Upomínka nezaplacené faktury

Ano, ve FLOWii můžete vystavovat faktury online – zcela zdarma pro jednoho uživatele.

V bezplatné verzi můžete vytvářet neomezený počet dokladů – například běžné a zálohové faktury.
Získáte také přístup k reportingu, přehledu zaplacených i nezaplacených faktur včetně dalších funkcí fakturace.

Automatické upomínky jsou dostupné již v prvním placeném balíku, který rozšiřuje možnosti správy faktur a automatizace procesů.

FLOWii je komplexní online systém, který pomáhá firmám a živnostníkům řídit podnikání jednoduše, přehledně z jednoho místa. Mezi hlavní funkce patří:

• CRM systém – evidence klientů, obchodních případů a komunikace

• Fakturace – vystavování, odesílání a sledování faktur online

• Upomínky v mobilu – přehled neuhrazených faktur a automatické připomenutí

• Projekty a úkoly – plánování práce a řízení týmu

• Docházka – evidence pracovní doby a přehled o aktivitách

• Skladové hospodářství – správa zásob a materiálu

• Nabídky a objednávky – snadné vytváření obchodních dokumentů

• Přehledy a statistiky – sledování výkonnosti firmy v reálném čase

FLOWii tak spojuje vše, co podnikatel potřebuje – od první nabídky až po zaplacenou fakturu.

Automatické upomínky ve FLOWii fungují jako inteligentní nástroj, který za vás automaticky připomíná nezaplacené faktury po lhůtě splatnosti. Po nastavení pravidel systém sám sleduje, které faktury nebyly uhrazeny, a v určený den odešle zákazníkovi e-mailovou upomínku.

Ve FLOWii si jednoduše nastavíte, po kolika dnech od splatnosti se má upomínka odeslat, kolik upomínek chcete zasílat (například první, druhou i poslední výzvu) a přizpůsobit text zprávy dle vaší firmy.

Systém nabízí také předpřipravené profesionální šablony upomínek – stačí si vybrat, upravit detaily a FLOWii se postará o zbytek. Každá odeslaná upomínka se zároveň automaticky eviduje u dané faktury, takže máte přehled o tom, komu, kdy a kolikrát byla připomínka zaslána.

Upomínka na zaplacení faktury je upozornění, kterým dodavatel informuje zákazníka o neuhrazené platbě po lhůtě splatnosti. Slouží k urychlení platby, zachování dobrých obchodních vztahů a předcházení vymáhání pohledávek.

Příklad:
Pokud faktura se splatností 10. března nebyla uhrazena do 15. března, dodavatel může 16. března odeslat první upomínku – slušný e-mail, který připomene dlužnou částku, číslo faktury a nový termín úhrady.

Ano, můžete vložit vlastní upomínka vzor nebo výzva k zaplacení dlužné částky vzor a přizpůsobit ho tónu komunikace vaší firmy.

Automatické upomínky jsou ideální pro všechny podnikatele, živnostníky a firmy, které vystavují více faktur měsíčně.
Nejvíce je ocení ti, kterým zákazníci často platí po termínu nebo spravují větší počet odběratelů - protože šetří čas, minimalizují stres a zajišťují rychlejší platby.

Ano, můžete si stáhnout vzor upomínky k zaplacení faktury ve formě textu nebo šablony, kterou jednoduše upravíte podle potřeby.
Ještě jednodušším řešením je FLOWii – v systému naleznete předpřipravené profesionální šablony, které se automaticky odešlou klientům po lhůtě splatnosti.
Stačí si vybrat styl komunikace a FLOWii vše odešle za vás.

První upomínku je ideální odeslat 2 až 5 dní po splatnosti faktury – slušně a s připomenutím částky a data splatnosti.

E-mailová upomínka k faktuře by měla být stručná, slušná a profesionální. Cílem je připomenout platbu bez zbytečného tlaku.

Měla by obsahovat:

• Předmět zprávy: Např. „Připomínka – neuhrazená faktura č. 202501234“
• Oslovení zákazníka – osobní a zdvořilé („Dobrý den, pane Nováku…“)
• Text připomínky – stručné upozornění, že faktura je po splatnosti
• Informace o faktuře – číslo, datum splatnosti, částka a variabilní symbol
• Odkaz na úhradu - Např. tlačítko nebo QR kód pro rychlou platbu
• Závěr a poděkování – „Děkujeme za rychlou úhradu, vážíme si naší spolupráce.“
• Podpis – jméno, společnost, kontakt a logo firmy

Tip: Pište věcně, ale přátelsky. Upomínka má připomenout platbu, ne pokazit vztah se zákazníkem.

Jednoduše si přeložte vzor upomínky v online překladači nebo ve FLOWii přepnete jazyk na angličtinu – systém odešle upomínku automaticky ve správném jazyce.

Pokud faktura zůstává i po první upomínce neuhrazená, můžete poslat druhou, důraznější upomínku nebo formální výzvu k úhradě. Někdy pomůže i telefonické připomenutí nebo osobní kontakt, než se rozhodnete pro další kroky.

Pokud zákazník nereaguje ani po druhé upomínce, postupujte profesionálně, ale důrazně:

• Kontaktujte jej telefonicky – ověřte, zda fakturu obdržel a proč neplatí.
• Zašlete poslední výzvu k úhradě – uveďte přesný termín splatnosti.
• Zvažte právní kroky nebo inkaso – například přes advokáta či vymáhací agenturu.

Zde je několik tipů, jak předejít problémům se zpožděnými platbami:

• Ověřte si nové klienty – podívejte se na jejich reference nebo historii v obchodním rejstříku.
• Uzavřete smlouvu nebo objednávku písemně – ať jsou podmínky jasné ještě před dodáním služby.
• Požadujte zálohovou platbu – alespoň u větších nebo nových zákazníků.
• Sledujte splatnosti faktur – ve FLOWii máte všechny doklady přehledně na jednom místě.
• Používejte automatické upomínky FLOWii – systém připomene neplatičům fakturu automaticky a včas.
• Mějte přehled o cash flow – pomůže vám reagovat dříve, než se problém s platbami prohloubí.

Ano, zákonný úrok z prodlení faktury můžete snadno vypočítat a přidat do částky k úhradě, pokud to vaše obchodní podmínky umožňují.

Upomínka je přátelské připomenutí, že faktura je po splatnosti. Obvykle se posílá v mírném tónu a dává zákazníkovi prostor k nápravě.

Výzva k úhradě má už formálnější charakter. Upozorňuje, že pokud nedojde k platbě, mohou následovat další kroky, například vymáhání dlužné částky.

I nezaplacená faktura bez smlouvy může být právně vymahatelná, pokud prokážete, že plnění proběhlo. V takovém případě je dobré připojit výzvu k zaplacení dlužné částky vzor.

Abyste se tomuto problému vyhnuli, podívejte se, co musí faktura obsahovat.

Ano, ve FLOWii můžete fakturovat i z mobilu – rychle, pohodlně a odkudkoli, nejen z počítače.
K dispozici máte také upomínky v mobilu, takže nezaplacené faktury snadno ohlídáte i na cestách.