Přehledná evidence docházky, kterou si můžete vyzkoušet zdarma

Evidence docházky je jednou z nezbytných činností v každé malé či velké firmě. Docházkový systém dnes pomáhá velkému množství společností napříč všemi odvětvími. Dokáže zlepšovat a automatizovat procesy, a tedy šetřit peníze. Hlavním důvodem zavedení jednoduchého programu na evidenci docházky je pomáhat udržovat efektivní, produktivní a nákladově efektivní pracovní sílu.

Celostátní průzkum ve Švédsku prokázal týdenní míru absence zaměstnanců až 7,9% z čoha se 2,4% absencí připsalo pracovním příčinám. Firmy v Kanadě zaznamenali absence v počtu 5 dní na zaměstnance za rok. V některých evropských zemích je roční míra absencí zaměstnanců 20 až 25 dní v roce. Většina studií zároveň uvádí 2% ztrátu, která se připisuje právě absenci zaměstnanců. Ztráty však mohou být na první pohled méně viditelné. Pokud chybí pracovníci, musí vedení provést operativní změny, které jsou potřebné pro zajištění chodu firmy. To může znamenat, že personál pracuje déle, nebo se musí omezit některé služby, najímají se dočasní brigádníci, a podobně. Na konci dne trpí nejen firma ale i zákazník.

Zavést do firmy jednoduchý docházkový systém má velký význam i v dobách, kdy mnoho společností a zaměstnanců přechází na Home Office, a tedy online forma programu nebo jiné aplikace je právě v takovém případě výhodou a nástrojem pro efektivní komunikaci se zaměstnanci.

FLOWii je jednoduché online řešení s více funkcionalitami

Online program FLOWii vám přináší kompletní přehled a zároveň vyhodnocení docházky zaměstnanců. Na to aby jste ho začali používat ve vaší firmě stačí jen počítač, tablet či mobilní zařízení a přístup na internet. Po přihlášení do vašeho konta FLOWii stačí označit událost Příchod, Odchod nebo Oběd a vaše docházka je zaevidována. Zaměstnanci si také mohou jednoduše vybrat mezi různými druhy absencí, ať už jde o návštěvu doktora, PN-ku nebo dovolenou. Právě o dovolené má systém data. Zaměstnanec si tak umí zkontrolovat, kolik dní dovolené mu ještě zbývá, a zda si může dovolenou ještě naplánovat. Naplánovat si může taktéž i návštěvu lékaře či služební cestu. Další funkcí, která usnadňuje procesy ve firmě, jsou i automatické přestávky, nebo automatická evidence obědů. Například, pokud má zaměstnanec oběd v pravidelném čase, tento čas dokážete nastavit přes jednoduché rozhraní docházkového systému a zaměstnanec se tak již nemusí před polední pauzou odhlasovat. K dispozici jsou však i jiné možnosti přizpůsobení, ať už jde o přístupová práva různých poboček nebo zaměstnanců. Všechny evidované údaje jsou také k dispozici pro export docházky do programu Excel, PDF nebo v grafickém zpracování přímo v systému. Taková komunikace mezi zaměstnancem a zaměstnavatelem, popřípadě personálním oddělením, je mnohem efektivnější a umí ušetřit spoustu času.

Jednoduché nasazení do firmy

Díky online řešení je implementace docházky do firmy nenáročná a zároveň cenově dostupná. Zatímco u většiny konkurenčních řešení potřebujete vlastní servery, komplikovaný IT systém, drahé zařízení a čipy, jednoduchá online evidence docházky přes FLOWii dokáže běžet na klasickém tabletě s připojením na internet. K dispozici je také zákaznická podpora, která je vám vždy ochotna pomoci. Celý software se také snažíme neustále vylepšovat, to znamená že vždy máte přístup k nejnovější verzi systému, bez nutnosti stahovat nebo platit za aktualizace.

5 největších výhod

Zvýšení produktivity

Produktivita se zvyšuje, protože proces evidence docházky je jednoduchý a některé manuální činnosti se automatizují. Například každoměsíční reporting docházky (PDF, Excel), který máte na jeden klik. Také díky přehlednému systému dochází k menší chybovosti v docházce.

Šetření zdrojů. Nejen přírodních 🙂

Nasazení online docházky pomůže snížit náklady na pracovní sílu. Zaměstnanci si nemusí manuálně zaznamenávat příchody, odchody a obědy. Také se zpřesní zaevidování docházky tím, že si zaměstnanci nebudou moci samovolně měnit čas příjezdu nebo odjezdu podle toho jak jim to vyhovuje. Manuální shromažďování dat pro výpočet mzdy personálním oddělením je poměrně pracné, a tak automatizace tohoto procesu, kdy je možné report jednoduše vyexportovat, může společnosti z dlouhodobého hlediska ušetřit další peníze. Navíc docházku evidujete online a tím snižujete výdaje na klasické papírové knihy docházky.

Vyšší spokojenost zaměstnanců

Díky přehlednému a intuitivnímu uživatelskému prostředí má zaměstnanec vždy přehled o odpracovaném čase io vyčerpané dovolené. Výhodou je i jednodušší komunikace, kdy zaměstnanec nemusí navštívit personální oddělení nebo svého nadřízeného a o změnách pracovní docházky může zaměstnavatele informovat pomocí systému z domu. FLOWii obsahuje i funkci naplánování si dovolené s online upozorněním nadřízeného o tomto plánu.

Méně absencí

Čím se jedná o větší společnost, tím je těžší dohlížet na docházku zaměstnanců. Nejlepší způsob její kontroly je pomocí jednoduchého řešení evidence docházky online. Docházka musí být řízena a absence musí být kontrolována. Software umožní společnosti sledovat pracovní fond zaměstnanců a monitorovat důvody absencí. V rámci reportu lze zvýraznit zaměstnanců s neobvyklou úrovní absence, porovnáním toho, jak se absence liší podle oddělení, jak se liší v průběhu času atd.

Propojení s ostatními řešeními FLOWii

Pokud se rozhodnete pro PREMIUM balík FLOWii spolu s docházkovým systémem dostanete i funkce CRM, Úkoly, Evidenci skladu či řízení zakázek. Více se ale dozvíte zde: Ceník. K dispozici je také 30 denní zkušební doba, během níž máte neomezený přístup ke všem funkcím našeho docházkového softwaru a ostatních řešení.

Vyzkoušejte jednoduchý docházkový systém už dnes, nebo si přečtěte více užitečných článků, které najdete na našem Blogu.

Zdroje:

  • Wooden M. The cost of time off work in Australia. Working Paper Series. 1992. No 115. National Institute of Labour Studies
  • Toomingas A. The health situation among Swedish health care workers. In Progress in Social and Occupational Medicine: Occupational Health for Health Care Workers. F. Hoffman (Ed) Ecomed 1993.
  • Shephard RJ. A critical analysis of work-site fitness programmes and their postulated economic benefits. Medicine and Science in Sports and Exercise 1992;24:354-370