Neziskové organizácie potrebujú rovnako ako firmy spoľahlivý systém na evidenciu pracovného času zamestnancov a pripravovať podklady na spracovanie miezd. Špecifikom môže byť práca v teréne, home office či striedanie viacerých pracovísk.
Občianske združenie Mládež ulice hľadalo jednoduchý a flexibilný spôsob evidencie dochádzky, ktorý by jeho ľudia mohli používať v kancelárii, z domu aj priamo v teréne. Riešenie našlo vo FLOWii.
Menej času stráveného administratívou pre organizáciu znamená viac priestoru na dôležité aktivity, ktorým sa primárne venuje.
Čomu sa venuje Mládež ulice?
Občianske združenie Mládež ulice pracuje s mládežou, rodinami a komunitami. Prostredníctvom nízkoprahového klubu, preventívnych programov a aktivít priamo v prirodzenom prostredí cieľových skupín vytvára bezpečný priestor, poskytuje odborné poradenstvo a ponúka možnosti zmysluplného trávenia voľného času.
Organizácia zároveň pomáha rodinám v kríze pri zvládaní náročných životných období a rozvíja komunitný život.
Prečo Mládež ulice začala využívať dochádzkový systém FLOWii?
Pri výbere dochádzkového systému bola pre organizáciu dôležitá najmä jednoduchosť a flexibilita. „Nechceli sme riešenie závislé od fyzických čítačiek alebo čipov. Potrebovali sme evidovať dochádzku aj mimo spoločnej kancelárie," hovorí Peter Kulifaj, riaditeľ organizácie.
Hľadali jednoduchý dochádzkový systém, v ktorom by mohli evidovať pracovný čas online bez potreby ďalšieho hardvéru v mobile alebo aj v tablete.
Práve možnosť evidovať pracovný čas online umožňuje organizácii používať jeden dochádzkový systém pri rôznych spôsoboch práce.
Ako Mládež ulice eviduje dochádzku cez FLOWii?
Práca v neziskovej organizácii neznamená iba fungovanie v kancelárii. Tím Mládeže ulice často pracuje aj z domu alebo priamo v teréne. Preto potrebujú evidovať dochádzku rôznymi spôsobmi podľa toho, odkiaľ práve pracujú.
V kancelárii využívajú dochádzkový terminál FLOWii na tablete. Zamestnanci si tak pri príchode a odchode jednoducho zaevidujú začiatok a koniec pracovného času.
Pri práci z domu nepotrebujú prístup k fyzickému terminálu. Dochádzku si zaevidujú online prostredníctvom webového rozhrania FLOWii. Ak pracujú v teréne, môžu na evidenciu pracovného času použiť mobil.
„Evidenciu dochádzky využívame kombinovane. V spoločnej kancelárii máme dochádzkový terminál spustený na tablete. Pri home office evidujeme dochádzku cez webové rozhranie a v teréne prostredníctvom mobilu,“ vysvetľuje Peter Kulifaj.
Organizácia tak nemusí prispôsobovať spôsob práce dochádzkovému systému. Naopak, spôsob evidencie dochádzky sa prispôsobuje tomu, kde zamestnanci práve pracujú. Všetky údaje sa pritom evidujú v jednom systéme, či už pracovník začína pracovný deň v kancelárii, doma alebo v teréne.
Ako využívajú údaje z dochádzky pri spracovaní miezd?
Evidenciou príchodov a odchodov sa práca s dochádzkou nekončí. Na konci obdobia potrebuje organizácia skontrolovať, spracovať a pripraviť údaje ako podklad pre mzdy. Aj tento proces si Mládež ulice pomocou FLOWii zjednodušila.
Údaje o dochádzke zamestnancov organizácia eviduje na jednom mieste bez ohľadu na to, kde pracovníci pracovali. Po kontrole dochádzky tak môže organizácia pripraviť kompletný export a odovzdať ho účtovníčke na ďalšie spracovanie.
Ten odošle účtovníčke, ktorá dáta použije ako podklad na spracovanie miezd. Údaje o zamestnancoch tak netreba pripravovať z viacerých samostatných evidencií.
„Po jednoduchej kontrole odchádza kompletný export účtovníčke, ktorá na jeho základe pripraví podklady na spracovanie miezd. V podstate ide o rýchly proces na pár klikov,“ dodáva Peter Kulifaj.
Dochádzkový systém tak organizácii neslúži iba na evidenciu pracovného času. Zjednodušuje aj následnú administratívu spojenú s prípravou podkladov pre mzdy a šetrí čas, ktorý môže nezisková organizácia venovať svojej hlavnej činnosti.
Prečo je online dochádzkový systém vhodný aj pre neziskové organizácie?
Neziskové organizácie často kombinujú prácu v kancelárii, home office a aktivity priamo v teréne. Online dochádzkový systém im umožňuje evidovať pracovný čas zamestnancov bez ohľadu na to, odkiaľ práve pracujú.
FLOWii umožňuje evidovať dochádzku cez dochádzkový terminál na tablete, webové rozhranie aj mobil. Organizácia tak nepotrebuje čítačky ani čipy a všetky údaje o dochádzke má na jednom mieste.
Výstupy z evidencie dochádzky môže následne použiť ako podklad na spracovanie miezd. Skúsenosť Mládeže ulice ukazuje, že aj nezisková organizácia môže vďaka jednoduchému dochádzkovému systému znížiť množstvo administratívy a venovať viac času svojej hlavnej činnosti.
O Mládeži ulice
Mládež ulice je občianske združenie, ktoré sa zameriava najmä na terénnu sociálnu prácu s deťmi a mládežou, prácu v rodinách a komunitnú prácu. Sústredí sa na rozvoj zručností a potenciálu mladých ľudí a sprevádza ich pri riešení náročných životných období. Rodinám poskytuje poradenstvo, v rámci ktorého hľadá cesty zo slepých uličiek a zdroje, na ktorých môžu ďalej stavať. Mládež ulice spolupracuje s inštitúciami - školami, mestskými oddeleniami, sociálnoprávnou ochranou detí, políciou aj s ministerstvami. Organizácia sa podieľa aj na systémových zmenách prostredníctvom účasti v pracovných skupinách a tvorby metodík.
Často kladené otázky
Ako funguje dochádzkový systém pre neziskové organizácie?
Online dochádzkový systém umožňuje evidovať príchody, odchody a pracovný čas zamestnancov. Dochádzku môžu zamestnanci evidovať napríklad cez tablet, počítač alebo mobil podľa toho, odkiaľ pracujú.
Dá sa vo FLOWii evidovať dochádzka pri home office?
Áno. Zamestnanci môžu pri práci z domu evidovať dochádzku prostredníctvom webového rozhrania FLOWii. Pri práci v teréne môžu využiť mobil.
Potrebuje organizácia na evidenciu dochádzky vo FLOWii čipy alebo čítačku?
Nie. Dochádzku je možné evidovať online alebo prostredníctvom dochádzkového terminálu spusteného napríklad na tablete, takže organizácia nemusí používať klasické čipy a čítačky.
Dajú sa údaje z dochádzky použiť pri spracovaní miezd?
Áno. Údaje z evidencie dochádzky je možné skontrolovať a exportovať. Mládež ulice napríklad posiela export účtovníčke, ktorá ho využíva ako podklad na spracovanie miezd.
Petra Nagyová
Komunikačná konzultantka | Writerka | Mentorka
Petra Nagyová je komunikačná konzultantka, mentorka a copywriterka s viac než 15-ročnou praxou v obsahovom marketingu. Pre FLOWii spovedá ľudí z firiem a ich podnikateľské príbehy, ako im pomáha CRM a riešenia od FLOWii. V minulosti sa podieľala na písaní marketingovej knihy Levosphere – Marketing v praxi. V komunikácii prirodzene prepája príbehy značiek s konkrétnou hodnotou pre čitateľov.
