Plánování a kontrola úkolů

Plánovač úkolů FLOWii je plně zdarma po dobu 30 dní. Po skončení zkušebního období můžete používat bezplatnou verzi s limitem maximálně 10 úkolů. Pro neomezené používání je nutná placená licence.

Při větším počtu úkolů a zaměstnanců může být obtížné plánovat a kontrolovat, co vaši firmu čeká a v jakém stavu se jednotlivé úkoly nacházejí. Efektivní plánování úkolů je jedním ze základních předpokladů úspěšného fungování firmy, a proto je nedílnou součástí FLOWii.

Online plánovač a systém připomínek umožňuje podnikatelům snadno plánovat a organizovat úkoly pro jednotlivé zaměstnance i firmu jako celek. Plánovač úkolů FLOWii vnese do vaší firmy pořádek a poskytne vám aktuální přehled o tom, zda zaměstnanci stíhají všechny důležité termíny.

Kdo je za daný úkol zodpovědný? Který úkol má nejvyšší prioritu a co je třeba vyřešit nejdříve? Na tyto otázky budete mít vždy jasnou odpověď. Ve své firmě tak urychlíte nejen předávání informací, ale i plnění úkolů.

Chcete-li vidět ukázku FLOWii, obraťte se na náš obchodní tým.

FLOWii je vhodný plánovač úkolů pro živnostníky a malé firmy, protože propojuje organizaci času, projektů, týmu i dalších firemních procesů v jednom systému.

Úkoly ve FLOWii nabízejí praktické funkce, jako jsou:

• automatická upozornění,
• propojení s kalendářem,
• kontrola splnění úkolů,
• měření skutečně odpracovaného času,
• interní zprávy u úkolů,
• export úkolů,
• přehledy podle zaměstnance, oddělení nebo zákazníka,
• řízení obchodních a zákaznických projektů.

Plánovač úkolů můžete navíc propojit s dalšími řešeními FLOWii:

• projektovým řízením a správou zakázek,
• CRM a evidencí zákazníků,
• fakturací,
• evidencí příjmů a výdajů,
• docházkovým systémem,
• skladovým hospodářstvím,
• týmovou spoluprací a měřením pracovní doby.

Díky tomu nemusíte používat několik samostatných aplikací a všechny důležité firemní údaje máte přehledně na jednom místě.

Na začátku měsíce si sepište všechny úkoly a určete jejich priority, termíny a odpovědné osoby. Větší úkoly rozdělte na menší kroky a každý týden plán aktualizujte podle aktuální kapacity týmu. Získáte tak lepší přehled, předejdete přetížení a snížíte riziko nedodržení termínů.

U každého úkolu zhodnoťte jeho důležitost, blížící se termín a čas potřebný k dokončení. Pomoci může Eisenhowerova matice, která úkoly rozdělí na ty, které je třeba udělat ihned, naplánovat, delegovat nebo vyřadit. Priority vždy přizpůsobte skutečné kapacitě týmu, abyste předešli přetížení a nedodržení termínů.

Rozdělte projekt podle následujícího postupu:

1. Definujte výsledek projektu – určete, co má být na konci hotové a podle čeho poznáte, že byl projekt úspěšný.
2. Vytvořte hlavní etapy – rozdělte projekt do logických celků, například na přípravu, realizaci, kontrolu a předání.
3. Rozdělte etapy na konkrétní úkoly – každý úkol by měl mít jasný výstup, termín a odpovědnou osobu.
4. Naplánujte úkoly do jednotlivých týdnů – zohledněte jejich návaznost i skutečnou kapacitu týmu.
5. Průběžně sledujte stav – jednou týdně zkontrolujte dokončené, rozpracované a opožděné úkoly a podle potřeby upravte měsíční plán.

Praktické pravidlo: Každý úkol by měl být dostatečně malý, aby bylo možné jeho průběh snadno vyhodnotit.