Objednávky z e-mailu, e-shopu, telefónu či sociálnych sietí sa môžu rýchlo roztrieštiť. Výsledkom je horší prehľad o termínoch, stave objednávok a zákazkách.
V článku si povieme, ako objednávky zjednotiť, obmedziť ručné prepisovanie a prepojiť ich cez ERP systém s ďalšími firemnými procesmi.
Najdôležitejšie zistenia
- Prepojenie objednávok, skladu, zákazníkov a fakturácie obmedzuje ručné zadávanie a znižuje chybovosť.
- Najväčší prínos sa ukáže pri raste firmy. Viac objednávok nemusí automaticky znamenať viac administratívy.
- FLOWii prepája objednávky so zákazníkmi, projektami, fakturáciou a ďalšími firemnými procesmi v jednom systéme.
- Online objednávkový systém funguje v cloude a sprístupňuje údaje tímu z rôznych zariadení.
Čo je objednávkový systém?
Objednávkový systém zhromažďuje objednávky a pomáha firme riadiť ich od prijatia až po vybavenie. Tím tak vidí stav, zodpovednosť aj ďalší krok bez hľadania v e-mailoch, tabuľkách či poznámkach.
Moderné systémy môžu znížiť náklady na spracovanie objednávok o 30 %. Najväčší prínos sa prejaví pri rastúcom počte požiadaviek, keď treba udržať poriadok bez zvyšovania administratívnej záťaže.
Príklad: Zákazník vytvorí objednávku v e-shope. Objednávkový systém ju automaticky zaeviduje, priradí stav „nová“, skontroluje dostupnosť tovaru a po odoslaní ju označí ako vybavenú.
Tip: Ak si chcete vyskúšať objednávkový systém prepojený s eFakturáciou, skladom, CRM a projektovým manažmentom, FLOWii môžete používať 30 dní zadarmo.
Aké funkcie by mal mať dobrý objednávkový softvér?
Dobrý objednávkový softvér by mal skracovať počet krokov, ktoré musí človek pri vybavovaní zákazky urobiť manuálne. Pri výbere preto nepozerajte iba na množstvo funkcií a cenu, ale najmä na to, či systém podporuje váš reálny spôsob práce.
Dôležité je, aby jednotlivé činnosti na seba prirodzene nadväzovali, od evidencie požiadavky cez sklad a interné úlohy až po fakturáciu či ďalšiu komunikáciu so zákazníkom.
1. Evidencia a stav objednávok
Pri každej objednávke by mali byť dostupné údaje o zákazníkovi, termíne, hodnote a aktuálnej fáze spracovania. Prepojenie s CRM systémom navyše umožní vidieť históriu komunikácie, predchádzajúce objednávky a ďalšie informácie o klientovi na jednom mieste. Jasne nastavené stavy, napríklad prijatá, rozpracovaná a vybavená, uľahčujú orientáciu aj pri väčšom objeme zákaziek.
2. Automatické notifikácie
Automatické notifikácie upozornia na blížiaci sa termín, novú úlohu alebo zmenu v zákazke. Sú užitočné najmä vtedy, keď na jednom prípade spolupracuje viac ľudí a jednotlivé kroky na seba nadväzujú.
V rámci projektového manažmentu tak možno lepšie koordinovať činnosti bez potreby neustále kontrolovať jednotlivé záznamy.
3. Prepojenie na sklad
Pri práci s tovarom je dôležité vedieť, či je požadované množstvo dostupné a čo bude potrebné doplniť. Napojenie na skladovú evidenciu umožňuje reagovať na objednávku podľa aktuálnej zásoby.
E-shop tak môže napríklad pri požiadavke na 10 kusov produktu okamžite overiť jeho dostupnosť a pripraviť ďalší krok expedície.
4. Prepojenie na fakturáciu
Po dokončení zákazky môžu už zaznamenané údaje poslúžiť aj pri vystavení dokladu. Napojenie na fakturačný program preto skracuje administratívnu časť procesu a obmedzuje vznik duplicitných záznamov.
Automatizácia fakturačných procesov môže znížiť náklady približne o 40 až 90 %. Úsporu prináša najmä menej manuálnej práce a nižšie riziko chýb. Výsledkom je menej administratívy a viac času na dôležitejšie úlohy.
5. História zákazníka
Predchádzajúce objednávky a komunikácia dávajú obchodníkovi kontext pri ďalšom obchode. Pomáhajú pri opakovanom predaji, riešení individuálnych požiadaviek aj pri dlhodobejšej starostlivosti o klienta.
6. Mobilný objednávkový systém
Mobilný objednávkový systém je praktický pre ľudí, ktorí veľkú časť pracovného dňa trávia mimo kancelárie. Obchodník, technik či remeselník tak môže pracovať s potrebnými záznamami aj z telefónu alebo tabletu.
Odporúčanie: Dobrým signálom je, keď sa nový používateľ dokáže v systéme rýchlo zorientovať a jednotlivé činnosti na seba nadväzujú bez komplikovaného nastavovania.
7. Integrácie s inými systémami
Objednávkový softvér by mal vedieť komunikovať aj s ďalšími nástrojmi, ktoré firma používa. Prepojenie s e-shopom, účtovníctvom, platobnou bránou, dopravcom alebo externým CRM znižuje potrebu ručného prepisovania údajov a pomáha udržať objednávky aktuálne naprieč celým procesom.
Pri výbere systému sa preto oplatí overiť, aké integrácie podporuje a či vie pracovať aj cez API. Čím viac údajov sa medzi systémami prenáša automaticky, tým menšie je riziko duplicít, neaktuálnych informácií a zbytočných administratívnych krokov.
Vo FLOWii je možné objednávky prepájať s ďalšími firemnými procesmi a externými službami cez dostupné integrácie a API. Konkrétne môžete FLOWii prepojiť napríklad s WooCommerce a WordPressom, účtovnými systémami POHODA a OMEGA, bankami ako Tatra banka, ČSOB, VÚB, Fio banka či Slovenská sporiteľňa, ďalej s Google Drive, OneDrive, Google Calendar, Make a Zapier.
Ako funguje systém riadenia objednávok?
Systém riadenia objednávok pracuje s objednávkou ako so sledom konkrétnych krokov. Po jej prijatí sa zaznamenajú potrebné údaje, následne môže prebehnúť kontrola dostupnosti, priradenie interných činností, príprava tovaru alebo služby a nakoniec expedícia či fakturácia.
Jednotlivé fázy možno podľa typu riešenia prepájať s pravidlami a automatizáciou. Zmena v jednej časti procesu tak môže spustiť ďalšiu činnosť, napríklad vytvorenie úlohy, aktualizáciu skladu alebo prípravu dokladu.
Systém na zjednotenie objednávok z viacerých kanálov
Každý predajný kanál môže prinášať požiadavky v inom formáte a s rozdielnym množstvom údajov. Systém na zjednotenie objednávok ich prevádza do spoločnej štruktúry, takže sa s nimi ďalej pracuje rovnakým spôsobom bez ohľadu na to, odkiaľ prišli.
Firma potom môže objednávky jednoduchšie triediť, filtrovať, prioritizovať alebo vyhodnocovať podľa zdroja. Zároveň sa ľahšie odhaľujú duplicity a možno porovnávať, ktoré kanály prinášajú najviac zákaziek alebo vyžadujú najviac práce.
Pre koho je objednávkový systém vhodný?
Objednávkový systém má najväčší zmysel tam, kde sa spracúva viac požiadaviek naraz a treba mať jasno v termínoch, stave aj zodpovednosti. Najčastejšie ho využijú tieto oblasti.
- E-shopy pri spracovaní väčšieho počtu objednávok a nadväzujúcich krokov.
- Zákazková výroba pri riadení individuálnych požiadaviek, termínov a jednotlivých fáz výroby.
- Remeselníci a servisné tímy pri evidencii požiadaviek z telefónu, e-mailu aj osobnej komunikácie.
- Poskytovatelia služieb pri zákazkách, rezerváciách a opakovaných požiadavkách klientov.
- B2B spoločnosti pri prepájaní objednávok s klientmi, cenovými ponukami a ďalšími procesmi.
Menší podnik pritom nepotrebuje zložitý nástroj s desiatkami funkcií. Dôležité je, aby zodpovedal reálnej prevádzke a dokázal rásť spolu s podnikaním.
Vlastný objednávkový systém vs. cloudový objednávkový systém
Pri výbere objednávkového systému máte dve hlavné možnosti: vývoj na mieru alebo hotová cloudová služba.
Vlastný objednávkový systém ponúka väčšiu voľnosť, no vyžaduje viac času, peňazí a technickej starostlivosti. Rozdiely medzi oboma možnosťami ukazuje tabuľka:
| Oblasť | Vlastný systém | Hotové cloudové riešenie |
| Počiatočné náklady | Vyššie, zahŕňajú vývoj a testovanie | Nižšie, spravidla formou predplatného |
| Rýchlosť nasadenia | Týždne až mesiace podľa rozsahu | Zvyčajne výrazne rýchlejšie |
| IT náročnosť | Vyžaduje vývojára alebo IT podporu | Technickú stránku rieši poskytovateľ |
| Flexibilita | Funkcie možno vytvoriť presne na mieru | Prispôsobenie v rámci možností softvéru |
| Údržba | Aktualizácie a opravy zostávajú na vašej strane | Zabezpečuje ich poskytovateľ |
| Škálovanie | Závisí od architektúry a ďalšieho vývoja | Jednoduchšie pri raste počtu používateľov |
Koľko stojí objednávkový systém?
Náklady sa odvíjajú od počtu používateľov, funkcií a potrebných prepojení. Jednoduché cloudové riešenia sa môžu pohybovať približne od 5 do 30 € mesačne za používateľa, zatiaľ čo vývoj na mieru môže stáť tisíce eur podľa rozsahu a náročnosti.
FLOWii začína od 11 € mesačne. Všetky balíky nájdete v transparentnom cenníku a FLOWii si následne môžete vyskúšať 30 dní zadarmo so všetkými funkciami.
Aké údaje by mala obsahovať objednávka?
Profesionálna objednávka by mala obsahovať presne tie údaje, ktoré firma potrebuje na jej vybavenie bez ďalšieho dohľadávania alebo dopĺňania informácií.
Najčastejšie ide o:
- údaje o zákazníkovi a kontaktnej osobe,
- objednané produkty alebo služby,
- množstvo, cenu a prípadnú zľavu,
- spôsob platby a dopravy,
- termín dodania alebo realizácie,
- stav objednávky a zodpovednú osobu,
- poznámku alebo špecifické požiadavky zákazníka.
Čím kompletnejšia je objednávka už pri prijatí, tým menej času tím strávi opravovaním chýb, overovaním údajov a komunikáciou navyše.
Ak si chcete vytvoriť objednávku rýchlejšie, môžete použiť aj bezplatný vzor objednávky, ktorý stačí upraviť podľa svojich potrieb.
Záver
Dobrý objednávkový systém spája objednávky, zákazníkov, sklad, úlohy a fakturáciu do jedného procesu. Tím tak vie, čo sa deje a čo má nasledovať. Pri výbere sledujte najmä to, či systém znižuje počet manuálnych krokov, šetrí čas a zapadá do reálnej prevádzky firmy.
Ak vám pomôže spracovať viac objednávok s menším počtom chýb a lepším prehľadom, plní svoju úlohu správne.
Ak chcete vedieť viac o objednávkovom systéme FLOWii, kontaktujte náš obchodný tím, ktorý vám rád poradí s výberom vhodného riešenia.
Často kladené otázky (FAQ)
1. Kedy firma spozná, že už potrebuje objednávkový systém?
Firma ho zvyčajne potrebuje vtedy, keď administratíva začne spomaľovať vybavovanie zákaziek, pribúdajú nedodržané termíny alebo je náročné zastúpiť kolegu bez zdĺhavého dohľadávania informácií. Objednávkový systém pomáha tieto slabé miesta odstrániť a udržať proces pod kontrolou.
2. Dokáže objednávkový systém automatizovať opakované úlohy?
Áno. Objednávkový systém môže automatizovať napríklad upozornenia, zmeny stavov, priraďovanie úloh či vystavenie dokladov podľa nastavených pravidiel.
V praxi to znamená menej ručných zásahov, rýchlejšie spracovanie a menšie riziko, že sa na niektorý krok zabudne. Rozsah automatizácie vždy závisí od konkrétneho softvéru a dostupných integrácií.
3. Ako objednávkový systém pomáha pri reklamáciách a vrátení tovaru?
Umožní rýchlo dohľadať pôvodnú objednávku, stav aj komunikáciu so zákazníkom. Centralizovaná evidencia tak zrýchľuje vybavenie reklamácie alebo vrátenia.
4. Dá sa objednávkový systém prispôsobiť procesom firmy?
Áno. Mnohé riešenia umožňujú nastaviť vlastné stavy, zodpovednosti, upozornenia alebo jednotlivé kroky podľa toho, ako firma pracuje. Vďaka tomu sa softvér nemusí používať podľa pevne daného postupu, ale môže lepšie kopírovať reálny priebeh objednávky od prijatia až po vybavenie.
Rozsah prispôsobenia sa však líši podľa konkrétneho nástroja, preto sa oplatí overiť si ho ešte pred nasadením.
5. Ako dlho trvá zavedenie objednávkového systému do firmy?
Pri jednoduchom cloudovom riešení môže základné nasadenie trvať od niekoľkých hodín do niekoľkých dní. Závisí najmä od počtu používateľov, nastavení a potrebných prepojení.
Pri zložitejších procesoch, migrácii dát alebo vývoji na mieru treba počítať s dlhším časom na konfiguráciu, testovanie a zaškolenie tímu.
6. Ako prepojiť objednávkový systém s e-shopom?
Objednávkový systém sa s e-shopom prepája najčastejšie cez API alebo hotovú integráciu. Objednávky sa tak môžu automaticky prenášať do systému spolu s údajmi o zákazníkovi, produktoch, platbe či stave objednávky.
Ak je súčasťou riešenia aj CRM pre e-shop, firma získava na jednom mieste históriu nákupov a komunikácie spolu s ďalšími údajmi o zákazníkovi. To uľahčuje opakovaný predaj, podporu aj následnú starostlivosť.
