Upomienka na zaplatenie faktúry

no, vo FLOWii môžete vystavovať faktúry online – úplne zadarmo pre jedného používateľa.

V bezplatnej verzii môžete vytvárať neobmedzený počet dokladov – napríklad bežné a preddavkové faktúry.
Získate tiež prístup k reportingu, prehľadu zaplatených aj nezaplatených faktúr vrátane ďalších funkcií fakturácie.

Automatické upomienky sú dostupné už v prvom platenom balíku, ktorý rozširuje možnosti správy faktúr a automatizácie procesov.

Automatické upomienky vo FLOWii fungujú ako inteligentný nástroj, ktorý za vás automaticky pripomína nezaplatené faktúry po lehote splatnosti. Po nastavení pravidiel systém sám sleduje, ktoré faktúry neboli uhradené, a v určený deň odošle zákazníkovi e-mailovú upomienku.

Vo FLOWii si jednoducho nastavíte, po koľkých dňoch od splatnosti sa má upomienka odoslať, koľko upomienok chcete zasielať (napríklad prvú, druhú aj poslednú výzvu) a prispôsobiť text správy podľa vašej firmy.

Systém ponúka aj predpripravené profesionálne šablóny upomienok – stačí si vybrať, upraviť detaily a FLOWii sa postará o zvyšok. Každá odoslaná upomienka sa zároveň automaticky eviduje pri danej faktúre, takže máte prehľad o tom, komu, kedy a koľkokrát bola pripomienka zaslaná.

FLOWii je komplexný online systém, ktorý pomáha firmám a živnostníkom riadiť podnikanie jednoducho, prehľadne a z jedného miesta.Medzi hlavné funkcie patria:

• Fakturácia – vystavovanie bežných, zálohových, dobropisov a zahraničných faktúr online.

• CRM systém – správa kontaktov, zákazníkov, obchodných príležitostí a komunikácie.

• Úlohy a projekty – plánovanie, prideľovanie a kontrola pracovných aktivít v tíme.

• Objednávky a zákazky – sledovanie priebehu obchodov od dopytu po fakturáciu.

• Financie a pokladňa – evidencia príjmov, výdavkov a prehľad o cash flow.

• Dochádzkový systém – evidencia príchodov, odchodov a absencií zamestnancov.

• Sklad – prehľad o zásobách, tovare a materiáli.

• Reporty a štatistiky – rýchly prehľad o výkonnosti tímu, zákaziek a financií.

• Integrácie – prepojenie s bankami, účtovnými programami, Google Workspace a Microsoft 365.

• Automatické upomienky – systém sám pripomína nezaplatené faktúry po splatnosti.

FLOWii tak spája všetko, čo podnikateľ potrebuje – od prvej ponuky až po zaplatenú faktúru.

Upomienka na zaplatenie faktúry je upozornenie, ktorým dodávateľ informuje zákazníka o neuhradenej platbe po lehote splatnosti. Slúži na urýchlenie platby, zachovanie dobrých obchodných vzťahov a predchádzanie vymáhaniu pohľadávok.

Príklad:
Ak faktúra so splatnosťou 10. marca nebola uhradená do 15. marca, dodávateľ môže 16. marca odoslať prvú upomienku – slušný e-mail, ktorý pripomenie dlžnú sumu, číslo faktúry a nový termín úhrady.

Automatické upomienky sú ideálne pre všetkých podnikateľov, živnostníkov a firmy, ktoré vystavujú viac faktúr mesačne.
Najviac ich ocenia tí, ktorým zákazníci často platia po termíne alebo spravujú väčší počet odberateľov – pretože šetria čas, minimalizujú stres a zabezpečia rýchlejšie platby.

Áno, môžete si stiahnuť vzor upomienky na zaplatenie faktúry vo forme textu alebo šablóny, ktorú jednoducho upravíte podľa potreby.
Ešte jednoduchším riešením je FLOWii – v systéme nájdete predpripravené profesionálne šablóny, ktoré sa automaticky odošlú klientom po lehote splatnosti.
Stačí si vybrať štýl komunikácie a FLOWii všetko odošle za vás.

Prvú upomienku je ideálne odoslať 2 až 5 dní po splatnosti faktúry – slušne a s pripomenutím sumy a dátumu splatnosti.

E-mailová upomienka k faktúre by mala byť stručná, slušná a profesionálna. Cieľom je pripomenúť platbu bez zbytočného tlaku.

Mala by obsahovať:

• Predmet správy: napr. „Pripomienka – neuhradená faktúra č. 202501234“

• Oslovenie zákazníka – osobné a zdvorilé („Dobrý deň, pán Novák…“)

• Text pripomienky – stručné upozornenie, že faktúra je po splatnosti

• Informácie o faktúre – číslo, dátum splatnosti, suma a variabilný symbol

• Odkaz na úhradu – napr. tlačidlo alebo QR kód na rýchlu platbu

• Záver a poďakovanie – „Ďakujeme za rýchlu úhradu, vážime si našu spoluprácu.“

• Podpis – meno, spoločnosť, kontakt a logo firmy

Tip: Píšte vecne, ale priateľsky. Upomienka má pripomenúť platbu, nie pokaziť vzťah so zákazníkom.

Jednoducho si preložte vzor upomienky v online prekladači alebo vo FLOWii prepnete jazyk na angličtinu – systém odošle upomienku automaticky v správnom jazyku.

Ak zákazník nereaguje ani po druhej upomienke, postupujte profesionálne, ale dôrazne:

• Kontaktujte ho telefonicky – overte, či faktúru dostal a prečo neplatí.

• Zašlite poslednú výzvu na úhradu – uveďte presný termín splatnosti.

• Zvážte právne kroky alebo inkaso – napr. cez advokáta či vymáhaciu agentúru.

Tu je niekoľko tipov, ako predísť problémom s oneskorenými platbami:

• Overte si nových klientov – pozrite si ich referencie alebo históriu v obchodnom registri.

• Uzatvorte zmluvu alebo objednávku písomne – nech sú podmienky jasné ešte pred dodaním služby.

• Požadujte zálohovú platbu – aspoň pri väčších alebo nových zákazníkoch.

• Sledujte splatnosti faktúr – vo FLOWii máte všetky doklady prehľadne na jednom mieste.

• Používajte automatické upomienky FLOWii – systém pripomenie neplatičom faktúru automaticky a načas.

• Majte prehľad o cash flow – pomôže vám reagovať skôr, než sa problém s platbami prehĺbi.

Áno, vo FLOWii môžete fakturovať aj z mobilu – rýchlo, pohodlne a odkiaľkoľvek, nielen z počítača.