Väčšinou je úloha výberu CRM alebo ERP systému na pleciach majiteľa firmy alebo sa tejto zodpovednosti ujme jeden z vedúcich pracovníkov. Ako ale zvoliť správny postup, aby vyhľadanie, testovanie, nasadenie a fungovanie vhodného systému skutočne fungovalo?
Jednou z mojich úvodných rád je hra na architekta. Tejto úlohy by ste sa mali chopiť ešte pred samotným procesom vyhľadávania a testovania systému. Je to podobne ako pri prerábaní nehnuteľnosti. Či už navrhujete nový alebo prerábate existujúci dom, najdôležitejšia je príprava - aby vám jednoducho nespadol na hlavu. Napokon predsa len ide o investíciu na dlhé roky. Ak si niečo dokážete dokonale zvizualizovať nielen v hlave, ale aj na papieri ešte pred výstavbou, máte takmer vyhraté. Príprava totiž predchádza pádu.
Long story short – položte si niekoľko otázok?
-
Aký je váš štýl?
Aké funkcie od systému aktuálne očakávate? V čo môže byť pre vašu firmu prínosom?
-
Čo vtedy, ak sa vaša rodina rozrastie?
Kde vidíte vašu firmu o rok alebo dva? Niektoré funkcie dnes nepotrebujete, ale prijímaním zamestnancov a väčším dopytom zákazníkov sa budú vaše nároky meniť. Myslite preto dopredu.
-
Ako bývate dnes? Máte vo firme nastavené aspoň základné procesy?
Ak ich nemáte, určite sa do nich pustite. Aj vďaka procesom zistíte, aké dáta budete do systému zadávať a aké dáta budete potrebovať v systéme vyhodnocovať.
-
Aký máte budget?
Každý systém niečo stojí. Aj Pinterest má krásne dizajnové návrhy, ale keď prídete k predajcovi a ukážete mu svoju predstavu, cenovka je častokrát vyššia, než si môžete dovoliť. V softvéroch sú samozrejme aj verzie zadarmo, ale asi nechcete ani vy podnikať zadarmo, ak nie ste neziskovka alebo občianske združenie.
Free verzie sú oklieštené a ďaleko s nimi nezájdete. Na trhu sa samozrejme nájdu aj výnimky a dočasne vám môžu postačovať. Vďaka cloudovým riešeniam však dokážete nájsť systémy už od cca 15 EUR/mesačne pre jedného používateľa.
-
Aký zvolíte postup prerábky?
Pri nasadení systému je dôležité vedieť, aký postup nasadenia zvolíte. Spíšte si preto vašu jasnú predstavu, začnite googlením, odporúčaním od blízkych podnikateľov alebo si vyklikajte funkcie a potreby napríklad cez Capterra a tá vám vyhodí zoznam vhodných systémov. Väčšina je zahraničných, čo môže byť sem-tam nevýhoda. Preto si to dobre premyslite, najmä kvôli zákazníckej podpore.
Ak ste si vybrali crm alebo erp systém, začnite ho testovať. Pred testovaním odporúčam zaslať zoznam požiadaviek na softvér priamo zákazníckej podpore. Ušetrí vám to množstvo času a vy zistíte, či dané funkcie systém obsahuje.
Načasujte si nasadenie, urobte školenie pre vybraných zamestnancov a spustite testovaciu prevádzku (nie v celej firme). Upravte procesy vo forme smernice a komunikačného plánu, vyzdvihnite prínos nového softvéru a motivujte zamestnancov k používaniu systému.
-
Bude sa prerábka páčiť len vám alebo zapojíte do navrhovania aj vašu polovičku?
Samozrejme, výber vhodného systému by nemala byť one man show. Muž vo väčšine prípadov nenavrhne kuchyňu tak dokonale ako partnerka (bez urážky, prosím). Tým chcem povedať to, že do procesu výberu systému zahrňte svoj tím. Spýtajte sa svojich ľudí, čo im vo firme nefunguje a čo by potrebovali zlepšiť.
Nakoniec aj vedúci pracovníci zistia, že sú zahrnutí do budovania lepšieho prostredia a tak trochu nevedome im dávate zodpovednosť systém používať a "žiť v ňom". Veď napokon, tak trochu si ho vysnívali. 🙂
Doba praje flexibilným. Dnes dokážete v menšej firme nastaviť cloudový systém behom pár hodín, či dní. A to s minimálnymi výdavkami. Len musíte vedieť, čo chcete a ako to chcete, preto je hra na architekta dôležitá.
Patrik Škulavík, FLOWii
