sú priradené k danému stredisku. To znamená, že ak ku nám nastúpi nový zamestnanec, vždy vie, čo má robiť.

Vo FLOWii sme si spísali aj jednotlivé smernice. Grafik napríklad podľa nich vie, ako má postupovať pri projekte. Veľmi nám pomáhajú prehľady a štatistiky, evidencia obchodných prípadov a možnosť sledovať cash flow.

Ku každej zákazke, ktorú evidujeme v systéme, sa nám automaticky priraďujú príjmy. Ak vystavíme faktúru, odchádza ku konkrétnemu zákazníkovi a tiež sa priradí ku konkrétnej zákazke. Podobne ako informácia o úhrade.

Akým spôsobom riešite projektový manažment a riadenie zákaziek v CRM?

Ak napríklad chystáme nový regionálny projekt (knihu alebo mapu), založíme ho ako internú zákazku. Náš obchodník vo výrobnom procese zaeviduje každú objednávku ako úspešný obchodný prípad. Naša kolegyňa ju pre istotu skontroluje a každú objednávku založí ako podzákazku internej zákazky. Na nej samozrejme robia viacerí ľudia – redaktori, grafici, textári, prekladatelia či jazykový korektor. Každý má v projekte svoju konkrétnu úlohu a zodpovednosť. Projektový manažment nikdy nefungoval lepšie a navyše ho riadime online.Často riešime zákazky s podobným postupom, takže si pomáhame vzorovou zákazkou. Máme v nej presne nastavený postup úloh. Nikdy sa nič nerobí duplicitne a všetko má svoju postupnosť.

Niektoré zákazky obsahujú v procese desiatky malých krokov a človek si ich jednoducho nezapamätá. To znamená, že od grafika ide text na kontrolu ďalším, znova sa vracia s pripomienkami na zapracovanie alebo ide na kontrolu zákazníkovi. To všetko sú malé postupy na vytvorenie konkrétneho produktu, čím vieme byť efektívni a produktívni.

Ako by ste definovali vašu cieľovú skupinu?

Na začiatku to boli starostovia obcí, neskôr pribudli školy a podnikatelia. Naša cieľová skupina je rôzna. Do edície o sakrálnych pamiatkach sa dokonca začali zapájať aj farské úrady, keďže sakrálna pamiatka je v podstate a kultúrnou pamiatkou.

Knihy si kupujú obce alebo školy ako dary pre svoje návštevy. V databáze máme tisíce rôznych fotografií a azda neexistuje obec, ktorá by ich od nás nemala. Takisto sa venujeme leteckým snímkam a fotíme regióny zhora.

Kedy vám skrsol nápad na letecké fotografie?

V čase, keď sme sa orientovali na maľované mapy, nám dochádzali regióny. Chceli sme sa zamerať na mestá. Avšak na to, aby ich bolo možné namaľovať, maliar potreboval vidieť budovy zhora - nie kolmo, ale zošikma. Potrebovali sme nafotiť celé mesto pod jedným uhlom v jednotlivých pásoch, aby sme mu odkryli ulice a uľahčili maľovanie.

Prenajal som si lietadlo s pilotom v Očovej s tým, že nafotím pár záberov. Ako sme však vzlietli, zapáčilo sa mi to. Nikdy predtým som nesedel v lietadle a to som mal 27 rokov. Natoľko sa mi to zapáčilo, až som sa začal orientovať na tento typ projektov. Práce bolo toľko, že som sa rozhodol kúpiť staršie lietadlo. Prihlásil som sa do pilotnej školy a začal som si na ňom robiť výcvik.

V súčasnosti mám obchodných profesionálnych pilotov, dve certifikované lietadlá a jednu ultraľahkú gyrokoptéru. Z nej sa mi výborne fotí.

Je to niečo medzi vrtuľníkom a lietadlom a dokážem ju  dokonca zaparkovať na dvore firmy, prípadne s ňou odísť po ceste a natankovať. Je to v podstate niečo ako lietajúce auto, ktoré má aj ŠPZ. Kedykoľvek si s ňou odbehnem za dedinu, vyštartujem z poľnej cesty a odletím do Česka. Minule som si takto odletel do Chorvátska. Nesmierne mi to pomáha v efektivite a šetrení času.

Čo by ste odporučili podnikateľom a majiteľom firiem, ktorý sa snažia robiť úspešný biznis?

Podnikanie sa neučí na školách, je to však povolanie ako každé iné. Ak chcem byť dobrý chirurg, musím sa to naučiť. Rovnaký prístup by mal mať každý podnikateľ, ak chce byť skutočný profesionál. Nemal by robiť metódou pokus - omyl, ale mal by sa predovšetkým vzdelávať a učiť sa od úspešných ľudí, ktorí sami podnikajú.

Profesor na univerzite vás podnikaniu nenaučí, jedine iný podnikateľ. Netreba veriť všetkému, ale treba sa o tom presvedčiť a ak to dáva zmysel, je najlepšie to aplikovať.

Dnes existuje veľa rôznych kurzov, ale problémom je, že mnohí podnikatelia ani len neuvedú do praxe to, čo sa naučia. Často nemajú odvahu presadiť zmeny, pretože ich ľudia vo firmách nemajú radi. Všetko sa však mení a zmena je prirodzenou súčasťou vývoja. Potrebuje ju každá firma.

Šéf nemá robiť populárne rozhodnutia, ktoré sa páčia ľuďom, ale ktoré prinesú zásadné zmeny v prospech dobra ľudí a to niekedy aj proti ich vôli.