Prečo by každá firma (aj tá menšia) mala uvažovať o CRM systéme?

Publikované 22. december 2016

Ak má akékoľvek podnikanie existovať, potrebuje systém. Teraz nemáme na mysli softvér, ale spôsob fungovania. Softvér je už len šikovnou pomôckou ako to fungovanie zefektívniť. Práve z tohto dôvodu sa CRM systémy stávajú nevyhnutnou samozrejmosťou každej väčšej firmy či korporácie. Hoci veľkým firmám prinášajú mnoho výhod, pre väčšinu menších podnikateľov sú stále veľkou neznámou. Má CRM systém zmysel aj v podmienkach malých firiem? Akú pridanú hodnotu im môže priniesť v riešení každodenných situácii? My vo FLOWii veríme, že áno. Sami sme malou firmou, CRM systém nielen vyvíjame, ale sami ho využívame. Poďte sa pozrieť, ako pomáha nám.

1. Naša pamäť nie je dokonalá

Pravdepodobne nebudú ihneď všetci so mnou súhlasiť, s FLOWii tímom sme si to overili na vlastnej koži. Ak sa svojmu podnikaniu venujete naplano a zákazníci vám začnú pribúdať, určite príde čas, keď už všetky informácie nebudeme môcť udržať vo svojej hlave. Áno, je pravdou, že pokiaľ je zákazníkov a termínov menej, vieme si s našou hlavou a diárom dokonale poradiť.

Po čase nás však tento „všetko si pamätám” systém môže dobehnúť. Prepásť termín stretnutia, neposlať v termíne dôležitému zákazníkovi cenovú ponuku či jednoducho len zabudnúť sa pripomenúť nás môže stáť novú objednávku. Ste si istý, že pre svoju hlavu chcete takto obmedziť podnikanie?

To je prvý prípad, kedy aj pre menších podnikateľov môže byť užitočný CRM systém. Umožní vám spracovať, evidovať a ukladať údaje o zákazníkoch, históriu komunikácie, plánovať aktivity. Šikovnejšie CRM systémy vás na všetko podstatné aj upozornia. Nezaťažujte svoju hlavu vecami, ktoré za vás dokáže spraviť technológia. Ako podnikateľ máte toho aj tak už dosť. Venujte sa činnostiam, ktoré vašej firme prinášajú výsledky.

2. Informácie o našej firme sme nemali na jednom mieste

E-maily, kalendár, nástenka, zošit, účtovníčka. Ak pracujete sami, priečinky v emaily a šikovný diár sa môžu zdať ideálnym riešením. Avšak, aj tu môžete natrafiť na jeden problém. Čo ak sa na svoje aktivity chcete pozrieť spätne?

Kde hľadať informácie? Máte ich v emaily alebo sa nachádzajú vo vašom diári? V prípade záujmu o spätnú analýzu vám nestačí údaje len nájsť. Pre vyhodnotenie ste nútený stráviť pár hodín za excelom. Nie som si istá, či toto je spôsob, akým chcete tráviť váš drahocenný čas. Ak ste veľmi dobre organizovaný a ste sám, môžete takéto situácie zvládať veľmi dobre. Kameň úrazu však príde, ak si nájdete prvého zamestnanca. Akonáhle začnete pracovať v tíme a komunikujete so zákazníkmi dvaja, email prestáva byť vhodným riešením. História komunikácie sa zrazu nachádza na viacerých miestach (vo vašich hlavách, mailoch a diároch) a ani jeden z vás nevie, čo povedal ten druhý. V tomto momente sa začnete obzerať po jednotnom zdroji informácii. Na začiatok vám možno postačí prejsť na starú známu excel tabuľku alebo rovno na ľahko zdieľateľné google dokumenty. Avšak po čase pár nevýhod by ste našli aj tu.

CRM systémy vám však v tomto smere vedia vyjsť v ústrety zatiaľ najefektívnejšie. Všetky informácie o zákazníkoch máte na jednom mieste, prehľadne organizované, ľahko vyhľadateľné, editovateľné a pri cloudových riešeniach navyše stále so sebou. Nič sa vám nestratí, stačí všetko napísať raz a pohodlne ich zdieľate so zvyškom svojho tímu.

3.  Kľúčom k úspešnému riešeniu pre zákazníka je dostatok informácii

Dúfam, že nebude nik protirečiť, ak poviem, že základom efektívnej komunikácie so zákazníkom je dostatok informácii. Ak máme k dispozícii komunikáciu a preferencie zákazníka z minulosti, poznáme jeho základné charakteristiky, vieme oveľa jednoduchšie a hlavne presnejšie odhaliť a uspokojiť jeho skutočné potreby.

Ak máte záujem poznať históriu vašich vzťahov zaručene potrebujete CRM systém alebo jeho jednoduchšiu alternatívu. Základnou vlastnosťou každého CRM systému je práve pomôcť vám udržať všetky udalosti, termíny, úlohy, komunikáciu či dokumentáciu, ktorá sa týka vašich zákazníkov na jednom mieste. Pozrieť sa späť v čase a zistiť ako sa v danom prípade postupovalo sa pre vás stane hračkou. Nenechajte sa rozhodiť nahnevaným zákazníkom alebo zmenou ceny. Všetko, čo sa dialo predtým zistíme behom pár sekúnd. A samozrejme mať históriu pekne na poriadku vám vytvára výborný priestor na spätnú analýzu a poučenie sa. 😉

4. Údaje na papieri či v zošite sa dajú ľahko stratiť, nájsť ich však býva umenie

Ak používate poznámkové bloky, diár alebo si všetko dôležité hodíte na papierik, máte vysoké šance, že sa vám občas môže niečo stratiť. Kde ste si založili notes s poznámkami od zákazníkov z minulého týždňa? Na akej cene ste sa dohodli?

Aby ste tomu predišli, ukladáte si údaje do svojho počítača? Potom však nezabúdajte svoje údaje zálohovať. Kedykoľvek sa môže predsa vášmu počítaču niečo stať, dokonca existuje šanca, že vám ho môžu ukradnúť. Ak máte údaje uložené na rôznych miestach, veľký problém zbadáte pri ich vyhľadávaní (viac v časti „2. Informácie o našej firme nemáme na jednom mieste”). Aj v tomto prípade malej firme pomôže CRM systém, ideálne online. Vďaka CRM máte všetko na jednom mieste, uložené mimo vášho počítača, viacnásobne zálohované a navyše prístupné kedykoľvek. Možno ste ešte voči cloudu skeptický, ale faktom je, že bezpečnosť online systémov je oveľa väčšia ako vašich dát v počítači. Neveríte? Spýtajte sa sami seba, či poznáte ako je chránená wifi či iná internetová sieť, na ktorú sa so svojim počítačom pripájate. Pri cloudovej aplikácii, akou je napríklad aj naše FLOWii, je bezpečnosť tým, na čo kladieme najvyšší dôraz. Samozrejme vždy odporúčame si vášho dodávateľa cloudu preveriť.

5. Zisková firma potrebuje ľudí s efektívnym time manažmentom

Vybudovať efektívnu firmu bez produktívnych ľudí pôjde len veľmi ťažko. Teraz nehovorím o ľuďoch, ktorí trávia v práci 10 hodín denne, ale o tých, ktorý robia práve tie úlohy, ktoré sú skutočne dôležité. CRM systémy nám ponúkajú riešenie aj v tomto smere. Minimálne každého člena z nášho tímu prinútia pristúpiť k organizácii svojho času systematicky. Zoznam úloh, prehľad priorít a kalendár nám umožní efektívnejšie určiť priority. Dnes existuje aj množstvo kalendárových aplikácii, s ktorými môžete fungovať efektívnejšie. Výhodou CRM systémov je, že vaše aktivity nesledujú samostatne ale v súvislosti s vašimi zákazníkmi, objednávkami, či obchodnými príležitosťami. Navyše všetko vám stačí zapísať len raz (pozrite aj „6. Administratíva zabíja náš čas”). CRM systém vašim zamestnancom vytvorí podmienky, aby sa im pracovalo jednoduchšie.

6. Administratíva zabíja náš čas

Mať všetko zapísané je síce pekné, avšak prioritou vo firme sú predsa iné veci. Administratíva vám nové objednávky neprinesie. Zavedením CRM systému zefektívnite aj túto časť vášho podnikania. Už nebudete musieť údaje zapisovať dvakrát, čím ušetríte kopec svojho času. Stačí údaj raz nahodiť, pozrieť sa na ne môžete z akéhokoľvek uhla pohľadu. Napríklad pridáte zamestnancovi novú pracovnú úlohu, volať ani zasielať email mu už netreba. CRM systém to spraví za vás.

7. V podnikaní všetko so všetkým súvisí

Na organizáciu firmy vám môže stačiť report z účtovníctva, email, kalendár a nástenka. Avšak ako majiteľovi vám bude chýbať pohľad zvrchu. V podnikaní neexistujú oddelené časti, marketing bez predaja, zamestnanci bez zákazníkov, pohyby v účtovníctve bez aktivít či nákupu a predaja. Vďaka organizácii všetkých informácii na jedno centrálne miesto sa vám všetky čiastkové kúsky pospájajú dohromady, vďaka čomu získavate o vašom podnikaní komplexnejší prehľad. Z pozície „nadhľadu” dokážete robiť oveľa kvalitnejšie rozhodnutia. A robiť správne rozhodnutia je predsa kľúčom k úspechu.

V rámci nášho blogu ste mohli vidieť, v akých každodenných situáciách môže byť CRM systém užitočný menším firmám. S FLOWii tímom ho práve takýmto spôsobom využívame. Zaujímalo by nás však, čo si o tom myslíte vy? Vedeli by ste CRM systém využiť aj vo svojom podnikaní? Aké riešenia fungujú vám? Budeme radi ak sa s nami o váš názor podelíte.

Pre viac informácii o CRM systéme vám odporúčame si prečítať ďalší z FLOWii blogov: CRM systém – alebo efektívna diagnostika a liečba vzťahov so  zákazníkmi pre zdravý rast každej firmy.