Predstavte si, že otvárate masážny salón. Priestory sa dajú prenajať, vybavenie kúpiť a kurz absolvovať v priebehu niekoľkých týždňov. No vybudovať si databázu klientov, ktorí vám dôverujú, pravidelne sa vracajú a odporúčajú vás ďalej, už také jednoduché nie je.
Práve preto je kvalitná databáza kontaktov pre podnikanie mimoriadne cenná. Nie je to len obyčajný zoznam mien, telefónnych čísel alebo e-mailov. Je to prehľad o ľuďoch a firmách, s ktorými máte vzťah, obchodnú históriu alebo potenciál spolupracovať.
Čo je to databáza v podnikaní?
Ak sa pýtate, čo je to databáza, jednoduchá odpoveď znie: je to usporiadaný súbor informácií, s ktorými viete ďalej pracovať.
V podnikaní môže ísť napríklad o:
- databázu klientov,
- databázu kontaktov,
- databázu firiem,
- databázu živnostníkov,
- databázu obchodných príležitostí,
- databázu dodávateľov,
- databázu telefónnych čísel,
- alebo jednoduchú databázu v exceli.
Rozdiel medzi obyčajným zoznamom a skutočne hodnotnou databázou je v tom, či vám pomáha robiť lepšie rozhodnutia. Ak v nej máte len meno a telefónne číslo, jej hodnota je obmedzená. Ak však viete, kedy bol klient naposledy oslovený, o čo mal záujem, čo nakúpil, aký problém rieši a aký ďalší krok treba urobiť, databáza sa mení na obchodný nástroj.
Databáza kontaktov nie je len zoznam mien
Mnohé firmy si myslia, že majú databázu, pretože majú uložené kontakty v mobile, e-maile alebo tabuľke. V skutočnosti však často ide len o nesúrodý zoznam údajov.
Funkčná databáza kontaktov by mala odpovedať na praktické otázky:
- Kto je náš zákazník?
- Kedy sme s ním naposledy komunikovali?
- O aký produkt alebo službu mal záujem?
- Aký problém potrebuje vyriešiť?
- Kto z firmy má zákazníka na starosti?
- Aký je ďalší plánovaný krok?
- Aký obchodný potenciál kontakt predstavuje?
Ak na tieto otázky neviete rýchlo odpovedať, databáza pravdepodobne nepracuje pre vás. Vy pracujete pre ňu.
Databáza klientov ako základ dlhodobého predaja
Databáza klientov je jedným z najdôležitejších nástrojov každej firmy. Pomáha udržiavať vzťahy so zákazníkmi, lepšie cieliť komunikáciu a nezabúdať na obchodné príležitosti.
V prípade masážneho salóna môže byť užitočné evidovať napríklad:
- meno klienta,
- telefónne číslo a e-mail,
- dátum poslednej návštevy,
- preferovaný typ masáže,
- zdravotné alebo časové preferencie,
- obľúbený termín návštevy,
- poznámku, čo klient najčastejšie rieši,
- plánovaný termín ďalšieho kontaktu.
Takáto databáza klientov umožňuje komunikovať osobnejšie. Namiesto všeobecnej správy typu „Objednajte sa na masáž“ môžete klientovi poslať relevantnejšiu ponuku podľa jeho potrieb, histórie alebo preferencií.
Prečo nestačí databáza priezvisk a databáza telefónnych čísel?
Samotná databáza priezvisk alebo databáza telefónnych čísel ešte neznamená, že firma má kvalitné obchodné dáta. Meno a číslo sú len začiatok. Skutočná hodnota vzniká až vtedy, keď k nim pridáte kontext.
Napríklad pri kontakte by ste mali vedieť:
- odkiaľ kontakt prišiel,
- či ide o existujúceho alebo potenciálneho klienta,
- o čo sa zaujímal,
- či už prebehla komunikácia,
- aký bol výsledok,
- čo treba urobiť ďalej.
Dôležité je tiež pracovať s údajmi zodpovedne. Pri osobných údajoch, ako sú mená, telefónne čísla alebo e-maily, je potrebné myslieť na súhlas, oprávnený účel spracovania a bezpečné uchovávanie dát.
Kvalitná databáza nie je o tom, mať čo najviac kontaktov. Je o tom, mať správne, aktuálne a použiteľné informácie.
Databáza firiem na Slovensku
Ak predávate firmám, dôležitým nástrojom môže byť databáza firiem. Pomáha vám sledovať potenciálnych obchodných partnerov, zákazníkov, dodávateľov alebo firmy, ktoré chcete osloviť v rámci obchodnej kampane.
Databáza firiem na Slovensku môže obsahovať napríklad:
- názov firmy,
- IČO,
- sídlo spoločnosti,
- kontaktnú osobu,
- odvetvie podnikania,
- veľkosť firmy,
- región,
- históriu komunikácie,
- obchodné príležitosti,
- stav spolupráce.
Aj tu však platí, že samotný zoznam firiem nestačí. Ak neviete, koho ste už kontaktovali, s kým prebieha obchodné rokovanie a kde je priestor na ďalšiu aktivitu, databáza rýchlo stráca hodnotu.
Databáza živnostníkov: kedy dáva zmysel?
Databáza živnostníkov môže byť užitočná najmä pre firmy, ktoré ponúkajú služby pre malých podnikateľov, remeselníkov, konzultantov alebo lokálnych poskytovateľov služieb.
Pri práci s takouto databázou je dôležité rozlišovať, či ide len o verejne dostupné údaje, alebo o kontakty, s ktorými máte reálnu históriu komunikácie. Najväčšiu hodnotu má databáza vtedy, keď je doplnená o poznámky, kategórie, plánované aktivity a obchodný kontext.
Inak povedané: databáza živnostníkov je užitočná až vtedy, keď viete, čo s ňou chcete robiť.
Databáza v exceli: dobrý začiatok, ale nie vždy dlhodobé riešenie
Mnohé firmy začínajú jednoducho. Databáza v exceli je často prvým krokom, ako si urobiť poriadok v kontaktoch, klientoch alebo obchodných príležitostiach. Pri menšom počte zákazníkov to môže fungovať veľmi dobre.
Výhodou CRM v Exceli je jednoduchosť a dostupnosť. Nevýhodou je, že pri väčšom počte kontaktov začína byť správa údajov neprehľadná.
Typické problémy databázy v exceli sú:
- duplicitné záznamy,
- neaktuálne kontakty,
- chýbajúca história komunikácie,
- slabé možnosti tímovej spolupráce,
- riziko práce s viacerými verziami súboru,
- chýbajúce pripomienky a automatizácia,
- náročnejšie vyhodnocovanie obchodných aktivít.
Excel je dobrý pomocník na začiatok. Ak však firma rastie, potrebuje systém, ktorý umožní údaje nielen evidovať, ale aj aktívne využívať.
Firemná databáza a reporting: ako získať prehľad o podnikaní
Skutočná sila databázy sa ukáže v momente, keď ju spojíte s reportingom. Firemná databáza a reporting pomáhajú manažérom aj obchodníkom pochopiť, čo sa vo firme deje.
Vďaka prehľadnému reportingu môžete sledovať napríklad: počet nových kontaktov, počet aktívnych klientov, počet obchodných príležitostí, úspešnosť obchodníkov, stav rozpracovaných ponúk, plánované aktivity, hodnotu otvorených obchodov a dôvody stratených príležitostí.
Bez reportingu firma často funguje pocitovo. S reportingom vie robiť rozhodnutia na základe dát.
A práve tu sa ukazuje rozdiel medzi obyčajným zoznamom kontaktov a najlepším CRM systémom. Kým tabuľka údaje len uchováva, CRM systém pomáha údaje využívať v každodennej práci.
Tri vlastnosti, ktoré má mať kvalitná firemná databáza
Aby bola databáza pre firmu skutočne užitočná, mala by spĺňať tri základné podmienky.
1. Aktuálne a relevantné údaje
Nie je potrebné evidovať všetko. Dôležité je evidovať to, čo firme pomáha lepšie predávať, obsluhovať zákazníkov a budovať vzťahy.
Pri každom údaji si položte otázku: Pomôže nám táto informácia lepšie komunikovať so zákazníkom alebo urobiť lepšie rozhodnutie?
Ak nie, pravdepodobne ju nepotrebujete.
2. Možnosť triediť kontakty do skupín
Dobrá databáza kontaktov umožňuje segmentovať zákazníkov podľa podobných vlastností. Napríklad podľa lokality, záujmu, histórie nákupov, veľkosti firmy, typu služby alebo obchodného potenciálu.
Vďaka tomu nemusíte posielať všetkým rovnakú správu. Viete pripraviť komunikáciu, ktorá je presnejšia, osobnejšia a účinnejšia.
3. Jasný ďalší krok
Najväčšia chyba pri práci s databázou je chýbajúci plán. Ak pri kontakte neviete, čo sa má stať ďalej, obchodná príležitosť ľahko zapadne.
Pri každom dôležitom klientovi alebo obchodnom kontakte by malo byť jasné:
- kto ho má na starosti,
- kedy prebehla posledná komunikácia,
- aký bol výsledok,
- čo je ďalší krok,
- dokedy sa má vykonať.
Plánovaný ďalší krok je rozdiel medzi aktívnym obchodom a náhodným predajom.
Ako efektívne evidovať zákazníkov?
Ak máte 20 zákazníkov, možno si vystačíte s pamäťou, e-mailom alebo jednoduchou tabuľkou. Ak ich však máte 100, 500 alebo viac, bez systému začnete strácať prehľad.
Neviete, komu ste poslali ponuku. Neviete, kto čaká na odpoveď. Neviete, koho ste dlho nekontaktovali. A často neviete ani to, koľko obchodných príležitostí máte reálne rozpracovaných.
Preto firmy postupne prechádzajú z tabuliek na online CRM systémy. Tie umožňujú evidovať kontakty, plánovať aktivity, sledovať komunikáciu, pracovať s obchodnými príležitosťami a vyhodnocovať výsledky.
FLOWii ako praktické riešenie pre databázu klientov, firiem a kontaktov
FLOWii pomáha firmám vytvoriť si prehľadnú databázu klientov, kontaktov a obchodných aktivít na jednom mieste. Namiesto roztrúsených poznámok, e-mailov a excelovských tabuliek získate systém, v ktorom vidíte dôležité informácie o zákazníkoch aj firmách.
V praxi to znamená, že viete:
- evidovať klientov a firmy,
- ukladať kontaktné údaje,
- sledovať históriu komunikácie,
- plánovať úlohy a aktivity,
- riadiť obchodné príležitosti,
- pracovať s tímom,
- vyhodnocovať výsledky cez reporting.
Moderná firemná databáza nie je len archív kontaktov. Je to nástroj, ktorý pomáha firme predávať, komunikovať, plánovať a rásť.
Záver: Databáza je hodnotná až vtedy, keď s ňou pracujete
Databáza sama o sebe firmu neposunie. Hodnotu začne prinášať až vtedy, keď sú v nej správne údaje, pravidelne sa aktualizuje a firma podľa nej koná.
Či už ide o databázu klientov, databázu firiem, databázu kontaktov alebo databázu živnostníkov, dôležitý je jeden princíp: údaje musia pomáhať lepšie rozumieť zákazníkom a robiť lepšie obchodné rozhodnutia.
Ak dnes pracujete len s kontaktmi v mobile, e-mailom alebo tabuľkou, je to dobrý začiatok. Ak však chcete mať vo firme poriadok, lepší prehľad a menej premeškaných príležitostí, je čas posunúť databázu na vyššiu úroveň.
FLOWii vám s tým môže pomôcť.
