Ako FLOWii CRM pomáha spoločnosti Europak v obalovej výrobe

Společnost Europak, výrobce kartonových obalů na míru, potřebovala software pro nastavení firemních procesů a získání přehledu o zákaznících i financích. FLOWii CRM se ukázalo jako ideální řešení – je intuitivní, cenově dostupné a vhodné pro malé a střední výrobní a obchodní firmy. Přečtěte si rozhovor s Helenou Kružlicovou Tesákovou o tom, jak jim FLOWii pomáhá v praxi.

CRM systém pro obalový průmysl

V Europaku využívají FLOWii CRM k evidenci zákazníků, obchodních případů i komunikace. Každý obchodní případ a následně zakázka obsahuje všechny potřebné údaje – cenové nabídky, faktury, výkresovou dokumentaci i historii e-mailové komunikace. Díky tomu mají manažeři i obchodníci okamžitý přehled o tom, co se v zakázkách děje.

Europak využívá také FLOWii fakturaci a reporting. Faktury a výdejky dokážou vygenerovat na pár kliknutí přímo ze zakázky, přičemž systém automaticky odečte položky ze skladu. Reporting ve FLOWii pak poskytuje aktuální přehled o ziskovosti jednotlivých zakázek, stavu skladu a cash flow.

Díky FLOWii má firma všechny informace pod kontrolou, šetří čas a může se více soustředit na to nejdůležitější – rozvoj firmy a zákazníků

V rozhovoru s Helenou Kružlicovou Tesákovou se dozvíte:

• v čem spočívá obalový byznys a výroba kartonových obalů,
• co je nekonečný karton a jakým firmám se vyplatí,
• jak Europak využívá CRM systém pro obalový průmysl,
• jak FLOWii pomáhá při evidenci zakázek, obchodu, fakturaci, reportingu a skladové evidenci,
• jak FLOWii podporuje firmy v obalovém průmyslu,
• proč se vyplatí FLOWii CRM výrobním firmám.

Výroba kartonových obalů na míru

Čemu se věnuje firma Europak?

Zabýváme se výrobou obalů z vlnité lepenky na míru. Naší filozofií je, že obal není jen krabice. Je to technologické řešení, které chrání produkt, zjednodušuje logistiku a zároveň podporuje prodej.

Kdo jsou vaši zákazníci?

Našimi hlavními klienty jsou nábytkářské firmy z regionu Novohradu a okolí. Dodáváme však také obaly pro automobilový průmysl. V minulosti jsme spolupracovali i se sklářskými firmami a gastro segmentem. Tato odvětví si však prošla těžkým obdobím, což změnilo i naše portfolio zákazníků.

Jak se vám podniká v regionu Novohradu?

Region patří mezi nejméně rozvinuté na Slovensku, což se odráží i na logistice a dostupnosti infrastruktury. Na druhou stranu máme dostatek kvalifikované pracovní síly. Před pandemií jsme zaměstnávali 50 lidí, dnes je nás deset, ale investujeme do nových projektů a inovací, které nám pomáhají firmu znovu nastartovat.

Jak funguje obalový byznys?

V čem je kartonový byznys jiný?

Kartonový byznys je velmi náročný. Existuje mnoho typů kartonů a každý zákazník má specifické požadavky. Musíme zohledňovat gramáž, pevnost, průraznost či strukturu materiálu. Navíc se ceny papíru jako základní suroviny neustále mění. Pro naše zákazníky je často důležitý také certifikát FSC, který garantuje ekologický původ a udržitelnost. Flexibilita a schopnost přizpůsobit se trhu jsou proto nezbytné.

Jak funguje výroba obalů v praxi?

Zákazník přijde s produktem a v Europaku mu navrhneme optimální typ obalu, přičemž zohledníme jeho hmotnost, způsob manipulace i logistiku. Prototyp obalu otestujeme, doladíme jeho design, případně potisk, a následně spustíme sériovou výrobu. Takto vznikají obaly, které šetří náklady a podporují prodej.

Řešíte také logistiku a dodání obalů firmám?

Logistiku zajišťujeme vlastními silami, máme vlastní vozový park. Při větších objemech využíváme externí logistické partnery.

Zmínili jste, že konkurence v obalovém byznysu je velká. Jak to řešíte?

Na slovenský trh jsme přinesli nekonečný karton, známý také jako Fanfold nebo Z-Fold, a jsme jeho výhradním distributorem. Firmám umožňuje vyrábět obaly přesně podle potřeby, minimalizovat skladové zásoby a snižovat nadbytečný odpad. Je to inovativní, nákladově efektivní a ekologické řešení.

Co je nekonečný karton?

Jde o souvislý list z vlnité lepenky, který je složený jako vějíř a harmonikově uložený do balíku. Je to velmi užitečný produkt, z něhož můžete vytvářet obaly přesně tehdy, kdy je potřebujete, a v rozměrech, které si sami zvolíte.

Ke zpracování nekonečného kartonu je potřeba speciální technologie, která umožní výrobu obalů na míru. Do stroje vložíte nekonečný karton, nastavíte požadované rozměry a typ krabice – a obal se následně vyrobí.

Daří se vám s ním prosadit?

Je to novinka, kterou se snažíme rozběhnout – a zatím se nám to celkem daří.

Jde o nákladově efektivní řešení. Firmy nemusí skladovat několik typů kartonů ani držet velké množství různých velikostí. Přináší jim to větší pořádek i úsporu. Nekonečný karton lze využít pro balení široké škály produktů v různých velikostech a množstvích.

Fanfold je navíc šetrný k životnímu prostředí, protože eliminuje potřebu nadbytečných zásob a minimalizuje odpadový materiál. Je ideální zejména pro nábytkářský a logistický průmysl, ale také pro firmy, které balí produkty různých velikostí – od menších sérií až po dlouhé profily a tyče. Díky své univerzálnosti přináší úspory a pořádek do skladu.

FLOWii pro obalové firmy

Vaše firma je známá i tím, že používá FLOWii. Proč jste si vybrali právě tento software?
FLOWii jsem do firmy zavedla já. S ERP systémem jsem pracovala v předchozí společnosti a měla jsem s ním velmi dobré zkušenosti.

V Europaku jsem nejprve nastoupila na pozici obchodní manažerky. Postupně jsem přešla na funkci Business Development Managera. Potřebovala jsem nastavit firemní procesy, což je základ. Firma dlouhé roky fungovala na jednoduchém účetním softwaru a excelových tabulkách.

Podobně funguje i mnoho malých a středních firem. Často jim chybí systém, který by odpovídal jejich potřebám. Protože jsem celý život pracovala ve výrobních společnostech a přicházela do kontaktu se softwarem, věděla jsem, co potřebuju a jak nám FLOWii může pomoci.

Splnilo FLOWii vaše očekávání?

FLOWii je pro náš typ firmy ideální nástroj a velká pomoc. Je to jednoduchý a intuitivní software. Nedám na něj dopustit.

FLOWii ERP pro malé a střední firmy

Co se ve firmě změnilo zavedením FLOWii?

Díky FLOWii máme pořádek, protože všechny informace evidujeme přímo v systému.

Máme centrální nástroj, který nám dává přehled o zakázkách, obchodech i financích. Ve FLOWii evidujeme obchodní případy, faktury, posíláme přes něj e-maily a ukládáme výkresovou dokumentaci. Vystavujeme v něm cenové nabídky. Fakturu nebo výdejku dokážeme vygenerovat jedním kliknutím. Manažeři oceňují, že ve FLOWii mají přehled o cash flow v reálném čase.

Jak nastavit procesy ve firmě pomocí FLOWii

Uveďme si konkrétní příklad jako inspiraci pro firmy, které zatím nepracují s FLOWii. Co by měla společnost udělat jako první, pokud se rozhodne software zavést?

Zavedení FLOWii je především o správném nastavení priorit. Každá firma by si měla položit otázku: Kde ztrácíme informace a jaká data jsou pro nás nejcennější? FLOWii je flexibilní systém, který se dá přesně těmto potřebám přizpůsobit.

Pro Europak je klíčovým modulem Zakázky. V jednom přehledném rozhraní máme všechno – cenové nabídky, výkresy, faktury i historii komunikace. V systému dokážeme sledovat, v jaké fázi se zakázka nachází. Díky tomu šetříme čas a máme jistotu, že nám nic důležitého neunikne.

Pro více informací o úspěšném využívání FLOWii v praxi si prohlédněte naše případové studie.

Jak FLOWii pomáhá sledovat zakázky a finance

Jaký význam má FLOWii pro majitele firem a manažery?

Pro majitele a manažery je FLOWii nástrojem, který okamžitě odpoví na otázku: Jak jsme na tom finančně právě teď?

V systému vidí stav firemních financí, cash flow, pohledávek i závazků na pár kliknutí. To, co v malých a středních firmách často chybí, protože spolupracují s externími účetními, máme dnes k dispozici v reálném čase.

Jak pracujete se zákazníky a zakázkami ve FLOWii?

Při evidenci zakázek postupujeme následovně:

1. Pokud k nám přijde zákazník a ještě není jisté, zda dojde k vystavení objednávky nebo zda ho zobchodujeme, ve FLOWii založíme obchodní případ.
2. Následně připravíme cenovou nabídku pro zákazníka.
3. Současně si do systému nahrajeme náš obal jako produkt, který mu nabízíme. K tomu zakládáme Karty ve skladu nebo v produktech.
4. Ve FLOWii máme uložené všechny potřebné informace – například i s výkresovou dokumentací.
5. Pokud je cenová nabídka schválena, z obchodního případu můžeme přímo vygenerovat zakázku. A ta už je v podstatě objednávkou, ve které jsou všechny informace.

Řešíte ve FLOWii i komunikaci a emailing?

Ano, ve FLOWii řeším celou komunikaci, protože obsahuje i emailing. Mám přehled o každé události v obchodním případě – co se kdy stalo, zda jsem zákazníkovi poslala e-mail a jakou odpověď jsem od něj obdržela.

Tímto způsobem minimalizujeme chyby a máme kompletní přehled o celém procesu – od prvního kontaktu až po finální dodání.

Využíváte i fakturaci nebo sklad?

Fakturu nebo výdejku ze skladu vygenerujeme na jedno kliknutí, přičemž systém automaticky odpíše materiál. Okamžitě tak vidíme nejen stav zásob, ale i reálnou ziskovost zakázky. Před zavedením FLOWii to bylo velmi náročné. U některých zakázek jsme zpětně zjistili, že byly dokonce ztrátové.

FLOWii skladová evidence

Jak pracujete se skladem ve FLOWii?

Sklad mi sice nevyhodnotí nadspotřebu materiálu, ale díky exportům si to umím nastavit a spočítat. Skladová evidence mi postačuje i v této podobě.

Skladová evidence ve FLOWii je jednoduchá a přehledná. Evidujeme příjem i výdej a podle kategorií dokážeme data rychle vyhledat nebo exportovat do Excelu k další analýze.

Využívate aj fakturáciu alebo sklad?

Faktúru alebo výdajku zo skladu vygenerujeme na jeden klik, pričom systém automaticky odpíše materiál. Okamžite tak vidíme nielen stav zásob, ale aj reálnu ziskovosť zákazky. Pred zavedením FLOWii to bolo veľmi náročné. O niektorých zákazkách sme spätne zistili, že boli dokonca stratové.

FLOWii skladová evidencia

Ako pracujete so skladom vo FLOWii?

Sklad mi síce nevyhodnotí nadspostrebu materiálu, ale vďaka exportom si to viem nastaviť a vypočítať. Skladová evidencia mi postačuje aj v takejto forme.

Skladová evidencia vo FLOWii sklade je jednoduchá a prehľadná. Evidujeme príjem aj výdaj a podľa kategórií vieme dáta rýchlo vyhľadať či exportovať do Excelu na ďalšiu analýzu.

Jaké typy reportingu si děláte ve FLOWii?

Díky FLOWii měříme obratovost, rentabilitu a stav skladu každý měsíc. Máme pod kontrolou finance a dokážeme okamžitě reagovat na změny. To, co dříve znamenalo dlouhé hodiny práce v Excelu, dnes vidíme na pár kliknutí.

Na co jste ve firmě pyšní v rámci procesního know-how?

Na to, že jsme i v těžkých podmínkách regionu dokázali nastavit procesy a přijít s inovacemi, které nás odlišují od konkurence. Fanfold a FLOWii jsou důkazem, že i menší firma může přinášet inovativní řešení a být spolehlivým partnerem pro velké zákazníky.

Jakou radu byste dali podnikatelům a firmám?

Buďte odvážní, modernizujte a investujte do procesů. Software jako FLOWii nebo inovativní řešení v oblasti obalů nejsou náklad, ale investice do efektivity, flexibility a budoucnosti.

O společnosti Europak

Společnost Europak patří mezi významné výrobce obalů a krabic z vlnité lepenky v regionu Novohrad. Tvoří ji zkušení odborníci v obalovém průmyslu, kteří navrhují a dodávají obaly především pro průmyslové zákazníky podle jejich požadavků. To vše v nejvyšším kvalitativním standardu a s důrazem na maximální ochranu zboží.