FLOWii CRM v praxi: Jak PROPLUSCO digitalizovalo řízení obchodu

Digitalizace a automatizace dnes mění i svět HR. Společnost PROPLUSCO, jedna z největších personálních agentur na Slovensku, využívá systém FLOWii k řízení obchodních procesů, reportingu a strategickému rozhodování. Jaroslav Pavlisko, který má ve firmě na starosti obchod a vyhledávání talentů, v rozhovoru popisuje, jak FLOWii stojí v centru obchodního řízení firmy a jak CRM zefektivnilo práci týmů a posunulo procesy na vyšší úroveň. Zároveň vysvětluje, proč je dnes tolik volných pracovních míst a pro jaké zahraniční zaměstnance je Slovensko atraktivní zemí.

V rozhovoru s Jaroslavem Pavliskem se dozvíte:

• jak z malé studentské iniciativy vznikla jedna z největších personálních agentur na Slovensku,
• ze kterých zemí přicházejí zájemci o práci na slovenský pracovní trh,
• proč je téměř 100 tisíc neobsazených volných pracovních míst,
• jak PROPLUSCO díky FLOWii CRM zvládá spravovat stovky klientů a obchodních případů v HR,
• v čem digitalizace pomáhá firmě růst a dělat rozhodnutí založená na datech, a ne pocitech,
• jak FLOWii CRM pomáhá zefektivnit obchod.

Společnost PROPLUSCO má zajímavý příběh. Jak to celé začalo?

Personální agenturu založil Miroslav Kudlej se svým spolužákem už v roce 1997. V té době byli studenty vysoké školy a reagovali na tehdejší situaci na trhu práce – zprostředkovávali brigádníky do různých firem.

Firma se postupně rozrůstala a otevřela také pobočku v České republice. Dnes má 70 zaměstnanců a patří mezi největší personální agentury na Slovensku. Jsme rovněž členy Asociace personálních agentur Slovenska, která sdružuje největší agentury v rámci našeho odvětví.

Aké služby PROPLUSCO nabízí?

Poskytujeme široké spektrum HR služeb. Spolupracujeme se slovenskými i zahraničními firmami ve všech oblastech HR – od dočasného přidělení a brigádnického servisu, přes outsourcing různých služeb, recruitment, headhunting, personální poradenství až po mzdový outsourcing. Máme opravdu široký záběr.

PROPLUSCO a FLOWii CRM – digitalizace obchodních procesů

V minulosti byla nezaměstnanost v některých regionech Slovenska vysoká. Jaké jsou trendy zaměstnanosti dnes?

Na pracovním trhu je dlouhodobě nedostatek pracovníků. Aktuálně evidujeme téměř 100 tisíc neobsazených pracovních míst, která nedokážeme pokrýt místními zaměstnanci.

Důvodů je víc. Jednak máme skupinu lidí, kteří jsou dlouhodobě nezaměstnatelní, a zároveň velké procento populace odešlo pracovat do zahraničí. Tento trend stále roste. Firmy se rozvíjejí, přibývá nových projektů, ale pracovní síla chybí. Je to stále výraznější problém.

Jak firmám v této situaci pomáháte?

Specializujeme se také na dovoz zahraničních zaměstnanců. Vedle automatizace a zvyšování efektivity procesů to vnímám jako jediné možné řešení, jak nahradit chybějící pracovní sílu.

Zahraniční pracovníci jsou loajální, kvalifikovaní a často mají dlouholeté zkušenosti v oboru. Zároveň mají zájem pracovat a žít na Slovensku, proto se firmám snažíme v tomto směru co nejvíce pomoci.

Které segmenty trhu práce pokrýváte nejvíce?

Pokrýváme především průmysl a služby. Zaměřujeme se na automobilový průmysl, strojírenství, nábytkářství, farmaceutický a medicínský průmysl.

Máme mnoho klientů také v oblasti logistiky a dopravy, administrativy, retailu, e-commerce či center sdílených služeb (SSC). Řešíme vše, co souvisí s personálem – od kvalifikované až po nekvalifikovanou pracovní sílu.

Jak byste porovnali situaci na Slovensku a v České republice?

Nezaměstnanost v Česku je vyšší, a tím pádem je také větší poptávka po pracovnících. Dá se říct, že nedostatek pracovní síly je tam ještě citelnější než u nás.

Ze kterých zemí přichází na Slovensko nejvíce pracovníků?

V současnosti přichází největší počet pracovníků z Asie – zejména z postkomunistických zemí, jako jsou Kazachstán, Kyrgyzstán, Tádžikistán či Uzbekistán.

Dále přicházejí pracovníci z Indie, Filipín a Indonésie. Stále zaměstnáváme také lidi z Ukrajiny, Srbska či Moldavska, i když jejich počet postupně klesá. Je přirozené, že po čase migrují dál do západní Evropy.

Jak se mění trh práce: firmy rostou, lidí je stále méně

Mění se trendy v zaměstnávání cizinců?

Určitě ano. Dnes už to není jen o tom, že firmě dodáme pracovníky. Poskytujeme strategická a komplexní řešení – od náboru, přes onboarding až po adaptaci a stabilizaci zaměstnanců.

Každý klient je pro nás výzvou, protože každá firma funguje jinak. To, co se osvědčilo u jedné, nemusí fungovat u druhé. Naše dlouholeté zkušenosti nám pomáhají najít řešení, která jsou pro daného klienta skutečně funkční.

Až 90 % výběrových procesů realizujeme přímo v konkrétních zemích. Loni jsme měli sedm výjezdů, letos čtyři. V domovské zemi uchazečů děláme písemné i praktické testy, prověřujeme je a osobně se s nimi setkáváme. Tímto způsobem známe lidi, které doporučujeme, a dokážeme garantovat jejich kvalitu.

Můžete uvést konkrétní příklad?

Spolupracovali jsme například s velkým klientem v oblasti městské hromadné dopravy, pro kterého jsme zajistili 60 řidičů autobusů. Každý z nich prošel kompletním testováním – od psychotestů až po zkoušky jízdních dovedností.

Velká poptávka je aktuálně také po řidičích kamionů, které prověřujeme v rámci testovacích jízd a legislativních požadavků. Našim klientům poskytujeme kompletní servis na klíč – od náboru až po relokaci s ohledem na legislativu (kurzy KKV, platnost tachografových karet apod.).

Také jsme uskutečnili několik výjezdů za účelem výběru zaměstnanců pro velkého klienta v oblasti automotive. Do Kyrgyzstánu a Uzbekistánu jsme přivezli různé komponenty, pomocí kterých jsme testovali dovednosti pracovníků.

Znamená to, že firmám zajišťujete celý náborový proces?

Přesně tak. Klientům pomáháme se vším – od výběru pracovníků, přes vízový proces až po relokaci, ubytování či odvoz z letiště a následnou administraci přechodného pobytu. Na některé zahraniční cesty bereme také samotné klienty, aby se výběru účastnili osobně. Vždy jde o partnerství a dlouhodobou spolupráci.

Jak PROPLUSCO využívá FLOWii CRM pro řízení obchodu a klientů

Ve firmě využíváte FLOWii. Jak vám CRM v praxi pomáhá?

Od začátku jsme FLOWii používali jako nástroj pro evidenci klientů. Zpočátku jen částečně – hlavně pro přehled o kontaktech a rozdělení klientů mezi obchodníky.

Postupně jsme ale prošli kompletní transformací a rozhodli se využít celý potenciál CRM naplno. Dnes ve FLOWii evidujeme všechny obchodní případy, sledujeme vývoj spolupráce a využíváme data pro reporting i strategické rozhodování.

Jak konkrétně jste díky FLOWii změnili obchodní procesy?

Přepracovali jsme obchodní procesy a nastavili nový přístup k akvizici. V CRM sledujeme, jaké služby jsme klientům poskytli, jak se prodávaly, jaký byl postup obchodníka apod.

Na základě těchto dat měříme KPI a výkon obchodníků. Využíváme exporty a reporty pro vyhodnocování vývoje obchodu a sledujeme, v jakých segmentech jsme byli nejúspěšnější. FLOWii nám umožňuje rozhodovat se na základě dat, ne pocitů.

FLOWii CRM pomáhá získat pořádek, přehled a přesná data

Co se změnilo používáním CRM ve vaší firmě?

Díky FLOWii máme pořádek. Ne každý byl zpočátku nadšený, ale když obchodníci vidí reálné výstupy – grafy, čísla, trendy – mění se i jejich přístup.

Přesně vidíme, co se obchodovalo, které firmy dostaly nabídky, které obchody se uzavřely. FLOWii je pro nás důležitým nástrojem pro transparentnost a plánování. Postupným sběrem dat vidíme meziměsíční nárůst obchodních aktivit a díky jasným a strukturovaným datům dokážeme přesněji predikovat úspěšnost v jednotlivých segmentech a službách.

Chceme začít využívat také vystavování cenových nabídek ve FLOWii a zároveň rozšířit propojení přes API rozhraní. ERP a docházkový systém máme vlastní, ale určitě plánujeme další automatizaci a propojení s řešeními FLOWii.

Už dnes jsme identifikovali duplicitní aktivity, které děláme v první fázi v CRM a následně ještě v našem ERP systému. Cílem je postupně tyto aktivity, administrativu a opakující se činnosti nahradit automatizací, aby se naši lidé mohli věnovat tomu, v čem jsou skutečně dobří a co jim i firmě přináší největší přidanou hodnotu.

FLOWii CRM jako nástroj pro strategické rozhodování na základě dat

Jak motivujete zaměstnance, aby do systému zapisovali data?

Je to interní pravidlo, které musíme dodržovat, pokud chceme mít relevantní výstupy a statistiky. Bez dat se strategické rozhodování dělat nedá.

Některé věci necháváme na dobrovolné bázi, ale základní procesy v CRM musí být našimi zaměstnanci důsledně dodržovány.

Jak ve firmě přistupujete k automatizaci procesů?

Tento rok jsme prošli několika velkými změnami. Vyměnili jsme ERP systém, nasadili nové funkcionality ve FLOWii a přebudovali finanční reporting.

Máme jasnou vizi – víme, co chceme sledovat a vyhodnocovat. Na základě toho zavádíme inovace a automatizaci.

Automatizaci považuji za klíčovou. Nemám rád repetitivní práci, kterou mohou za lidi vykonávat systémy. Dnes existuje množství cloudových řešení, aplikací a AI modelů, které lze rychle implementovat.

Postupně nasazujeme další technologie v rámci našich možností a transformujeme procesy tak, aby byly efektivní a moderní.

Jakou radu byste dali ostatním podnikatelům?

Buďte odvážní a nebojte se zavádět změny. Sledujte technologie, hledejte způsoby, jak zefektivnit fungování firmy a zlepšit pracovní prostředí pro své lidi. Každá změna je výzvou, ale také příležitostí posunout firmu na vyšší úroveň.

O společnosti PROPLUSCO

PROPLUSCO je pracovní a personální společnost, která působí na slovenském personálním trhu už více než 25 let. Nabízí profesionální a vysoce kvalitní služby v oblasti vyhledávání zaměstnanců a personálního poradenství. Zároveň se stará o zajištění spolehlivých pracovníků a vyhledávání ambiciózních uchazečů o práci.