Vytvorenie úspešného projektového tímu závisí od mnohých faktorov. Ovplyvňujú ho ciele projektu, potreby zákazníka i rozpočet, ktorým disponujete v rámci projektu. Viete, ako vytvoriť dobrý projektový tím? Pomôžu vám nasledovné kroky.
Ako vytvoriť tím pre projekt?
- Stanovte si jasné pravidlá a ciele projektu
Predtým, ako si vyberiete členov tímu, si jasne stanovte ciele projektu a požiadavky na tím, ktorý ho bude realizovať. Najúspešnejšie projekty vedú projektoví manažéri, ktorí vedia stanoviť základné pravidlá a definovať očakávania od začiatku. Tie by mali zahŕňať jasné hranice a kroky, ktoré treba podniknúť, ak nastane problém alebo sa projekt zasekne. Spíšte základné pravidlá a zdieľajte ich so svojím projektovým tímom.
- Určite zodpovednosti a úlohy
Mnohé projekty si vyžadujú ľudí naprieč rôznymi oddeleniami. Každý člen tímu by mal mať preto jasne stanovené zodpovednosti a úlohy. Projektový manažér by mal vytvoriť organizačnú štruktúru tímu, z ktorej bude zrejmé, kto je vedúci projektu zodpovedajúci za projekt a kto má ďalšie konkrétne povinnosti.
Pri projektovom manažmente a plánovaní úloh vám pomôže aj online projektový manažment alebo online plánovač úloh od FLOWii.
- Stavte na ľudí so skúsenosťami
Je dôležité, aby členovia vášho tímu mali relevantné skúsenosti a kvalifikáciu pre konkrétny projekt. Zvážte aj ich tímové zručnosti a pracovné návyky.
- Vytvorte tímovú kultúru a komunikujte
Je dobré, ak sú členovia tímu hodnotovo nastavení a majú jasne zadefinované ciele. Vytvorte dobrú atmosféru, aby sa všetci cítili pohodlne a otvorene medzi sebou komunikovali. Komunikujte efektívne a majte prístup ku všetkým informáciám.
Keďže práca na projekte spája viac ľudí v tíme, udržiavajte plynulú komunikáciu. Môžete tak urobiť aj vytvorením komunikačného plánu. Organizujte pravidelné projektové stretnutia a porady, sledujte konkrétne aktivity, reportujte, vymieňajte si skúsenosti a konštruktívne riešte, ak niečo brzdí projekt.
- Sledujte výkon tímu a motivujte vašich ľudí
Poskytujte spätnú väzbu na prácu jednotlivých členov a motivujte ich. Sledujte, či sú v niektorej oblasti potrebné zlepšenia alebo či niektorý z členov tímu nerobí niečo nad rámec. Zadeľujte pracovné úlohy tak, aby boli medzi členmi rozdelené rovnomerne. Sledujte čas vašich zamestnancov strávený na úlohách. Nadčasy nezanedbávajte. Zamestnancov, ktorí urobia viac, oceňujte.
Kto každý by mal tvoriť projektový tím?
- Vedúci projektu – je zodpovedný za celkové riadenie projektu a zabezpečenie, aby sa naplnili jeho ciele. Preberá zodpovednosť za výsledky a úspešnosť projektu
- Špecialisti – členovia tímu, ktorí majú odborné znalosti a skúsenosti v oblastiach, ktoré sú potrebné pre realizáciu projektu. Ak ide o projekt na tvorbu softvéru, členmi projektového tímu by mali byť programátori, dizajnéri, testeri a ďalší
- Projektový manažér – zodpovedá za riadenie a koordináciu projektových činností, vrátanie dobre nastavenej komunikácie a koordinácie jednotlivých členov tímu
- Klient - je zodpovedný za poskytovanie informácií, zdieľa svoje požiadavky a poskytuje spätnú väzbu na projekt
- Rizikový manažér – zodpovedá za identifikáciu a riadenie rizík v projekte
- Komunikačný manažér – koordinuje komunikáciu medzi členmi tímu, zákazníkom a ďalšími zainteresovanými stranami v rámci projektu
- Administratívny pracovník – zodpovedá za zabezpečenie administratívnej podpory projektu, napríklad za správu dokumentácie, sledovanie rozpočtu a ďalšie úlohy
Chcete úspešne riadiť projekt? Vyskúšajte FLOWii
Ak chcete úspešne riadiť projekt a projektový tím, môžete využiť aj online projektový manažment od FLOWii. Nielenže poskytuje jednoduché plánovanie projektov, ale dokonca spája ľudí v tíme, zlepšuje spoluprácu i komunikáciu, pomáha v efektivite a znižuje zbytočný stres a chaos.
Projektové riadenie vo FLOWii prináša okamžitý prehľad o stave vašich projektov a zákaziek. Vaši ľudia majú všetky informácie v jednom systéme, z ktorého im vyplývajú jasné zadania, plán úloh, pridelená zodpovednosť a dôležité termíny. Pravidelne opakujúce sa zákazky a projekty s rovnakým pracovným postupom majú dokonca svoje vlastné šablóny. Ak teda realizujete projekt, ktorý má podobné postupy ako napríklad minulý rok, FLOWii vám ich pripomenie.
Ako využíva projektový manažment firma BVK-PRO?
Projektový manažment využíva aj firma BVK-PRO zo Šamorína, ktorá poskytuje svoje služby v oblasti statiky stavieb. „Potom, čo preberieme projekt, si na začiatku určíme, kto je za neho zodpovedný a zároveň má na starosti komunikáciu s partnerom. Pri každom projekte sú rozpísané základné pravidlá. V systéme teda vidíme, kto je zodpovedný za projekt, deadline projektu, aký máme rozpočet a či sa dodržiava. Projektu potom pridelíme jeden tím, ktorý ho rieši,“ vysvetľuje Ádám Varga.
BVK-PRO: Firma, ktorá od začiatku využíva FLOWii a má poriadok v procesoch
V systéme FLOWii evidujú každú jednu zákazku, v rámci ktorej má každý manažér prehľad o pracovných úlohách členov tímu a prostredníctvom ktorého vie dosledovať, či sú dokončené načas a či sa na projekte pracuje podľa plánu a stíhajú dôležité termíny. Keď je napríklad úloha dokončená, ďalším členom v tíme prichádza notifikácia a manažér môže úlohu skontrolovať.
Projektový manažment môžete prepojiť aj s CRM
Vo FLOWii môžete efektívne organizovať prácu a zjednodušiť projektové riadenie celého tímu. Zároveň si ho môžete prepojiť aj s kalendárom a sledovať termíny aj v mobile. Pridaním novej úlohy, zákazky alebo projektu či pri akejkoľvek inej zmene alebo vypršaní termínu vás notifikácia upozorní priamo v systéme alebo e-mailom. Nemusíte tak všetko držať v hlave. Všetka komunikácia s klientom alebo dodávateľmi, ako aj plánované aktivity sú na jednom mieste. Nemusíte ich dohľadávať v mailoch. Podobne to platí aj pri histórii vašich všetkých aktivít.
Veľkou výhodou je, že projektový manažment môžete prepojiť s CRM systémom, prostredníctvom ktorého riadite celý firemný proces od prvého kontaktu so zákazníkom až po vystavenie online faktúry. Vďaka CRM môžete mať lepší prehľad o obchodných aktivitách, ktoré vám prinášajú nové zákazky. Akonáhle ste ktorý
Petra Nagyová
