Meranie času na projektoch: Ako lepšie riadiť rozpočty, kapacity a ziskovosť

Koľko pracovného času váš tím skutočne potrebuje na dokončenie projektu? Zmestíte sa do plánovaného rozpočtu? A koľko vás projekt stojí ešte predtým, ako vystavíte klientovi faktúru?

Meranie času na projektoch dáva manažérom dáta, ktoré potrebujú na efektívnejší projektový manažment. Vďaka nim môžu priebežne sledovať náklady, vyťaženosť tímu, dodržiavanie termínov aj ziskovosť jednotlivých zákaziek.

Vo FLOWii môžete meranie času prepojiť s úlohami a zákazkami. Projektový manažér tak nezískava iba údaj o počte odpracovaných hodín, ale lepší prehľad o priebehu projektu.

Prečo je meranie času dôležité pre projektový manažment?

Ak firma pracovný čas nemeria, pri plánovaní sa často spolieha na odhady a skúsenosti. Tie sú dôležité, no až reálne dáta ukážu, koľko hodín tím na projekte skutočne odpracoval a či pôvodné predpoklady zodpovedali realite.

Každá pracovná hodina predstavuje pre firmu náklad. Okrem mzdy zamestnanca treba počítať s odvodmi, benefitmi a ďalšími firemnými výdavkami.

Ak preto chcete vedieť, či je projekt skutočne ziskový, nestačí poznať iba sumu, ktorú zaplatí klient. Potrebujete vedieť aj to, koľko času a firemných kapacít ste na jeho realizáciu spotrebovali.

Meranie času pomáha manažérom odpovedať napríklad na otázky:

• Koľko hodín sme na projekt naplánovali a koľko sme ich už vyčerpali?
• Ktoré úlohy zaberajú viac času, než sme predpokladali?
• Stíhame projekt dokončiť v plánovanom termíne?
• Je tím vyťažený rovnomerne?
• Zodpovedá cena zákazky množstvu práce, ktorú si vyžaduje?
• Ktoré typy projektov sú pre firmu najziskovejšie?
• Dokážeme ďalší podobný projekt naceniť a naplánovať presnejšie?

Práve v tomto spočíva význam časových dát pre projektový manažment. Firma nemusí čakať až na koniec projektu, aby zistila, že pôvodný rozpočet alebo časový plán nevyšiel.

Vo FLOWii môžete meranie času prepojiť s úlohami a zákazkami. Projektový manažér tak nezískava iba údaj o počte odpracovaných hodín, ale lepší prehľad o priebehu projektu.

Ako spoločnosť Intercad využíva FLOWii na meranie času

Spoločnosť Intercad využíva FLOWii nielen na projektový manažment a evidenciu zákaziek, ale aj na meranie odpracovaného času, správu obchodných kontaktov a online fakturáciu.

„Vo FLOWii evidujeme každý projekt ako zákazku rozdelenú na menšie pracovné úlohy. V systéme sledujeme, koľko hodín zamestnanci odpracovali na projekte a podľa toho dokážeme alokovať prácu v tíme a zároveň pripravovať podrobné výkazy pre klientov."

Roland Matusek, konateľ spoločnosti Intercad

Pred zavedením FLOWii firma evidovala všetky odpracované hodiny v Exceli. Dnes má všetky projekty, zákazky, pracovné úlohy aj odpracovaný čas v jednom CRM. Manažéri tak okamžite vidia vyťaženosť zamestnancov, pripravujú reporty a lepšie plánujú ďalšie projekty.

Plánovač úloh umožňuje lepšie meranie času stráveného na projektoch. Spoločnosť to oceňuje, pretože klientom môže aj vďaka reportom z FLOWii vykazovať, koľko hodín odpracovali na projekte.

Meranie času pomáha udržať projekt v rozpočte

Predstavte si projekt naplánovaný na 300 pracovných hodín. Po dokončení polovice úloh však tím vykázal už 220 hodín. Pre projektového manažéra je to dôležitý signál. Ak bude projekt pokračovať rovnakým tempom, pôvodný rozpočet pravdepodobne nebude stačiť.

Bez merania času môže firma tento problém odhaliť až vtedy, keď je neskoro. Ak však sleduje odpracované hodiny priebežne, môže zasiahnuť skôr. Manažér môže preveriť, ktoré úlohy spotrebovali viac času, upraviť priority, prerozdeliť kapacity alebo s klientom včas komunikovať zmenu rozsahu projektu.

Čas sa tak stáva jedným z ukazovateľov, podľa ktorých možno riadiť projekt ešte počas jeho realizácie, nielen spätne hodnotiť jeho výsledok.

Fakturujete podľa hodinovej sadzby? Presné dáta sú základ

Ak fakturujete klientom podľa hodinovej sadzby, presná evidencia odpracovaného času je nevyhnutná.

Odhadovanie môže viesť k dvom problémom. Ak vykážete menej hodín, než ste skutočne odpracovali, časť práce klientovi v podstate darujete. Ak počet hodín nadhodnotíte, riskujete nedôveru a komplikácie pri fakturácii.

Meranie času vytvára transparentný podklad pre obe strany. Firma vie, koľko práce vykonala, a klient môže dostať jasnejší prehľad o tom, za čo platí. Význam však má aj pri projektoch s pevnou cenou.

Vďaka meraniu času na projekte vo FLOWii možno porovnávať plánovaný a skutočne odpracovaný čas.

Aj projekt s pevnou cenou má svoju hodinovú ekonomiku

Ak klientovi účtujete za projekt napríklad 8 000 eur, neznamená to automaticky, že na ňom firma dobre zarobila. Rozhodujúce je, koľko práce bolo potrebnej na jeho realizáciu. Projekt naplánovaný na 150 hodín môže byť pri určitej cene ziskový. Ak však tím nakoniec odpracuje 250 hodín, ekonomika zákazky vyzerá úplne inak.

Každá hodina práce predstavuje náklad. Preto je meranie času dôležité aj pre firmy, ktoré hodinovú sadzbu klientom vôbec neukazujú. Až porovnanie ceny zákazky, plánovaného času a skutočne odpracovaných hodín ukáže, či bol projekt z pohľadu firmy efektívny.

FLOWii prepája meranie času s úlohami a zákazkami

Samotný údaj, že zamestnanec odpracoval osem hodín, má pre projektový manažment obmedzenú hodnotu. Dôležitejšie je vedieť, na čom tento čas strávil.

Vo FLOWii môžete prácu evidovať pri konkrétnych úlohách a zákazkách. Manažér tak získava lepší obraz o tom, kam smerujú kapacity tímu.

V plánovači úloh možno pri úlohe evidovať jej názov a popis, termín, predpokladané trvanie, prioritu či zodpovedného pracovníka a zároveň ju priradiť ku konkrétnej zákazke. Vďaka tomu možno porovnávať plánovaný a skutočne odpracovaný čas.

Ak mala úloha trvať päť hodín a pravidelne zaberá desať, je to informácia, s ktorou môže projektový manažér ďalej pracovať. Problém nemusí byť vo výkone človeka. Dôvodom môže byť nesprávny odhad, príliš široký rozsah úlohy, komplikovaný interný proces, chýbajúce informácie alebo závislosť od ďalších členov tímu.

Práve preto by meranie času nemalo byť nástrojom kontroly zamestnancov, ale zdrojom dát pre lepšie riadenie práce.

Zistite, ktoré projekty firme skutočne zarábajú

Firma môže mať veľa zákaziek a vyťažený tím a napriek tomu nemusí byť každý projekt ekonomicky výhodný. Bez údajov o pracovnom čase sa môže stať, že manažment vidí predovšetkým fakturovanú sumu. Nevidí však dostatočne presne množstvo interných kapacít, ktoré bolo potrebné na jej dosiahnutie.

Meranie času na projektoch pomáha odhaliť zákazky, pri ktorých firma pravidelne prekračuje plánovaný počet hodín. Ak sa podobná situácia opakuje, môže byť problém v cenotvorbe, odhadoch, organizácii práce alebo samotnom type zákaziek, ktoré firma prijíma.

Takéto dáta sú cenným podkladom aj pre strategické rozhodovanie. Manažment môže porovnávať jednotlivé typy projektov a zisťovať, ktoré prinášajú dobrý pomer medzi výnosom a spotrebovanými kapacitami.

Presnejšie dáta znamenajú presnejšie rozpočty a cenové ponuky

Pri prvých projektoch firma často vychádza zo skúseností a odhadov. Čím viac projektov však realizuje a meria, tým kvalitnejšie dáta získava.

Predchádzajúce zákazky vytvárajú databázu skúseností. Ak napríklad viete, že určitý typ projektu vášmu tímu v priemere zaberie 120 až 150 hodín, pri ďalšej zákazke už nemusíte začínať od nuly. Dokážete presnejšie odhadnúť potrebnú kapacitu, termín aj cenu.

Historické dáta z merania času tak pomáhajú pri tvorbe realistickejších rozpočtov a cenových ponúk. Zároveň môžete porovnávať plán so skutočnosťou. Ak podobné projekty opakovane prekračujú plánovaný počet hodín, je namieste upraviť odhady, proces alebo cenu.

Meranie času pomáha plánovať kapacity tímu

Projektový manažment nie je iba o úlohách a termínoch. Manažér potrebuje vedieť aj to, koľko práce dokáže tím reálne zvládnuť.

Ak má jeden človek naplánovaných 50 hodín práce na týždeň a druhý 25, problém nemusí byť v produktivite. Môže ísť o nesprávne rozdelenie kapacít.

Časové dáta pomáhajú odhaliť preťaženie skôr, než začne spôsobovať nadčasy, meškanie alebo dlhodobú nespokojnosť ľudí. Manažér môže úlohy prerozdeliť, zmeniť termíny alebo rozhodnúť, či firma potrebuje ďalšie kapacity.

Meranie času tak pomáha nielen projektom, ale aj samotnému tímu. Namiesto subjektívneho pocitu „máme veľa práce“ dostáva manažment konkrétnejší obraz o reálnom pracovnom zaťažení.

Časové dáta odhaľujú slabé miesta v procesoch

Prečo niektorá činnosť trvá dve hodiny a iná celý pracovný deň? Koľko času spotrebujú porady, administratíva alebo opakované opravy? A koľko zostáva na prácu, ktorá priamo vytvára hodnotu pre klienta?

Pravidelné meranie času môže odhaliť aj problémy, ktoré pri bežnom fungovaní firmy zostávajú nepovšimnuté.

Ak sa napríklad pri viacerých projektoch ukáže, že veľké množstvo času spotrebujú interné schvaľovania, firma môže zjednodušiť proces. Ak projekty pravidelne brzdia nejasné zadania, môže zmeniť spôsob ich prípravy.

Cieľom nie je vyplniť každú minútu pracovného dňa produktívnou činnosťou. Dôležitejšie je pochopiť, kam pracovný čas smeruje a či zodpovedá prioritám firmy.

Lepšie odhady pomáhajú dodržiavať termíny

Klientovi môžete sľúbiť dokončenie projektu za šesť týždňov. Ak však neviete, koľko pracovných hodín si podobné projekty vyžadovali v minulosti a aké kapacity má tím aktuálne k dispozícii, termín zostáva najmä odhadom.

Historické údaje umožňujú plánovať realistickejšie. Manažér vie, koľko času zvyčajne spotrebujú jednotlivé fázy projektu, ktoré úlohy bývajú kritické a akú rezervu potrebuje tím.

Meranie času preto zlepšuje nielen rozpočtovanie, ale aj plánovanie termínov a kapacít.

Výkazy práce dávajú časovým dátam kontext

Pri riadení projektov nestačí vedieť, koľko hodín ľudia odpracovali. Potrebujete vidieť ich súvislosť s konkrétnou prácou. Pracovné výkazy pomáhajú spätne vyhodnocovať, koľko času tím venoval jednotlivým projektom, zákazkám a úlohám. Takéto informácie môžu byť užitočné pre projektových manažérov, vedenie firmy, účtovníctvo aj pri komunikácii s klientom.

Vo FLOWii je možné vytvárať aj exporty odpracovaného času a jednotlivých pracovných intervalov, vďaka čomu možno dáta ďalej vyhodnocovať. Či už ľudia pracujú z kancelárie, z domu alebo kombinovane, FLOWii umožňuje evidovať pracovný čas a prepájať ho s každodennou agendou firmy.

Meranie času nie je o kontrole. Je o lepšom riadení

Jednou z najväčších bariér pri zavádzaní merania času býva obava zamestnancov, že firma chce kontrolovať každú minútu ich pracovného dňa. Preto je dôležité vysvetliť, na čo sa budú časové dáta používať.

Ich význam je oveľa širší: pomáhajú realistickejšie plánovať projekty, rovnomernejšie rozdeľovať prácu, predchádzať preťaženiu, presnejšie nastavovať ceny a včas identifikovať projekty, ktoré sa dostávajú mimo rozpočtu.

Ak firma pracuje s údajmi správne, meranie času nie je nástrojom mikromanažmentu, ale súčasťou kvalitného projektového manažmentu.

Od merania času k lepším manažérskym rozhodnutiam

Čas patrí medzi najdôležitejšie zdroje každej firmy. Na rozdiel od mnohých iných nákladov ho však nemožno dokúpiť späť. Preto má zmysel vedieť, kam smeruje. Prepojenie merania času, projektového manažmentu, úloh a zákaziek vo FLOWii pomáha firme porovnávať plán so skutočnosťou a postupne získavať presnejšie dáta o vlastnom fungovaní.

Manažéri tak môžu lepšie plánovať kapacity, tvoriť realistickejšie rozpočty, presnejšie naceňovať zákazky a včas reagovať, keď sa projekt začína odchyľovať od plánu.

A práve vtedy sa z obyčajného merania odpracovaných hodín stáva nástroj na efektívnejšie riadenie projektov a ziskovejšie fungovanie firmy.