Přinášíme vám dlouho očekávanou novinku - automatické i manuální zasílání upomínek a připomínek pro vaše zákazníky.
🔧 Kde nová nastavení naleznete
Vše potřebné naleznete kliknutím na Ozubené kolečko -> Nastavení -> Fakturace -> Upomínky. Zde si můžete určit, kdy a jak se mají odesílat připomínky nebo upomínky:
- Připomínky - zasílají se před datem splatnosti faktury, abyste zákazníka upozornili na blížící se splatnost.
- Upomínky - odcházejí po datu splatnosti, pokud faktura ještě nebyla uhrazena.
Každý uživatel má tuto funkci ve výchozím nastavení vypnutou, proto pokud ji chcete používat, jednoduše ji aktivujte podle potřeb.
🕓 Jak upomínky/připomínky fungují
- Systém odesílá automatické zprávy každé ráno ve 4:00.
- Můžete si nastavit, kolik dní před nebo po splatnosti se má email odeslat.
- Maximálně lze definovat tři upomínky, tedy tři různé zprávy, které se odesílají v různých časech po sobě.
- Každá upomínka má svoji vlastní emailovou šablonu, kterou si můžete upravit včetně HTML kódu, textu či podpisu.
✉️ Nastavení emailů a podpisů
Aby systém věděl, odkud mají být upomínky odesílány, je třeba:
1. Zvolit odesílatele (emailovou adresu), ze které budou zprávy odcházet. ➡️ Pro spolehlivé doručení je nutné nastavit SMTP připojení.
2. V sekci Emailing -> Email adresy odesílatele přidat a nastavit podpis.
Zároveň platí, že odeslané upomínky se ukládají do emailové schránky daného uživatele, takže je najdete mezi odeslanou poštou.
Po aktualizaci budete umět posílat emaily is jiným než vlastním podpisem. Toto nastavení provedete Ozubené kolečko -> Nastavení -> Emailing -> Email adresy odesílatele, kde si nastavíte výchozí adresu odesílatele, jakož i preferovaný podpis.
🧭 Manuální odesílání upomínek/připomínek
Kromě automatického režimu můžete upomínky/připomínky zasílat i manuálně. Stačí, když si ve fakturaci vyfiltrujete faktury po splatnosti/před blížící se splatností. V horním menu přibylo nové tlačítko. Po jeho stisknutí FLOWii automaticky připraví upomínku/připomínku podle přednastavené šablony, kterou můžete ještě upravit a zprávu následně odeslat.
⚙️ Individuální nastavení pro partnery
Pokud máte partnery, kterým automatické upomínky/připomínky zasílat nechcete, funkci můžete u vybraných partnerů vypnout v nastavení konkrétního Partnera kliknutím na kartu Účty a splatnost.
✨ Shrnutí výhod
- Automatické i manuální upomínky/připomínky
- Nastavení až tří šablon s různým časováním
- Možnost HTML úprav textu a vlastních podpisů
- Spolehlivé doručování přes SMTP
- Přehled o odeslaných emailech ve schránce uživatele
- Možnost definovat, kterým partnery odesílat automatické upomínky/připomínky.
