Michal Urban a Jaroslav Svoboda sú spolužiaci z vysokej školy. V minulosti by im ani nenapadlo, že spolu budú podnikať. Napokon spolu založili firmu URBANIX, ktorá sa špecializuje na priemyselné, športové, verejné i komerčné LED osvetlenie a elektroinštalácie. Prinášajú riešenia, ktorých cieľom je šetrenie prevádzkových nákladov na osvetlenie a zvyšovanie sebestačnosti prostredníctvom fotovoltických systémov. Prečítajte si, ako im pri riadení zákaziek a chodu firmy pomáha systém FLOWii.
Čomu sa venuje firma URBANIX?
Zameriavame sa na úsporu nákladov pre firmy a domácnosti. Aby ste mali predstavu, realizáciou našich projektov dokážeme optimalizovať náklady na osvetlenie v priemere na 60 až 80 % úspory elektrickej energie. Prostredníctvom fotovoltických systémov zvyšujeme sebestačnosť a znižujeme náklady na elektrinu, čo je zaujímavé najmä z ekonomického, ale aj ekologického hľadiska.
Michal Urban (z pravej strany) a vedľa neho Jaroslav Svoboda so svojím tímom, Urbanix
V URBANIX sa špecializujeme najmä na riadenie a správu osvetlenia v priemyselných a výrobných halách a fotovoltiku. Taktiež riešime sklady, administratívu, parkoviská a cesty. Robíme tiež na projektoch osvetlenia parkov a pre rôzne verejné inštitúcie. Optimalizovali sme už osvetlenia hradov, zámkov, školských zariadení či knižníc. Takisto máme projekty multifunkčných športovísk, hál a futbalových ihrísk. Každý projekt má svoje špecifické požiadavky. Kto by len povedal, že napríklad taká stolnotenisová hala môže mať naozaj špecifické požiadavky na svetlo, jeho intenzitu či rovnomernosť osvetlenia.
Naším zákazníkom sa snažíme pomôcť. Pomáhame nielen majiteľom ušetriť náklady, elektrickú energiu a čas, ale zlepšujeme tiež pracovné prostredie ľuďom pracujúcim v priemyselných halách. Mnohí dnes pracujú v náročných podmienkach. Keby firmy vedeli, ako funguje ľudský zrak, hormonálny systém alebo produktivita práce, na zlepšovaní podmienok by si potrpeli ešte viac.
Kde všade pôsobíte so svojimi aktivitami?
Pôsobíme v rámci celého Slovenska a realizácie máme aj v Českej republike. V rámci našej špecializácie je v našom hľadáčiku najmä Slovensko. V elektroinštaláciách priemyselného a športového osvetlenia či v oblasti fotovoltiky sa cítime ako ryba vo vode. Na konte máme viac ako 1200 realizovaných projektov. Medzi našich klientov patria napríklad spoločnosti Matador Industries, Porsche, MTS, Aupark, METRO, Saint-Gobain, Žilinská univerzita, mestá Bratislava, Martin, Žilina, Galanta i Športová akadémia v Žiline.
Vstupujete do väčších projektov už od začiatku alebo počas ich realizácie?
Závisí to od konkrétneho projektu. Dokážeme byť nápomocní už od začiatku v procese projektovej dokumentácie, kedy navrhneme a vypracujeme vhodné riešenia na osvetlenie. Často však vstupujeme do projektov aj vo fáze, kedy robíme náhrady existujúcich osvetlení alebo navrhujeme kompletné nové riešenia. Stáva sa tiež, že firmu oslovíme priamo, lebo si všimneme, že používa starú technológiu alebo inštaláciu, ktorá nie je vhodná.
Ako funguje vaša spolupráca s firmami?
Najprv firme urobíme audit. Zistíme aktuálny stav a za akých podmienok vieme spolupracovať. U väčšiny projektov šetríme klientom až do 80% z nákladov na prevádzku osvetlenia. Návratnosť našich riešení sa často pohybuje v horizonte do troch rokov.
Následne v našej réžii spracujeme návrh, dokumentáciu, navrhneme zmenu technológie a jej inštaláciu. Inštaláciu technológie realizujú naše montážne tímy. Úspešným odovzdaním projektu to však nekončí, keďže zákazník má u nás aspoň päťročnú záruku a ostáva v našej starostlivosti (revízie, opravy, ďalšie inštalácie a pod.).
Realizácia pre Beluša Foods.
S väčšinou firiem máme dobré skúsenosti. Veľmi dobrú spoluprácu máme napríklad s firmou Promont z Kysúc, ktorá stavala výrobné haly pre automobilky ako Kia Motors Slovakia alebo Land Rover. Spolupráca je postupná, takmer každý rok vymeníme technológiu v jednej hale. Takýto projekt obnáša stovky kusov svietidiel.
Realizácia pre spoločnosť Metro
Projekty riešime komplexne a v niekoľkých krokoch. V prvom kroku znížime príkon sústavy tak, že optimalizujeme osvetlenie a šetríme približne 80 % nákladov na prevádzku osvetlenia. V tomto kroku, ak je to potrebné, meníme elektroinštaláciu a pridávame SMART riadenie. V ďalšom kroku inštalujeme fotovoltický systém, ktorý napája už optimalizovanú spotrebu.
V oblasti fotovoltiky navrhujeme riešenia tak, aby sme dosiahli vysokú sebestačnosť za rozumných podmienok a nákladov. V ďalšom kroku máme záujem zabezpečiť klientovi dokumentáciu, správu a údržbu objektov. Niekedy realizujeme aj jednorazové projekty, no stále preferujeme dlhodobú starostlivosť.
Realizácia pre rodinný dom
Ako URBANIXU pomáha FLOWii?
Pri riadení firmy a projektov vám pomáha aj systém FLOWii. Ktoré riešenia najviac využívate?
Prvý polrok sme FLOWii testovali, kým sme si vo firme nastavili interné procesy. Som typ človeka, ktorý ak niečo zavádza do spoločnosti, chce to mať aj odskúšané. Vďaka CRM systému dnes máme oveľa väčší prehľad o partneroch a konkrétnych obchodných prípadoch. Z obchodného prípadu vieme veľmi jednoducho vytvoriť zákazku a jednotlivé zákazky prehľadne sledovať.
Vo firme mám na starosti obchodnú časť a ďalší spolumajiteľ realizačnú časť. Obe tieto časti sa nám veľmi pekne spájajú práve vďaka využívaniu FLOWii. Akonáhle kolega zapíše potrebné informácie o realizovanom projekte do systému, realizačný tím si ho môže prebrať.
S FLOWii vieme posunúť každý obchodný prípad až do realizácie zákazky a jej následného ukončenia. Systém nám výrazne pomohol v troch veciach - urýchlili sme procesy vo firme, máme lepší prehľad o stave zákaziek a obchodných prípadoch v reálnom čase a ktokoľvek z tímu vie, v akom štádiu sa projekt nachádza a ako sa vyvíja. Na základe toho sme si upravili aj sklad a nastavili skladové hospodárstvo, ktoré využívame tiež v systéme FLOWii.
Ako ste si predtým evidovali potrebné informácie a dáta?
Jednu časť sme evidovali v Exceli, druhú časť sme mali v systéme Kros. Najmä, čo sa týka skladového hospodárstva. Keďže sme informácie nezdieľali do jedného systému online, ale iba na náš server, dochádzalo k zbytočnej chybovosti. Neraz sa stalo, že kolega po druhom niečo v tabuľke prepísal a bolo to neprehľadné. Potrebovali sme opak - rýchlosť v aktualizácii i vyhľadávaní dát a mať v nich dokonalý prehľad.
3 dôvody, prečo FLOWii
Čo vás napokon presvedčilo, že ste si vybrali FLOWii?
Vyberali sme si medzi troma systémami. FLOWii nás napokon presvedčilo aj tým, že ide o slovenský produkt s dostupnou zákazníckou podporou, má prehľadné a intuitívne používateľské rozhranie a systém je pre našu firmu cenovo dostupný. Tým, že je k dispozícii online, s ním môžem pracovať odkiaľkoľvek a to je značná výhoda.
Ako si na FLOWii zvykali zamestnanci, bolo jednoduché ich presvedčiť?
Každý človek je iný. Samozrejme nie každý je otvorený zmenám. Od niektorých ľudí sme mali aj negatívne ohlasy v zmysle „nemám rád zbytočné vypisovanie a dokumentácie“. Naša firma však rastie. To znamená, že počet projektov a realizácií pribúda.
Sme na úrovni malej firmy, ktorá má 20 zamestnancov a spolupracujeme s ďalšími externými realizačnými tímami. Ľudia majú výbornú pamäť, ale pri takomto počte projektov a rozsahu práce si skutočne nemôžeme pamätať všetko. Najmä, ak projekt trvá aj niekoľko mesiacov.
Keby sme naše projekty nemali zaznamenané v systéme, bolo by náročné vyhľadávať konkrétne informácie. Kolegovia v tíme napokon tieto argumenty prijali. Je to o disciplíne a pochopení toho, že evidencia informácií a dát vo firme má zmysel pre všetkých. Ak firma nemá prehľad a prestáva mať veci pod kontrolou, môže veľmi rýchlo prísť o zákazníkov. Žiadny klient nemá rád, ak firma nedodrží to, čo sľúbila.
FLOWii riešenia, s ktorými ide podnikanie ľahšie
Mohli by sme si uviesť konkrétny príklad ako vo firme s FLOWii pracujete?
V súčasnosti máme vo FLOWii viac ako 5000 kontaktov na partnerov a evidujeme asi 1500 obchodných prípadov. Nie je možné, aby si kolega pamätal 500 zákaziek alebo aby sme ich mali rozpísané v excelovských tabuľkách či na papierikoch. Na jednej zákazke robí celý tím ľudí. Jeden robí kalkuláciu, ďalší návrh, tretí expeduje potrebné veci zo skladu, ďalší štyria ľudia montujú. To je už sedem ľudí na menšiu zákazku. Nehovoriac o fakturovaní a ďalších potrebných veciach.
V rámci FLOWii využívame online fakturáciu, projektový manažment a riadenie zákaziek, sklad, evidenciu obchodných prípadov. Veľmi nám pomáhajú štatistiky predaja či uzavretých obchodných prípadov a ďalšie podrobné prehľady o biznise a cashflow. CRM i evidencia príjmov a výdavkov, to všetko je súčasť FLOWii.
Vytvorili sme si premyslený systém. Jedna z našich kolegýň v tíme má na starosti tzv. “studené” kontakty. Volá potenciálnym zákazníkom, ktorých sama vyhľadáva a ponúka im naše služby. Všetku komunikáciu si evidujeme v systéme FLOWii. Využívame na to CRM systém, do ktorého si ukladáme všetky kontakty na našich partnerov.
Úspešné kontakty ďalej putujú do portfólia našich špecialistov a obchodníkov, ktorí komunikujú so zákazníkmi. Takto sa z nich stávajú obchodné prípady, ktoré si v systéme ďalej posúvame podľa toho, v akom sú stave.
Čo vtedy, ak uzavriete úspešný obchodný prípad? Ako pracujete so zákazkami?
Potom, čo navštívime zákazníka a urobíme mu obhliadku, realizujeme pre neho návrh. Či už ide o fotovoltický projekt alebo LED osvetlenie, správne výpočty a návrhy sú nesmierne dôležité. Navrhneme mu riešenie, ktoré osobne odprezentujeme. V prípade, že sa dohodneme, zapíšeme si obchodný prípad do systému FLOWii ako úspešný a automaticky sa z neho stáva zákazka.
Akonáhle dôjde k dohode s klientom, dávame pokyn na nákup technológií. Pracovná úloha smeruje prostredníctvom plánovača úloh od FLOWii ku kolegovi v tíme, ktorý má na starosti realizácie. Zároveň ide požiadavka aj na sklad. So skladom aktívne robíme všetci. To, čo máme na sklade, priamo nachystáme na expedíciu. Ak niečo chýba, zo systému to priamo vyexportujeme, zabezpečíme a znova naskladníme.
Potom sledujeme stav realizácie zákazky, kde nám veľmi pomáha nastavenie deadlinov a ich popis. Kolega, ktorý za ne zodpovedá, ich v systéme FLOWii zoraďuje podľa priority. Realizácie u nás znamenajú výjazdy, montáže, osadenia technológií, odovzdanie diela a iné procesy. Až následne sa zákazka uzatvára. Aj tu však treba počítať v systéme s možnými reklamáciami, dokončeniami alebo s novými zákazkami v rámci projektu.
Akonáhle by som sa pozrel do FLOWii, viem, ktorý projekt je hotový a na akých ďalších pracujeme. Výhodou tiež je, že prostredníctvom systému dokážeme interne komunikovať cez chat alebo si navzájom zadávať úlohy. Máme teda popísané všetko od prvej komunikácie s klientom až po odovzdanie diela, čo sa týka realizácie.
Čo by ste odporučili podnikateľom a živnostníkom v biznise?
Veľakrát sa mi už osvedčilo, že aj keď v podnikaní nie vždy všetko ide hladko, treba stáť nohami pevne na zemi a čeliť výzvam. Veci sa môžu udiať nejakým spôsobom, ale to nevyhnutne neznamená, že sú zlé. Osobne mi pomáha zdolávať výzvy najmä pocit, že každý z nás tu na niečo je a máme svoje talenty a zručnosti, ktoré by sme mali využívať tak, aby sa nám žilo lepšie.
