Keď už tabuľa na stene nestačí. Ako Projectoora riadi rastúci počet projektov s FLOWii

Ako udržať prehľad o zákazkách, úlohách, pracovnom čase a nákladoch, keď firma rastie a pribúdajú väčšie projekty?

Architektonicko-projektantské a inžinierske štúdio Projectoora našlo riešenie vo FLOWii, ktoré využíva na riadenie obchodu, zákaziek, projektov, pracovného času aj sledovanie ekonomiky zákaziek.

„V CRM evidujeme zákazníkov a obchodných partnerov, obchodné príležitosti, riadime zákazky aj manažujeme pracovné úlohy. Vo FLOWii využívame aj online fakturáciu a dochádzku zamestnancov."

Michal Chlebík, Projectoora

Projektovanie budovy nie je iba o dobrej architektúre a projektovej dokumentácii. Na jednom projekte sa stretávajú projektanti, odborné profesie, technológie, požiadavky investora, termíny aj rozpočet. Čím je projekt väčší a komplexnejší, tým náročnejšie je všetko skoordinovať. V Projectoore to dobre poznajú, aj preto potrebovala CRM.

Firma pracuje na menších aj rozsiahlych projektoch od rodinných domov a rekonštrukcií starších budov cez administratívne, obchodné či školské priestory až po technologicky náročnejšie stavby.

Keď už tabuľky nestačia a firma potrebuje CRM

S rastúcim počtom projektov firmy neraz čelia výzve, ako dostať informácie na jedno miesto a nestratiť prehľad o zákazkách, ľuďoch, úlohách, odpracovanom čase či nákladoch.

„Pred zavedením FLOWii som bol v štádiu, keď mi už tabuľa na stene nestačila na zapisovanie projektov a pracovných úloh a ich následné škrtanie a prepisovanie,“ opisuje konateľ štúdia a autorizovaný stavebný inžinier, Michal Chlebík.

Informácie mali dovtedy na papierikoch, v Exceli, e-mailoch aj kalendároch. „Pri menšom počte ľudí a zákaziek môže takýto spôsob fungovať. Keď však firma rastie a pribúdajú väčšie projekty, pribúda aj množstvo informácií a procesov, ktoré treba dostať pod kontrolu," hovorí.

Projectoora zvláda komplexné projekty aj vďaka efektívnemu riadeniu

Projectoora poskytuje architektonické a projekčné služby, pripravuje komplexnú projektovú dokumentáciu pozemných stavieb a venuje sa BIM a 3D projektovaniu. Zabezpečuje tiež koordináciu odborných profesií, inžiniersku činnosť a autorský dohľad.

Výhodou pre klienta je, že pri komplexnejších zákazkách nemusí samostatne koordinovať
jednotlivých projektantov a špecialistov.

„Zaujímajú nás projekty, pri ktorých nestačí len kvalitná architektúra, ale kde je potrebné
spojiť stavebnú časť s množstvom profesií a technológií a celé riešenie dobre skoordinovať,“
hovorí Michal Chlebík.

Projectoora spolupracovala na pobočkách predajní Victoria’s Secret, kancelárskych priestoroch poisťovne Kooperativa či na rezidenčnom a polyfunkčnom projekte LB1 v Bratislave.

Práve profesie a množstvo krokov, ktoré sa pri projektoch stretávajú, je jedným z dôvodov, prečo firma potrebuje systém na prepojenie obchodu, projektového riadenia, pracovného času a ekonomiku zákaziek.

Prečo Projectoora zaviedla CRM systém

S komplexnosťou projektov rastie aj množstvo práce, ktorú klient často nevidí. Každý projekt pozostáva z množstva úloh, zapája sa doň viacero ľudí a odborných profesií a treba sledovať termíny, komunikáciu, zmeny aj odpracovaný čas.

„Keďže sme rástli a pribúdalo nám viac aj väčších projektov, hľadali sme CRM na manažovanie ľudí a projektov. Oslovil som partnerské ateliéry, ktoré mi odporučili FLOWii.“

Firma dostala veľkú časť svojich procesov do jedného systému a zaviedla jednotnejší spôsob práce so zákazkami. CRM dnes využíva celý tím.

Ako Projectoora riadi zákazky a projekty v CRM

Jednou z najväčších výhod FLOWii je, že prepája jednotlivé časti firmy. Celý proces práce s CRM sa začína už pri potenciálnom klientovi.

1. CRM systém pomáha riadiť obchod od prvého dopytu

Obchodník vloží kontakt do CRM, pripraví cenovú ponuku a vytvorí obchodný prípad. V systéme zároveň vidí, v akom stave sa obchod nachádza a či treba pripraviť ponuku, čaká sa na rozhodnutie klienta alebo sa už blíži podpis zmluvy.

Keď firma zákazku získa, obchodný prípad sa posúva do realizácie.

Projectoora má pre rôzne stupne projektovej dokumentácie pripravené šablóny s konkrétnymi krokmi a úlohami. Konateľ pridelí projekt zodpovednému človeku a tím môže pokračovať podľa nastaveného procesu.

2. Zo získaného obchodu vzniká zákazka s konkrétnymi úlohami

„Máme jasne nastavený proces od prvého kontaktu s klientom cez vystavenie cenovej ponuky, založenie zákazky, pridelenie úloh a projektovanie až po odovzdanie dokumentácie, fakturáciu a ekonomické vyhodnotenie projektu,“ vysvetľuje Michal Chlebík. Obchod, projektové riadenie a ekonomika zákazky tak nie sú oddelené svety.

Od prvého dopytu sa firma dokáže dostať cez obchodnú príležitosť a zákazku až ku konkrétnym úlohám, odpracovanému času, nákladom a fakturácii.

3. Evidencia pracovného času vo FLOWii ukáže reálnu náročnosť projektu

Pre projektantskú firmu je dôležitý nielen výsledok, ale aj to, koľko práce si konkrétny projekt vyžiadal.

Na jednej zákazke môže pracovať viacero ľudí a samotný projekt pozostáva z množstva činností od projektovania a koordinácie jednotlivých profesií cez komunikáciu s klientom až po zapracovanie zmien.

Spoločnosť preto FLOWii využíva aj dochádzkový systém a eviduje pracovný čas. Vo FLOWii porovnávajú plánovaný a skutočne odpracovaný čas na projektoch

„Nesnažíme sa kontrolovať zamestnancov. Cez evidenciu dochádzky chceme mať prehľad, koľko hodín naši zamestnanci odpracovali počas mesiaca a na akých úlohách pracovali, aby sme reálne videli, aký bol predpoklad a skutočnosť,“ opisuje Michal Chlebík.

Práve porovnanie predpokladu so skutočnosťou je dôležité pri vyhodnocovaní zákaziek. Firma dokáže spätne zistiť, koľko hodín tím odpracoval na konkrétnom projekte, kto sa na ňom podieľal, aké náklady s ním súviseli a čo už bolo vyfakturované.

„Pre mňa ako konateľa je veľmi dôležité, že máme k dispozícii reálne dáta.“

4. CRM pomáha v lepšom riadení aj plánovaní

Projekty sa vo firme nevyhodnocujú iba z technického, ale aj ekonomického hľadiska. Firma využíva dáta aj pri plánovaní a nacenení ďalších zákaziek. Ak vie, koľko času jej podobný projekt zabral v minulosti, dokáže presnejšie odhadnúť jeho náročnosť aj cenu nabudúce.

5. Šablóny a procesy vo FLOWii zjednodušujú projektové riadenie

S rastom firmy sa snažia štandardizovať aj opakujúce sa činnosti.

„Všetko, čo sa dnes dá rozumne automatizovať, nastavujeme tak, aby projektanti nemuseli strácať čas opakujúcou sa administratívou,“ hovorí Michal Chlebík.

Vo FLOWii sú pripravené šablóny pre jednotlivé typy a stupne projektovej dokumentácie. Obsahujú procesy a konkrétne kroky, podľa ktorých tím postupuje pri projekte. Napríklad: zavolať klientovi, pripraviť štúdiu, zapojiť potrebné profesie, odovzdať dokumentáciu či poslať faktúru.

„Ľudia v tíme sa nemusia nič pýtať. Rozkliknú zákazku a vidia, kto na projekte pracuje vrátane externých spolupracovníkov. Vidia aj to, aké ďalšie profesie bude treba zapojiť a komu treba poslať e-mail na nacenenie.“

6. V CRM firma sleduje náklady aj fakturáciu

Pre konateľa nie je najdôležitejšie samotné používanie softvéru. Podstatné sú informácie, ktoré vďaka nemu dokáže pri riadení firmy využívať. Vie, koľko času tím venoval jednotlivým projektom, aké náklady vznikli, čo bolo vyfakturované a či sa pôvodný odhad náročnosti projektu stretol so skutočnosťou. Pri ďalšej zákazke sa tak môže rozhodovať na základe reálnych skúseností a dát.

„FLOWii nám nedovolí na nič zabudnúť a dáva nám o všetkom prehľad. Uľahčilo nám život
a zefektívnilo procesy, čím sa môžeme viac sústrediť na naše projekty.“

O spoločnosti Projectoora

Projectoora sa venuje komplexnej príprave stavieb od prvého zámeru a architektonickej štúdie cez jednotlivé stupne projektovej dokumentácie až po inžiniersku činnosť a autorský dohľad počas realizácie. Spoločnosť sprevádza investora od začiatku, a teda samotného výberu pozemku alebo priestoru až po získanie potrebného stavebného povolenia a dohľadu počas realizácie stavby. Okrem toho prichádza aj so zaujímavými a efektívnymi návrhmi v oblasti zelených riešení.