Práca z domu už nie je len trendom, o ktorom sa sem-tam rozpráva. Firmy čoraz častejšie uprednostňujú prácu z domu. Manažéri sú nútení myslieť na nové stratégie a postupy riadenia zamestnancov.

Pri písaní tohto článku sediac pri telke rozmýšľam, ako veľmi sa nám všetkým zmenili životy vzhľadom na aktuálnu situáciu kvôli ochoreniu COVID-19. Každý z nás určitým spôsobom začal praktizovať riadenie projektov online. Či už ide o zorganizovanie online stretnutia, kontrolu úloh tímu, alebo manažovanie nášho každodenného pracovného času.

Je skvelé byť súčasťou produktívneho tímu, ktorý ukážkovo zvláda prácu z domu, ale občas mi chýba, aby som sa stretol s kolegom, ktorý mi vždy objasní pripomienky týkajúce sa úloh osobne. Tiež nie je na škodu občasné poklebetenie.

Sú to len maličkosti, ja viem, ale uľahčí práca z domu život manažéra, ktorý ma okrem zamestnancov na starosti aj 20 ďalších projektov? Odpoveď znie, ani nie. Práca z domu pravdepodobne už nikdy nezmizne z našich životov, a taktiež nebude už len „výhodou“ moderných firiem. Nová generácia pracujúcich ľudí ju bude vyžadovať ako podmienku. Generácia Z, tí, ktorí sa narodili v období od polovice 90. rokov 20 storočia po prvé roky od roku 2000 preferujú prácu z domu. Spoločnosť Gartner uvádza, že do roku 2030 sa táto preferencia zvýši ešte o zhruba 30%.

Ak ste projektový manažér alebo vedúcim tímu, musíte byť pripravení zvládnuť to, čo vám prichádza do cesty.

3 najčastejšie výzvy manažérov pre riadenie projektov online

Výzvy riadenia virtuálnych projektov

  1. Neefektívna komunikácia – môže spôsobiť, že zamestnanci, resp. tímy budú dezorientované, čo následne môže viesť k demotivácii jednotlivcov.
  2. Nejasné očakávania tímu - manažéri spoločností môžu mať problém jasne sa vyjadriť o tom, čo očakávajú od svojich zamestnancov pri výkone práce.
  3. Nedostatočné sledovanie výkonu – monitoring výkonnosti virtuálnych tímov na diaľku musí byť presný a spoľahlivý.

Výzva č. 1: Neefektívna komunikácia

Samotná komunikácia je pre virtuálny tím výzvou, pretože nemá možnosť tak často a efektívne komunikovať so svojimi manažérmi, alebo kolegami, ako tím nachádzajúci sa priamo v kancelárii. Členovia tímu tak môžu mať pocit „odpojenia“, čo vedie k nedostatočnému výkonu. Môže sa stať, že prehliadnete dôležité informácie týkajúce sa projektu, a vôbec to nemusí byť zapríčinené zlým prístupom zamestnancov.

Ako prekonať túto výzvu?

Ako manažér by ste sa mali usilovať uľahčiť komunikáciu vytvorením transparentného prostredia pre šírenie informácií a taktiež poskytnúť správne komunikačné nástroje pre váš tím.

Vytvorte prístup k transparentným informáciám

Riadenie tímu online si vyžaduje dvojnásobné úsilie o udržanie efektívnej komunikácie. Mali by ste čo najčastejšie komunikovať s členmi tímu a povzbudzovať ich. Mali by ste riešiť problémy, a snažiť sa spoločne nachádzať riešenia.

Taktiež je veľmi dôležité, aby ste diskutovali s kolegami a o ich silných a slabých stránkach. Na základe týchto znalostí im môžete priradiť adekvátny projekt.

Posilnite svoj tím správnymi nástrojmi

Aj keď je e-mail bežným nástrojom na tímovú komunikáciu, mali by ste sa pozrieť ďalej a zahrnúť nástroje ako softvér na webové konferencie, softvér na online zdieľanie projektov a zákaziek a nástroje na rýchle zasielanie správ, ktoré vám pomôžu posilniť tímovú komunikáciu.

Konferenčné hovory pomôžu vašim kolegom dohodnúť stretnutia online a diskutovať o rôznych projektoch.

Výzva č. 2 – Nejasné očakávania tímu

Nakoľko samotná komunikácia na diaľku predstavuje výzvu, manažéri sa často snažia preniesť svoje očakávania do tímov virtuálnou cestou. Na druhej strane sa tímy snažia oznamovať vzniknutý zmätok súvisiaci s ich činnosťami a zodpovednosťou.

S nejasným definovaním cieľov chodí ruka v ruke aj pracovná neefektivita.

Ako prekonať túto výzvu?

Ak chcete, aby váš tím zodpovedne vykonával svoju prácu, musíte si dopredu určiť pravidlá, prekonzultovať s nimi dopredu vaše očakávania a následne organizovať pravidelné porady, aby ste mali možnosť svoj tím motivovať a aby ste si zakaždým objasnili úlohy a zodpovednosť tímu.

Pravidelne informujte svojich zamestnancov o ich povinnostiach. Mali by ste vždy diskutovať o tom, čo od členov vášho tímu očakávate. To zahŕňa opätovné zdôraznenie jednotlivých zodpovedností a toho, ako je každá z nich rozhodujúca pre dosiahnutie dlhodobých obchodných cieľov i krátkodobých výsledkov.

Na začiatku nového projektu si jasne naplánujte harmonogram a načrtnite si objem práce každého zamestnanca, ktorú musí odviesť. Aj stretnutia s vaším tímom, ktorý sa chystá vykonávať prácu z domu sú kľúčom k úspechu. Uistite sa, že sú stotožnení so svojou „roľou“ v danom projekte.

Použite osvedčené postupy pri práci z domu. Je nesmierne dôležité vášmu tímu poskytnúť jasné inštrukcie.

Okrem poskytnutia jasných pokynov je dôležité klásť otázky týkajúce sa rôznych konfliktov a problémov, ktoré môžu narušiť spoluprácu tímu.

Výzva č. 3 -  Nedostatočné sledovanie výkonu

V prípade, že váš tím pracuje z domu, ľahko sa môže stať, že stratíte prehľad o výkone ich práce. To čo vidíte, resp. čo vidí väčšina manažérov je už dokončená práca/projekt. Môže sa stať, že kolegovia nestihnú dokončiť projekt v žiadanom termíne, výsledkom môže byť nekvalitný projekt, resp. nedostatočne vykonaná práca.

Na druhej strane, kontrola zamestnancov každú hodinu tiež nie je najvhodnejším riešením. Často to môže viesť ku konfliktom.

Manažéri, ktorí sa každú hodinu púšťajú do pokroku v tom, čo robia členovia tímu, sú však tiež receptom na konflikty. Mikromanažment nie je odpoveďou; podstatné je, aby manažéri primerane sledovali výkonnosť tímu a zamestnancom ponúkali pravidelnú konštruktívnu spätnú väzbu.

Ako to prekonať?

Aby ste zabezpečili maximálnu výkonnosť vášho tímu, musíte si s kolegami vybudovať dôveru a pravidelne s nimi diskutovať o priebehu projektu. Pravidelná diskusia týkajúca sa výkonnosti vášho tímu môže byť veľkým prínosom. Najskôr informujte váš tím, či sú na správnej ceste k úspešnému dokončeniu daného projektu. Potom nechajte vyjadriť svoj tím, aby opísali svoje problémy, ktorým každodenne čelia pri riešení daného projektu a skúste spolu nájsť vhodné riešenie.

Aby boli diskusie o výkonnosti vášho tímu maximálne účinné, mali by obsahovať aj pripomienky partnerských skupín/tímov a aj názory všetkých zainteresovaných osôb.

Posilnenie dôvery v tíme môžete získať cvičeniami, ktoré sú osvedčenými nástrojmi na zvýšenie produktivity a angažovanosti členov tímu. Tieto cvičenia by pri tímoch pracujúcich z domu mali byť častejšie.

Jedným zo spôsobov, ako posilniť dôveru v tíme, je oceniť každú malú výhru členov tímu a oceniť ich snahu a tvrdú prácu. Verejné zdieľanie úspechov a ponúkanie konštruktívnej spätnej väzby v súkromí je osvedčenou metódou na zvýšenie morálky a dôvery tímu.

Záver

Pravda je taká, že práca na diaľku resp. práca z domu sa stala realitou. Príchodom generácie Z sa toto tvrdenie len potvrdilo a môžeme očakávať, že percento pracujúcich z domu sa výrazne zvýši.

Každý podnik je individuálny, taktiež aj požiadavky každého tímu môžu byť rôznorodé. Dôležité je čo najlepšie prispôsobiť podmienky práce z domu pre vašich zamestnancov.