Prinášame vám dlho očakávanú novinku - automatické aj manuálne zasielanie upomienok a pripomienok pre vašich zákazníkov.
🔧 Kde nájdete nové nastavenia?
Všetko potrebné nájdete kliknutím na Ozubené koliesko -> Nastavenia -> Fakturácia -> Upomienky. Nastavte si len, kedy a ako sa majú odosielať pripomienky alebo upomienky:
- Pripomienky - zasielajú sa pred dátumom splatnosti faktúry, aby ste zákazníka upozornili na blížiacu sa splatnosť.
- Upomienky - odchádzajú po dátume splatnosti, ak vaša faktúra ešte nebola uhradená.
Každý používateľ má túto funkciu predvolene vypnutú. Ak ju chcete používať, jednoducho ju aktivujte podľa vašich potrieb.
🕓 Ako upomienky/pripomienky fungujú?
- Systém odosiela automatické správy (upomienky/pripomienky) každé ráno o 4:00 hod.
- Môžete si nastaviť, koľko dní pred alebo po splatnosti sa má odoslať e-mail s pripomienkou/upomienkou.
- Maximálne môžete definovať tri upomienky - teda tri rôzne správy, ktoré sa odosielajú v rôznych časoch a dňoch po sebe.
- Každá upomienka má svoju vlastnú e-mailovú šablónu, ktorú si môžete upraviť vrátane HTML kódu, textu či podpisu.
✉️ Nastavenie emailov a podpisov
Aby systém vedel, odkiaľ majú byť upomienky odosielané, je potrebné:
1. Zvoliť odosielateľa (e-mailovú adresu), z ktorej budú správy odchádzať. ➡️ Pre spoľahlivé doručenie je nutné nastaviť SMTP pripojenie.
2. V sekcii Emailing -> Email adresy odosielateľa pridať a nastaviť podpis.
Zároveň platí, že odoslané upomienky sa ukladajú do emailovej schránky daného používateľa, takže ich nájdete medzi odoslanou poštou (evidencia Emailing -> Odoslané -> vyberte Používateľa).
Po aktualizácii viete posielať e-maily aj s iným než vlastným podpisom. Toto nastavenie vykonáte kliknutím na Ozubené koliesko -> Nastavenia -> Emailing -> Email adresy odosielateľa, kde si nastavíte predvolenú adresu odosielateľa, ako aj preferovaný podpis.
🧭 Manuálne odosielanie upomienok/pripomienok
Okrem automatického režimu môžete upomienky/pripomienky zasielať aj manuálne. Stačí, ak si vo fakturácii vyfiltrujete faktúry po splatnosti alebo pred blížiacou sa splatnosťou. V hornom menu pribudlo nové tlačidlo. Po jeho stlačení FLOWii automaticky pripraví upomienku/pripomienku podľa prednastavenej šablóny, ktorú môžete ešte upraviť a správu následne odoslať.
⚙️ Individuálne nastavenia pre partnerov
Ak máte partnerov, ktorým automatické upomienky/pripomienky zasielať nechcete, funkciu môžete u vybraných partnerov vypnúť v nastaveniach konkrétneho Partnera kliknutím na kartu Účty a splatnosť.
✨ Zhrnutie výhod pre upomienky/pripomienky vo FLOWii
- Automatické aj manuálne upomienky/pripomienky
- Nastavenie až troch šablón s rôznym časovaním
- Možnosť HTML úprav textu a vlastných podpisov
- Spoľahlivé doručovanie cez SMTP
- Prehľad o odoslaných emailoch v schránke používateľa
- Možnosť zadefinovať, ktorým partnerov odosielať automatické upomienky/pripomienky.
Automatické upomienky sú dostupné v licenciách FLEXii, CRM a PREMIUM. V bezplatnej verzii FREE nie sú zahrnuté.
