Vyberáte CRM pre vašu firmu a neviete, podľa čoho sa rozhodnúť? Predpokladáme, že jeden z hlavných dôvodov, prečo chcete zaviesť informačný systém na riadenie podniku je, aby ste získali prehľad a poriadok nad každodenným dianím vo firme. CRM vám môže významne pomôcť v rozhodnutiach na základe presných dát, znížiť chybovosť pri riadení projektov, zvýšiť produktivitu zamestnancov a umožní vám sledovať cashflow. Vďaka všetkým týmto parametrom následne môžete posúdiť, či váš biznis rastie a je ziskový.
Pri výbere vhodného CRM si skúste vybrať aj na základe otázok, ktoré sme pre vás pripravili. Skúste sa nad nimi hlbšie zamyslieť a spísať si vo firme odpovede spoločne. Ak na niektorú z nich odpoviete „nie“, nepreskakujte ju. Zastavte sa a rozmýšľajte.
Vyberáme CRM – aké sú ciele, potreby a vízia našej firmy?
A teraz sa pozrime na konkrétne otázky, ktoré vám môžu pomôcť získať lepšiu predstavu o tom, aké požiadavky by ste mali mať na váš budúci informačný systém.
- Aká je stratégia predaja nášho podniku?
Zahrňte krátkodobú i dlhodobú stratégiu. - Aká je organizačná štruktúra riadenia našej firmy?
- Aké sú naše hlavné požiadavky na dobré CRM?
Aké sú vaše aktuálne a možné budúce požiadavky na informačný systém? - Aké sú individuálne požiadavky našich ľudí na informačný systém?
Definujte požiadavky na CRM z pohľadu majiteľov firmy, ako aj z pohľadu kľúčových ľudí vo firme. - Aké produkty alebo služby chceme v budúcnosti uviesť na trh?
- Máme vo firme zavedené podnikové procesy? Máme spísané naše interné pravidlá a riadia sa nimi aj naši zamestnanci?
- Poznáme všetky postupy pri poskytovaní našich produktov a služieb zákazníkov?
Prečo sú tieto otázky dôležité? Predstavte si, že ste štvorčlenná rodina a potrebujete nové auto. Na základe čoho si ho budete vyberať? Predtým, než si kúpite nové auto, musíte vedieť, koho v ňom budete rozvážať, kam sa budete všade s vašimi rodinnými príslušníkmi presúvať, či potrebujete väčšie, rýchle auto alebo vám postačí auto strednej veľkosti. A samozrejme, určite považujete za vhodné, aby ste ho aj otestovali. To však nie je všetko. Ak si už kúpite nové auto, chcete, aby rovnako a pohodlne slúžilo všetkým, ktorí sa v ňom budú viesť.
Ten istý princíp platí aj pri výbere informačného systému, a teda vášho nového CRM, ktoré budú využívať predovšetkým vaši zamestnanci. So softvérom by mali byť vaši ľudia stotožnení, pretože ak im CRM nebude pomáhať pri práci, odmietnu ho používať.
Samozrejme to isté sa môže stať aj pri zavedení toho najlepšieho riešenia, ale svojich ľudí na neho môžete vždy pripraviť. Ideálne je, ak ešte pred implementáciou budete CRM testovať spolu s nimi a hľadať spôsoby, ako im môže zlepšovať prácu a viesť k efektivite a šetreniu ich času, ktorý môžu využiť na iné dôležitejšie pracovné úlohy.
CRM a vaši zamestnanci – zisťujte, aké sú ich potreby
O výbere vhodného informačného systému vždy diskutujte najmä s kľúčovými zamestnancami a zisťujte ich potreby a očakávania. Ako sme spomínali, niektorí ľudia sa k zmenám často stavajú negatívne. Ak však vyberiete vhodný nástroj, napokon zistia, že s ním môže byť radosť pracovať a napokon im mnohé v práci uľahčí.
Nájdite vo vašej firme ľudí, ktorí chápu podstatu zmeny a rastu a sú schopní nadchnúť aj ďalších. Takíto kolegovia vám môžu pri zavádzaní nového softvéru a adaptácii sa na neho značne pomôcť.
Pred samotným zavedením CRM určite nezabúdajte na dôkladné testovanie a školenia. Obe sú nevyhnutnou súčasťou procesu implementácie. Sledujte najmä, aké zmeny môžu nastať vo vašich firemných procesoch. Vidíte výhody systému? V čom vám môže jednoznačne uľahčiť prácu alebo priniesť viac poriadku a prehľad vo firme?
Najlepšie CRM neexistuje, jeho výber však môžu ovplyvniť vaši zamestnanci
Veľa majiteľov firiem a manažérov očakáva od zavedenia informačného systému konkrétne výsledky. Je pravda, že dobrý softvér na riadenie podniku vám dokáže spracovať, vyhodnotiť a automatizovať veľa činností a tiež ušetriť nemalé finančné prostriedky. Na jeho zavedenie by ste sa však mali vo firme dôkladne pripraviť.
Ak si CRM systém pred nasadením dobre otestujete a je v súlade s vašimi krátkodobými a dlhodobými cieľmi, potrebami a smerovaním, ste na správnej ceste. Na druhej strane však treba aj povedať, že existujú aj firmy, v ktorých zavedenie informačného systému neprebehne podľa očakávaní.
Ak chcete dosiahnuť, aby vaši zamestnanci využívali CRM, zamerajte sa pár dôležitých bodov:
- CRM by malo byť intuitívne a riešiť potreby ľudí
Je dôležité, aby ľudia mali chuť pracovať s CRM a vnímali ho nie ako príťaž, ale ako benefit. CRM slúži na to, aby uľahčovalo prácu vašim ľuďom a nie im komplikovalo život.
- Dbajte na správnu implementáciu a zaškolenie
Ľudia by mali vedieť, ako s CRM pracovať správne. FLOWii vám poskytuje aj online príručku a online prezentáciu CRM systému zdarma. Zavádzajte informačný systém a jeho riešenia trebárs aj postupne.
- Nastavte si procesy a komunikačný plán
Akým spôsobom budete využívať CRM vo firme, k akým dátam budú mať vaši zamestnanci prístupy a ako bude postupovať napríklad obchodné oddelenie? Kto môže aktualizovať databázu kontaktov? Vypracujte smernicu a komunikačný plán. Pracovné postupy musia byť jednoduché a jasné.
- Motivujte ľudí, aby pracovali so systémom
Prečo sa im oplatí pracovať s CRM, aké to má pre nich benefity? Spíšte ich a vymenujte ich, aby jeho prínosu rozumeli.
Mnohé firmy zavedením informačného systému FLOWii už veľa získali. Okrem prehľadu a poriadku v každodenných činnostiach zaznamenali aj stabilný rast.
