Společnost Englima, která se zabývá stavebním poradenstvím a technickým dozorem, potřebovala vnést do obchodu i každodenního fungování firmy větší systém. Místo excelových tabulek se rozhodla zavést FLOWii, ve kterém eviduje obchodní případy, komunikuje se zákazníky a řeší fakturaci i evidenci příjmů a výdajů.
„Velkou výhodou je, že si v CRM systému můžu evidovat malé i velké zakázky a nemusím je držet v hlavě,“ říká Matúš Líška, jednatel společnosti Englima.
U každého klienta je potřeba zaznamenat jeho požadavky, navázat na předchozí komunikaci a vědět, jaké budou další kroky. Všechny informace má firma v CRM systému.
Pri širokom portfóliu služieb je takýto prehľad pre firmu dôležitý. Kým jeden klient potrebuje stavebný dozor počas rekonštrukcie, ďalší bankový monitoring alebo zabezpečiť technickú inšpekciu na zistenie nedostatkov rozostavaného domu. Pri každom treba zachytiť požiadavky, nadviazať na predchádzajúcu komunikáciu a vedieť, čo bude nasledovať. Informácie zaznamenané v CRM preto pomáhajú pokračovať v plynulej komunikácii so zákazníkom.
Evidence poptávek a obchodních případů na jednom místě
Před zavedením FLOWii využívala společnost Englima software především k fakturaci a evidenci výdajů. Chyběl jí však jednotný systém pro práci se zákazníky a komunikaci s nimi. Informace o poptávkách zůstávaly roztroušené v e-mailech a jednotlivých souborech.
CRM pomohlo firmě soustředit obchodní případy na jedno místo a nastavit jasnější postup při práci s potenciálními zákazníky. U každé poptávky si může zaznamenat potřebné informace, sledovat stav obchodního případu a plánovat další kroky.
Pro firmu to znamená především lepší organizaci a řízení obchodu. Když se k některému obchodnímu případu vrací, snadno dohledá, co klient potřebuje a na čem se již společně dohodli.
Jak CRM pomáhá při různorodých zakázkách
Englima spolupracuje se soukromými investory, firmami i institucemi veřejné správy. FLOWii pomáhá firmě udržet si přehled od první poptávky až po vystavení faktury. Díky informacím v CRM může i u různorodých zakázek plynule navázat tam, kde komunikace s klientem naposledy skončila.
FLOWii pomáhá s fakturací i financemi
Kromě řízení obchodu využívá firma FLOWii také k vystavování faktur a evidenci příjmů a výdajů. Sleduje v něm splatnost faktur a odesílá je klientům přímo z FLOWii e-mailem s připraveným průvodním textem.
Výhodou FLOWii je možnost propojení s bankou a nastavení automatického párování plateb s fakturami. Online evidence plateb vám tak ušetří spoustu času. Každou příchozí i odchozí platbu z vašeho účtu systém zaznamená do příjmů a výdajů, díky čemuž získáte lepší přehled o toku financí ve firmě.
„Pro naši společnost, která je menší co do počtu lidí i procesů, je FLOWii ideálním nástrojem, protože obchodní případy, finance i komunikaci máme v jednom systému,“ hodnotí Matúš Líška.
CRM pro menší firmu? Začněte tím, co nejvíce potřebujete
Englima dnes ve FLOWii využívá především funkce pro řízení obchodu a financí. Do budoucna chce podrobněji prozkoumat také možnosti řízení zakázek.
Její zkušenost ukazuje, jak může menší firma přistupovat k zavádění CRM. Nejdříve vyřešte konkrétní potřebu a problém, který vás ve firmě nejvíce trápí. Další funkce pak zapojujte postupně. V případě Englimy šlo především o evidenci poptávek a systematičtější práci s obchodními případy.
Různorodost zakázek se odráží také v obchodní agendě. Zatímco některé poptávky lze vyřídit rychle, u jiných je potřeba s klientem komunikovat opakovaně a postupně upřesňovat rozsah spolupráce. Firma tak CRM využívá při každodenní práci s poptávkami.
Tři tipy pro firmy, které chtějí mít v obchodu větší pořádek
Ze zkušeností společnosti Englima mohou čerpat inspiraci i další menší firmy poskytující služby.
- Zaznamenávejte všechny poptávky.
I jednorázová objednávka vyžaduje komunikaci, domluvu a fakturaci. Pokud ji zaevidujete do CRM, snadněji se k ní vrátíte, i když současně řešíte větší zakázky. - U každého obchodního případu si určete další krok.
Samotný kontakt nestačí. Zapište si, co potřebujete doplnit, co jste klientovi slíbili a kdy se mu máte znovu ozvat. CRM vám tak bude oporou i při každodenní práci. - Začněte agendou, která vás nejvíce zatěžuje.
Pokud ztrácíte přehled o poptávkách, začněte evidencí obchodních případů. Pokud opakovaně připravujete stejné zprávy k fakturám, využijte předpřipravené texty. Postupně si nastavte způsob práce, který bude odpovídat potřebám vaší firmy.
Petra Nagyová
Komunikační konzultantka | Writerka | Mentorka
Petra Nagyová je mentorka a copywriterka s více než 15 letou praxí v obsahovém marketingu. Působí také jako konzultantka v oblasti komunikace a PR. Pro FLOWii zpovídá lidi z firem a jejich podnikatelské příběhy o tom, jak jim pomáhá CRM a řešení od FLOWii. V minulosti se podílela na psaní marketingové knihy Levosphere – Marketing v praxi. V komunikaci přirozeně propojuje příběhy značek s konkrétní hodnotou pro čtenáře.
