5 kľúčových problémov malého podnikania. Ako si s nimi poradiť?

Publikované 26. september 2016

Úspešné riadenie firmy si vyžaduje neustále rozhodnutia. Organizácia práce, výber dodávateľa, či spôsob komunikácie, vždy sa rozhodujete. Ale ako sa rozhodovať správne? Jednoducho  pomocou správnych informácii. Ich zdroj však nesmiete podceňovať.

Všetky informácie v jednom zošite či exceli sa v začiatkoch vášho podnikania dali s prehľadom zvládnuť. Ako náhle sa však pre Vás stávajú čoraz náročnejšou aktivitou, nastal čas spozornieť. S rastom podnikania rastú zákazníci, obchodné prípady, povinnosti aj informácie s nimi spojené. Ich riadenie sa stáva čoraz menej príťažlivým a začína spôsobovať viac problémov.

Možnosť ako vyriešiť 5 tých kľúčových, prinášajú malým firmám a živnostníkom online aplikácie či softvérové riešenia.  Navyše jednou ranou a finančne veľmi výhodne.  Poďme sa pozrieť, čo všetko dokáže vyriešiť vhodný softvér.

1. Čas

Veľa energie a času vám zoberie vyhľadávanie a správa informácii. Ako príklad: Časť obchodných kontaktov a termínov si evidujete vo svojom diári, vaše financie a adresár partnerov zase poctivo zapisujete do vlastných excel tabuliek, úlohy s tímom riešite emailom a vaše faktúry evidujete v neprehľadných šanónoch…Čo však  v momente ak treba niečo nájsť? Čas, ktorý venujete práve vyhľadávaniu potrebných informácii z rôznych zdrojov, ich vzájomné prepájanie a ich správa nie je malý.  Čas takto nestrácate len vy, ale i vaši zamestnanci.

Funkcie, ktoré vhodným softvérom získa vaše podnikanie: centrálny zdroj informácii, filter, efektívne vyhľadávanie

2. Informácie. Veľa informácií…

Poznáte to. Neefektívna komunikácia, priveľa interných mailov, pridlhé porady a k tomu ešte komunikačný šum!

Hoci každý týždeň venujete svoj drahocenný čas porade a plánovaniu agendy, neviete  presne ako sa vaše zákazky vyvíjajú. Diskusie o tom, kto, čo a kedy sa stávajú každodennou a dlhotrvajúcou aktivitou vášho pracovného dňa? Dokonca sa vám stalo aj to, že vaši zamestnanci kontaktujú nezáväzne toho istého zákazníka, či vykonajú úlohu dvakrát? Evidencia aktívnych procesov, aktualizované informácie a hlavne prístup k nim 24/7 sú prvými krokmi k zvýšeniu efektívnosti vašej práce ako aj chodu celej firmy. Používanie filtrov a jednej centrálnej databázy efektivitu ešte zvyšuje.

Funkcie, ktoré vhodným softvérom získa vaše podnikanie: evidencia aktivít, organizácia pracovných úloh, rozdelenie zodpovednosti, online prístup k informáciám…

3. Analýzy a spätné väzby

Reporting a pravidelná analýza ukazovateľov podniku je časovo náročná a nepríjemná. V ideálnom svete by ste každý veľmi rád mal v rukách každý týždeň či mesiac správu o aktivitách svojich pracovníkov, súhrn komunikácie s vašimi zákazníkmi, analýzu cashflow či súhrn prijatých objednávok. Chceli by ste vedieť či pracujú efektívne, čomu sa venuje najviac času, aká zákazka sa určite podarí? Možno si tieto informácie pracne v exceli vytvárate sám, alebo tým poveríte členov svojho tímu. Hoci sú pre vás užitočné, hodnota času, ktorý im venujete je vysoká a mení váš pracovný deň z efektívneho na preťažený.

Funkcie, ktoré vhodným softvérom získa vaše podnikanie: automaticky spracované reporty, grafy, štatistiky

4. Aktualizácia a zálohovanie

Report zo stretnutia ste si zapísali do diára, nové kontakty zákazníka na papierik a už ich neviete nájsť? Tabuľka v exceli sa vám záhadne vymazala a chýba vám finančný report z minulého mesiaca? Taktiež postrádate zoznam zákazníkov z minulého roka?

Bez všetkých informácii je ďalší postup veľmi ťažko naplánovať. Zhodnotiť priebeh, či vôbec reagovať. Mať všetky informácie v jednom systéme, pravidelne zálohované a ukryté v zabezpečenom serveri s prístupom 24 hodín sú výborným riešením. Túto vlastnosť získate len online cloud computing riešením.

Funkcie, ktoré vhodným softvérom získa vaše podnikanie: evidencia aktivít, dokumentov v jednom systéme online, dvojité zálohovanie

5. Prístup k informáciám

Často sa vy, či vaši zamestnanci sa nachádzate v teréne? Chod vašej firmy sa však nezastaví pre neprítomnosť v kancelárii. Ako sa vyvíjajú úlohy na ktorých pracuje váš tím alebo vaši zamestnanci, ktoré pohľadávky boli splatené, aké záväzky pribudli, resp. čo  nové požadujú vaši zákazníci?

Problémom je, že všetci dokonca i vy si tieto cenné informácie ukladáte do osobných diárov, poznámkových blokov alebo na hardware svojho osobného počítača. Kde informácie ostávajú dostupné iba na určitom mieste; softvér, ktorý vám umožní zaznamenávať informácie v reálnom čase je ideálnym riešením vďaka dostupnosti všetkým zainteresovaným osobám. Problémy ste schopný riešiť v priamom prenose.

Funkcie, ktoré vhodným softvérom získa vaše podnikanie: mobilný prístup k údajom vašej firmy 24/7

V dnešných dňoch sa na trhu pohybuje veľké množstvo rôznych aplikácii, ktoré vám ponúkajú čiastkové riešenia v oblasti podnikania /zákazníci, financie, zamestnanci, marketing…/ ale taktiež nájdete aj také ktoré pre podnikanie ponúkajú komplexnú podporu. Online aplikácie môžete skúšať zdarma, bez zbytočnej inštalácie testovať ich funkcie a v závere sa rozhodnúť pre tú správnu.

Zaujala Vás možnosť riadiť svoj podnik, vďaka online aplikácii? Jednou takou je aj FLOWii, ktorú môžete skúšať ZADARMO až 60 dní.