Až 65 % podnikateľov stále nevyužíva moderné technológie, ktoré by im mohli uľahčiť automatizáciu jednoduchých pracovných činností a workflow. Viete si predstaviť, že by ste niektoré procesy vo firme nastavili inak, aby ste znížili výdavky, zvýšili obraty a boli bližšie k spokojným zákazníkom? Ak sa vaša firma cyklí pri opakujúcich sa výzvach, možno bude zádrhel aj v procesoch, ktoré potrebujete zmeniť. Prečítajte si, ako zmeniť procesy vo firme a ako pritom môžete využívať CRM systém. Zozbierali sme pre vás tipy aj pre podnikateľov.
Chcete naďalej pokračovať v starých postupoch alebo sa dostať v biznise pred konkurenciu? Dobrý firemný softvér dokáže automatizovať pracovné činnosti a niektoré úlohy vykonáva za vás. Prináša úsporu nákladov, väčšiu efektivitu a plynulé riadenie firemných zákaziek. To však nie je všetko.
Prečo podnikatelia automatizujú procesy vo firme?
Predstavte si napríklad stavebnú firmu, ktorá zabezpečuje veľký projekt. Bez automatizácie procesov by celý proces skončil nekonečným papierovaním, nesplnenými úlohami načas, nízkou efektivitou práce a nespokojnosťou z konečných výsledkov.
"V CRM systéme evidujeme každú zákazku, v rámci ktorej má každý manažér prehľad o pracovných úlohách členov tímu. Vieme si tak sledovať, či sú dokončené načas a či sa na projekte pracuje podľa plánu a stíhajú dôležité termíny. Keď je úloha dokončená, ďalším členom v tíme prichádza notifikácia a manažér môže úlohu skontrolovať," vysvetľuje Ádám Varga, jeden zo spolukonateľov spoločnosti BVK-PRO, ktorá je zameraná na projekty v oblasti statiky.
V tempe, v akom firma rástla, firma potrebovala nastaviť nové postupy a zakúpiť potrebné softvéry pre pre riadenie firmy a procesov.
Úlohy dnes nemožno zadávať len ústne, automatizujte
Naučiť sa delegovať je podľa CEO vydavateľstva CBS, Milana Paprčku, dôležitá schopnosť podnikateľa. No nielen to. Nové nastavenie vo firme môže biznisu výrazne pomôcť. "Uvedomil som si, že úlohy nemožno zadávať ústne. V opačnom prípade je to hra na telefón a pokyny sa dajú ľahko zmeniť, avšak ťažko odkontrolovať. Nebolo to ideálne ani cez maily," hovorí.
Vo firme hľadali ideálny firemný systém, s ktorým by išli projekty ako po masle. "Najprv sme využívali Trello, ktoré sa skôr hodí na menšie projekty. Vo firme sme však potrebovali zlúčiť evidenciu zákaziek a obchodných prípadov, projektový manažment, fakturáciu a firemné financie, ako aj sledovanie príjmov a výdavkov do jedného systému. Vyvinuli sme vlastný systém a napokon sme s ním mali ešte viac práce. Napokon nás zachránilo FLOWii," hovorí podnikateľ.
Ako môže automatizácia fungovať v praxi? Tu je návod!
Vo vydavateľstve CBS si napríklad v systéme FLOWii spísali aj jednotlivé smernice. Grafik napríklad podľa nich vie, ako má postupovať pri konkrétnom type projektu. "Veľmi nám pomáhajú prehľady a štatistiky, evidencia obchodných prípadov a možnosť sledovať cash flow. Ku každej zákazke v CRM sa nám automaticky priraďujú príjmy. Ak vystavíme faktúru, odchádza ku konkrétnemu zákazníkovi a tiež sa priradí ku konkrétnej zákazke. Podobne ako informácia o úhrade. Aj takýmto spôsobom si vo FLOWii vieme veľmi pekne odsledovať ekonomiku zákaziek," vysvetľuje Milan Paprčka.
Firma musí byť na využívanie vhodných nástrojov a softvérov pripravená. Potvrdzuje to aj Stanislav Jakubjak, zakladateľ a majiteľ spoločnosti S-Line Systems. FLOWii riešenia začali využívať postupne - najprv na online fakturáciu, neskôr na sledovanie obchodu a obchodných prípadov, pričom testovali ďalšie procesy. "Kým sme prešli do FLOWii, musel som vytvoriť a spísať všetky postupy a procesy, aby nám vo firme fungovali aj prakticky. Vďaka tomu sme za dva roky pomerne rýchlo narástli," konštatuje podnikateľ.
Vo FLOWii dnes riešia aj projektový manažment, celý obchod a skladové hospodárstvo majú napojené na eshop. "Systém si budujeme a snažíme sa z neho vyťažiť, čo sa dá. Stále však vnímam, že ho nevyužívame na 100 %," priznáva.
Ste si istí, že ste na nezabudli na žiadneho zákazníka? Urobte si poriadok v kontaktoch
Aj obyčajná, ale poctivá inventúra v databáze kontaktov v CRM systéme môže firme priniesť veľa. "Prekopali sme databázu partnerov, čím sme nanovo nastavili proces obchodu. Otvorili sa nám tým nové možnosti. Po dvoch týždňoch práce a upratovania obchodných prípadov sme zrazu nestíhali obvolávať zákazníkov. Mali sme viac ako 140 nespracovaných dopytov. Kolegyňa v systéme vytriedila, kto má kam ísť na stretnutia, kam máme poslať ponuku, kam už bola odoslaná," dodáva.
S automatizáciou ide všetko rýchlejšie
Výhodou FLOWii je, že neustále prichádza s novými funkcionalitami a dáta s dôležitými informáciami v podnikovom systéme máte v bezpečnom cloude a odkiaľkoľvek k dispozícii.
Automatizácia procesov vo firme sa dá dnes využiť nielen v administratíve, ale aj pri riadení projektov, v obchodných aktivitách, ale aj vo výrobe či skladovom hospodárstve. CRM dnes využívajú výrobné firmy, spoločnosti zamerané na fotovoltiku, stavebné spoločnosti, ale aj vydavateľstvá, vzdelávacie inštitúcie či právnické a advokátske kancelárie. Automatizácia už nie je len voľbou, ale aj pre mnohé malé a stredné firmy nevyhnutným riešením.
FLOWii napríklad manažérom firiem a podnikateľom umožňuje:
- evidenciu zákaziek
- sledovanie obchodných prípadov
- zvládania mnohých projektov a projektových činností
- bezproblémové sledovanie jednotlivých fáz projektu aj pri časovo náročných zákazkách
- organizáciu a evidenciu financií vo firme
- naplnenie dohodnutých rozpočtov
- dodávanie prác načas a v dohodnutom termíne
- zlepšovať zákaznícku skúsenosť, aby sa k vám zákazníci vždy vracali
- robiť strategické rozhodnutia aj vďaka kvalitným dátam, ktoré si budete aktualizovať v CRM systéme
