Softvér na mieru vs komerčný softvér od FLOWii

Pokiaľ máte s vašim podnikovým softvérom manželský vzťah typu “ani s ním ani bez neho”, nezúfajte, nie ste sami. Na jednej strane podnikatelia obľubujú nárast výkonnosti, efektivity a taktiež úsporu času, ktorú softvér prináša, na strane druhej nenávidia funkcionality, ktoré nefungujú podľa očakávaní a narúšajú tak pracovné prostredie. Na základe nášho prieskumu, viac ako polovica implementácií podnikového softvéru zlyhala a neuspokojila skutočné potreby firiem a nedokázala tak prispieť k rastu spoločnosti. Ľudia boli nútení svoje riešenia dopĺňať o rôzne iné systémy, pomáhať si s excelovskými tabuľkami a zošitmi a kompenzovať tak nedostatky pôvodného softvéru.

Prečo nemá každá spoločnosť softvér ktorý skutočne funguje? Čo s tým dokážeme urobiť?

Porovnali sme výhody a nevýhody softvéru vyvinutého na mieru, a komerčného crm softvéru.

Softvér vyvinutý na mieru

Vývoj softvéru na mieru spočíva v jedinečnosti vášho biznis modelu. Podnikanie by sa nemalo prispôsobovať obmedzeniam softvéru – práve naopak, softvér by mal byť navrhnutý a napísaný presne na mieru vášho biznisu. Softvér na mieru teda odmieta variantu ktorá je “liekom na všetko” – balíkový softvér, ktorý uspokojuje 70% potrieb, väčšiny zákazníkov.

Vlastníte ho.

Pri “softvéri na mieru” by aplikácia a zdrojový kód mala byť vlastníctvom jej konečného užívateľa. Uistite sa, či v zmluve o vývoji softvéru s vašim developerom stojí klauzula, že skutočným vlastníkom softvéru ste naozaj vy.

Rozhodujete o zmenách a prispôsobení sa potrebám firmy.

Dobre navrhnuté softvérové riešenie umožňuje rýchlu implementáciu zmien a adaptáciu nových modulov, ktoré urýchlia rast vášho biznisu. Nemenej dôležité je aj určenie priorít, ktoré zmeny softvéru sú skutočne nevyhnutné a ktoré možno označiť za sekundárne.

Máte možnosť výberu.

Ak je vaše riešenie “kódené” v konvenčných nástrojoch ako napríklad Microsoft Visual Studio, mate možnosť výberu – buď sa rozhodnete pre niekoho spomedzi množstva externých konzultantov, alebo si môžete najať vlastných programátorov priamo do pohodlia svojej firmy. Nie ste tak limitovaní obmedzeným množstvom vysoko špecializovaných a hlavne finančne náročných IT špecialistov.

Úspora nákladov za školenia a tréningy.

Zaškolenie zamestnancov do užívania softvéru šitého na mieru je v porovnaní s balíkovým riešením výrazne menej časovo náročné. Prečo?

• Nová aplikácia podporuje procesy a aktivity, ktoré sú už zamestnancom dobre známe.
• Riešenie na mieru používa jazyk, ktorý je špecifický vášmu biznisu.
• Nová aplikácia zahŕňa iba to čo skutočne potrebujete, vyhýba sa prebytku nepotrebných funkcionalít a modulov. Prebytok funkcionalít sa prejavuje v situáciách, kedy počas práce plytváte časom prechádzaním nepotrebných položiek v menu a nikdy nenájdete to čo skutočne potrebujete.

Zbavte sa ročných poplatkov.

Softvérové riešenie na mieru je vašim výlučným vlastníctvom, nikomu neplatíte žiadne licenčné poplatky za užívateľov/zamestnancov a neplatíte ani poplatky za ročnú údržbu.

Prečo sa teda väčšina spoločností obáva vývoja vlastného softvéru?

Nie každá spoločnosť je vo svojich počiatkoch pripravená realizovať významné investície do vývoja vlastného softvéru. Ak chcete dokonalé riešenie na mieru, pripravte si dostatok voľného času na vypracovanie plánu, definujte si jasnú víziu a požiadavky. Rovnako definujte svoje očakávania dizajnérom a vývojárom. Manažovanie samotného projektu pozostáva aj zo zodpovedania otázok, ktoré sa vyskytnú v procese vývoja, z testovania či z podávania spätnej väzby vo vzťahu k vývojovému tímu. Taktiež nezabudnite na vlastný tréningový a školiaci program. Ak vám všetky uvedené “povinnosti” pripadajú skôr na príťaž, dôkladne zvážte už hotovú formu komerčného softvéru, pripraveného na vaše okamžité použitie.

Komerčný softvér

Kategória komerčných softvérov, často nazývaných aj ako “balíkové softvéry”, zahŕňa rôzne aplikácie od známeho Microsoft Word a Excel, cez komplexné online CRM systémy, akým je napríklad FLOWii, až po robustné biznis riešenia, tzv. ERP (Enterprise Resource Planning – plánovanie podnikových zdrojov), ktoré zahŕňa napríklad výrobu, účtovníctvo a podporu predaja.

Nechajte to na expertov.

Komerčný softvér vám ponúka vymoženosti, ktoré boli vyvinuté expertmi s rozsiahlymi skúsenosťami v spolupráci s rovnakými alebo podobnými firmami ako tá vaša, majúc rovnaké alebo podobné potreby ako tie vaše. Napríklad, komerčný program vám okrem iného umožňuje vytvorenie hlavnej knihy či generovanie účtovnej závierky presne podľa štandardov v danom štáte. Špecialisti taktiež určujú pravidlá používania systému, jednotlivé módy, hlavné menu, reporty či dizajn hlavnej obrazovky.

Zdieľajte náklady a ušetrite.

Náklady na programovanie a vývoj zdieľate so všetkými spoločnosťami, ktoré sú vlastníkmi licencie na vami vybraný komerčný softvér. Pozrite sa na výber niektorých fixných a variabilných nákladov ktoré takto usporíte.

Pre rozsiahle riešenia ako sú napríklad ERP systémy, kalkulujte okrem kúpnej ceny softvéru aj s nasledujúcimi dodatočnými nákladmi:

• Servisné poplatky: miniete na ne 150% až 200% z obstarávacej ceny softvéru. Jedná sa hlavne o inštalačné, školiace poplatky, prípadne náklady za exportovanie dát.
• Ročné poplatky: Množstvo sprostredkovateľov a predajcov softvéru účtuje 15% až 30% z obstarávacej ceny softvéru vo forme takzvaných “udržiavacích poplatkov”.
• Poplatky za užívateľov: Tzv. licenčné poplatky, ktoré platíte v prípade rozšírenia súčasného riešenia o ďalšieho nového užívateľa resp. zamestnanca. Čím viac rastiete, tým viac platíte.
• Úprava softvéru na mieru: Ak by vás napadlo upraviť váš zakúpený balík o nejaké ďalšie vymoženosti na mieru vašich požiadaviek, pripravte si rozpočet na hodinové sadzby programátorov, ktorí sú autorizovaní na prácu výlučne s vašim softvérom. Pripravte sa aj na čas , ktorý bude potrebné vynaložiť na návrh riešenia, manažment projektu, jeho implementáciu ako aj testovanie hotovej verzie. Nezabudnite sa spýtať aj ostatných kolegov, či spoločností, ktoré sa rozhodli doplniť svoj základný balík o ďalšie funkcionality, či im moduly riadne fungovali a či úpravu hodnotia ako efektívnu.

Zakúpte a spustite svoj nový softvér hneď teraz.

Nemusíte čakať kým vývojári navrhnú, vyvinú, otestujú a implementujú vaše nové softvérové riešenie. Môžete si ho kúpiť a začať používať hneď teraz. Hoci budete musieť investovať určitý čas a energiu do prieskumu a vyhodnoteniu ponúkaných “balíkových možností” vo vzťahu s vašimi potrebami, výsledok by mal priniesť kandidáta, ktorý bude najlepšou možnosťou po užívateľskej aj nákladovej stránke.

Zdieľajte “nutné zlo”.

Odstraňovanie rôznych porúch, vývoj zlepšovákov a iné pozitívne odporúčania je možné zdieľať so širokým spektrom užívateľov, respektíve vlastníkov takto komerčne šíreného softvéru.

Užívajte dostupné verejné vzdelávanie

Pokiaľ ste užívateľom komerčného riešenia, máte v prípade potreby možnosť “skočiť si” do vášho obľúbeného kníhkupectva a zakúpiť literatúru či príručku týkajúcu sa vášho softvéru. Moderné spoločnosti ponúkajú aj spôsob vzdelávania a tréningov na diaľku - prostredníctvom širokého spektra e-learningových možností.

Na záver možno konštatovať, že komerčne predávané softvérové riešenia vykazujú vysokú pravdepodobnosť uspokojenia vašej potreby. Samozrejme táto výhoda platí iba za podmienky, že vaše podnikanie a procesy sú podobné veľkej väčšine ostatných podnikateľov/užívateľov. Vo väčšine si komerčný softvér vyberú najmä firmy od jedného až po 50 zamestnancov. V opačnom prípade odporúčame porozmýšlať nad náročným riešením vyhotoveným presne na mieru vašich požiadaviek.

Pre a proti jednotlivých riešení