Pracujete v neziskové organizaci nebo ji dokonce řídíte? Prostředí nevládek se značně liší od byznys světa. Mnohé z nich jsou zaměřeny projektově a lidé v nich často vykonávají různé kumulované funkce. I v nich však již mnozí stále častěji volají po profesionalizaci a nastavení vnitřních procesů pro svůj lepší chod. Dobrou zprávou je, že s CRM softwarem může jít ve vaší organizaci nebo sdružení vše hladší.
Je vaše organizace zaměřená na projekty?
Nevládní organizace mají nezastupitelné místo v tom, že poskytují obecně prospěšné služby. Mnohé svými projekty a aktivitami nejednou suplují stát a v komunitách naplňují aktivity, které neřeší místní samospráva. Tím, že jsou mnohé závislé na finanční podpoře firemních partnerů nebo jiných donorů, jsou většinou zaměřeny projektově. Přesto stále ještě mnohé nepoužívají CRM systém.
Malá sdružení a organizace často doplácejí na chybějící strategii a nastavení procesů, v důsledku čehož pracují často neefektivně. K tomu, aby přežili, se kromě svých aktivit musí starat o svou infrastrukturu, lidské zdroje a rozvíjení vztahů s donormi a veřejností. Pracovat v organizaci pouze pro naplňování projektů a jejich cílů dnes nestačí. Chce to mnohem komplexnější myšlení a strategický pohled.
Organizace a sdružení se dnes potřebují profesionalizovat.
Neziskovky dnes už nepřežijí ani z nadšení. Práce v nich vyžaduje více profesionalizace a automatizaci procesů. Bez dobrého projektového managementu mají lidé v organizaci blíže k vyhoření a dobrovolníci po určité době ztrácejí motivaci. Důležité místo v hodnotách organizace by měla mít také transparentnost. Donoři a veřejnost chtějí vědět, jakým způsobem organizace vynakládají finanční prostředky a zda s nimi hospodaří efektivně.
Má vaše organizace CRM systém?
Jaká je situace ve vaší organizaci nebo sdružení? I vy si stále všechno zapisujete do Excelu? Máte na starosti desítky projektů a pravá ruka neví, co dělá levá? Donor od vás vyžaduje různé reporty a finanční oddělení zase důkladné vyúčtování výdajů, aby si vaše organizace zachovala transparentnost? Zažíváte v týmu pravidelně stres a chaos a neužíváte si výsledků své práce? Potřebujete lépe a cíleněji fundraisovat? Co kdybyste ve vaší organizaci začali dělat věci jinak?
Mnoho občanských sdružení a neziskových organizací dnes využívá pro bono pomoc odborníků z firem nebo dobrovolníků. Právě lidé z firem, kteří vedle práce často hledají možnosti, jak svým know-how přispět k lepší kvalitě života ve své komunitě nebo v zemi, mohou být pro organizaci přínosem v nastavení důležitých procesů. K větší profesionalizaci vám může pomoci i vhodný systém CRM.
Jaké jsou potřeby vaší organizace?
Zkuste si v organizaci nadefinovat své interní potřeby.
- Potřebujete kvalitní databázi kontaktů, kterou byste mohli průběžně aktualizovat?
- Chcete cíleněji fundraisovat a dělat své marketingové aktivity na základě dat?
- Hledáte nástroj, jehož prostřednictvím byste mohli průběžně sledovat finanční výdaje v projektech a zároveň by o nich mělo přehled i vaše finanční oddělení?
- Potřebujete se v týmu lépe propojovat v rámci projektů?
- Zbytečně hodně mailujete a sešla by se vám i jiná forma komunikace jako například chat v rámci jednoho systému?
- Sešlo by se vám evidovat faktury v jednom systému a zároveň online?
Potřebujete si konečně udělat pořádek v organizaci a mít přehled o tom, co děláte, jak to děláte a proč to děláte? Zlepšete svou finanční životaschopnost, fungujte efektivně a nastavte si procesy tak, abyste se v organizaci či ve sdružení mohli věnovat aktivitám, které jsou opravdu důležité.
CRM systém, se kterým si konečně uděláte pořádek v kontaktech
Budujte a rozvíjejte svou databázi kontaktů. Neměl by v ní chybět žádný partner, donor, vaši dodavatelé či žadatelé, kterým poskytujete granty nebo své služby. Také lidé, kteří odebírají vaše novinky nebo newslettery, ba dokonce ani kontakty na novináře a média, jejichž prostřednictvím můžete informovat veřejnost o svých aktivitách a projektech.
Prostřednictvím online CRM systémů od FLOWii si můžete segmentovat jednotlivé kontakty, ať už jde o důležité donory, partnery, které zvete na své akce nebo kontakty za účelem zasílání vašeho newsletteru. V případě, že fundraisujete na své aktivity a projekty, je již dnes CRM systém doslova nutností. Právě díky aktualizované online databázi můžete rozšiřovat své kontakty a zvyšovat dopad na lidi, kteří jsou ochotni vás podpořit.
Mějte podrobný přehled v projektech a rozpočtech
Nadace Pontis každoročně připravuje Index udržitelnosti neziskových organizací. Z posledního vyplynulo, že v roce 2020 se na Slovensku mírně zhoršila. Důvodem byly i dopady pandemie, přičemž mnohé organizace zaznamenaly negativní vývoj zejména ve finanční životaschopnosti, obhajobě zájmů a poskytování služeb.
Mějte finance v organizaci pod kontrolou.
Bojujete s nekončícím seznamem pracovních úkolů, potřebujete psát reporty, dodržovat přitom důležité termíny, komunikovat s žadateli nebo donormi? Každý jeden projekt si můžete díky FLOWii naplánovat. Projektové řízení s FLOWii vám poskytuje aktuální přehled o stavu vašich projektů.
Váš tým může vidět online, v jaké fázi se konkrétní projekt nachází, kdo každý na něm pracuje a jak jste na tom s čerpáním rozpočtu. Své projekty si tak uhlídáte a kontrolujete online i po finanční stránce.
S FLOWii máte kontrolu nad příjmy a jednotlivými výdaji. Pravidelnou evidencí vašich financí získáváte přehled o tom, odkud a kam vaše peníze tečou. Finanční situaci projektů a organizace můžete sledovat kdykoli online. FLOWii vám dokonce nabízí také grafický přehled o hospodaření jednotlivých oddělení nebo týmů. Díky tomu vidíte, ve kterých oblastech můžete v organizaci reálně ušetřit a co reálně vyžaduje navýšení rozpočtu.
Na transparentnosti a efektivním hospodaření záleží
Partneři a donoři rádi spolupracují s organizacemi, na které se mohou spolehnout a které nepoškodí jejich reputaci. Mnozí z nich chtějí podporovat zejména etablované organizace, které mají něco za sebou a dokáží vydokladovat, jak naložili s jejich financemi. Zároveň, zda jejich projekty mají reálný pozitivní dopad na komunitu.
Finanční oddělení pracuje také snadněji, jelikož v jednom systému má přehled o všech fakturách, příjmech a výdajích. Mějte všechna důležitá data a čísla na jednom místě a reportujte je s přehledem.
Děláte kampaně přes hromadný e-mailing?
V případě, že se v organizaci nebo sdružení věnujete strategicky kampaním a fundraisujete, ve FLOWii naleznete také řešení pro hromadný mailing. V případě zasílání newsletterů stačí, že si připravíte template v Mailchimpu nebo v některé z aplikací a hromadný mail odešlete přímo z FLOWii. Výhodou je, že systém vám zobrazí, kdo každý si váš e-mail otevřel, co ho zaujalo nebo na co jsi v něm klikl.
Podobně můžete plánovat a postupovat v případě různých fundraisingových kampaní. Ať už při příležitosti založení vaší organizace nebo před blížícími se Vánocemi, kdy je tendence lidí se rozdarovat a podpořit smysluplné projekty mnohem větší. Každá kampaň vyžaduje jistou strategii, proto si ji se svým týmem předem dobře naplánujte.
Software, se kterým dosáhnete progres
I nevládní organizace by měly dbát na rozvíjení své značky a šíření dobrého jména. Čím více lidí a podporovatelů se k vám přidá, tím více můžete pomoci v oblasti, ve které působíte a lidem, kteří to potřebují. Progresivní organizace to již pochopily a mnohé z nich dnes úspěšně pracují se softwarovými řešeními.
FLOWii je intuitivní a bezpečný cloudový systém, který si můžete na měsíc bezplatně otestovat. Neziskové organizace si navíc mohou uplatnit slevu ve výši 50% z předplaceného balíku. V případě, že potřebujete pouze konkrétní řešení pro plynulý chod vaší organizace, můžete si vybrat konkrétní z nich. Ať už je to CRM systém, projektový management, hromadný e-maling, online fakturace a řízení příjmů a výdajů, jednoduchý online docházkový systém nebo ERP, máte k nim přístup odkudkoli z počítače, tabletu nebo vašeho telefonu.
Petra Nagyová
