Mnohí manažéri vo firmách vedia, že dobre nastavené procesy dokážu firmu stabilizovať a výrazne ju posúvajú dopredu. Šetria čas, zvyšujú efektivitu práce a zabezpečujú, aby každý v tíme vedel, aká je jeho úloha. Procesy pomáhajú firmám udržať kvalitu služieb a neustále ich zlepšovať, čo oceňujú najmä zákazníci. Najmä, ak má firma funkčné CRM na ich udržiavanie. A ak nastane čas na rast, firma ho dokáže zvládnuť bez zbytočného chaosu.
Stanislav Jakubjak je dôkazom manažéra, ktorý vie, ako firme pomáhajú dobre nastavené procesy. Jeho firma S-Line Systems prináša komplexné riešenia pre vykurovanie a chladenie domov prostredníctvom servisu a montáže.
Nastavené procesy mu každodenne pomáha udržiavať práve FLOWii. CRM systém využíva ako kľúčový nástroj pre fakturáciu a obchod, projektový manažment aj personalistiku. „Ak si manažér vo firme dobre nastaví pracovné úlohy a činnosti, dokáže ich presne zmerať a ohodnotiť. Je to veľký benefit pre firmu,“ hovorí podnikateľ, ktorý dvakrát po sebe získal ocenenie Firma roka.
Projektový manažment - od dopytu, cez obchod až k zákazke
FLOWii pomáha vo firme pokryť celý proces projektového manažmentu – od dopytu, cez obchod, až po realizáciu projektov. Každá zákazka má svoje presne definované fázy a kontrolné body, ktoré preberá projektový manažér. Súčasťou sú aj interné checklisty, vzorové zákazky či automatické pripomienky. Systém je zároveň prepojený s Google dokumentami a kalendárom, čo zefektívňuje prácu celého tímu.
FLOWii pomáha firmám dostať sa z chaosu k systému
Vo firme S-Line Systems si kompletne prekopali databázu partnerov. Výsledok? Obchod sa zjednodušil a zároveň zrýchlil. Po pár dňoch upratovania v kontaktoch zákazníkov a partnerov sa objavilo viac ako 140 nespracovaných dopytov. Vďaka FLOWii vedeli okamžite určiť, v akom štádiu sa dopyt nachádza, kto s ním pracuje a čo je ďalší krok.
Pre nedostatok obchodníkov na trhu, firma vsadila na obchodné asistentky. Tie fungujú podľa automatizovaných vzorových úloh a e-mailov nastavených vo FLOWii. „Vedia tak presne, ako reagovať v konkrétnych situáciách – od prvotného kontaktu až po odoslanie ponuky či založenie zákazky zákazníkovi,“ vysvetľuje Stanislav Jakubjak, v ktorého firme zamestnanci pracujú najmä z domu.
Do CRM zadáva ľuďom úlohy, sleduje ich plnenie a reaguje na zmeny v reálnom čase. Zamestnanci pritom môžu využívať FLOWii aj cez mobil a tablet, čo im značne uľahčuje prácu. Ak do firmy nastúpi nový zamestnanec, v systéme má nastavené vzorové úlohy a procesy, ktoré stačí len dodržiavať.
„Podnikanie dnes znamená neustálu prácu na sebe aj na firme. FLOWii nám pomáha udržať poriadok v procesoch, dokumentoch a ľuďoch. Bez toho by sme tak rýchlo nenarástli,“ uzatvára Jakubjak.
Ako FLOWii pomáha URBANIXU rozsvietiť veľké projekty aj vo vnútri firmy
Spolužiaci z vysokej školy, Michal Urban a Jaroslav Svoboda, úspešne vedú firmu URBANIX, ktorá sa špecializuje na moderné riešenia LED osvetlenia, elektroinštalácie a fotovoltiku pre veľké priemyselné, športové aj verejné priestory. Ich cieľom je nielen šetriť energiu a prevádzkové náklady, ale aj vytvárať lepšie podmienky pre zákazníkov.
V URBANIX vedia, že kvalitné služby potrebujú dobre nastavené vnútorné procesy. Vďaka FLOWii sa firme podarilo zrýchliť rast, zjednodušiť komunikáciu, zefektívniť prácu so skladom a zákazkami – a zároveň získať poriadok v dátach, ktoré by im inak vo firme rýchlo prerástli cez hlavu.
Majú za sebou stovky realizácií po celom Slovensku a v Česku vďaka ich know-how, ale aj dobre nastaveným procesom, s ktorými im výrazne pomáha CRM.
Prehľad, poriadok a efektívna práca — vďaka FLOWii
Vo firme denne riešia desiatky zákaziek, projektov a kontaktov. Keď ich firma začala rásť, bolo jasné, že Excel už nestačí. „Potrebovali sme mať všetky informácie na jednom mieste, online a bez chaosu,“ hovorí Michal Urban.
Pri výbere CRM systému napokon zvíťazilo FLOWii. Aj vďaka tomu, že ide o systém s kvalitnou zákazníckou podporou a intuitívnym rozhraním, s ktorým možno pracovať aj z mobilu alebo tabletu.
FLOWii sa vo firme postupne stalo kľúčovým nástrojom na riadenie obchodu, projektov, skladu i komunikácie. Vo firme si po niekoľkých mesiacoch testovania CRM nastavil interné procesy tak, že dnes dokáže každý projekt sledovať od prvého telefonátu až po odovzdanie projektu.
Od obchodného prípadu po úspešnú realizáciu
„FLOWii nám pomohlo najmä v troch veciach: urýchlili sme procesy, máme okamžitý prehľad o stave zákaziek a každý z tímu vie, čo, kde a s kým rieši,“ vysvetľuje Michal Urban. Ak firma nadviaže kontakt s potenciálnym zákazníkom, zapisuje sa ako „studený kontakt“ do CRM. Po prvotnej komunikácii sa z neho stáva obchodný prípad, ktorý v systéme sledujú obchodníci aj realizačný tím.
Ak dôjde k dohode, z obchodného prípadu sa jedným klikom vytvorí zákazka. Systém vtedy automaticky aktivuje úlohy pre kolegov – od objednávky technológií, cez prípravu skladu, až po výjazdy montérov a finalizáciu realizácie. CRM slúži pre projektový manažment, ale aj ako zdroj firemnej pamäte – od cenovej kalkulácie po revízne správy.
Firma URBANIX spolupracuje aj s externými tímami. „Ľudia majú výbornú pamäť, ale pri stovkách projektov si nemôžeme pamätať všetko. FLOWii nám pomáha delegovať úlohy, sledovať deadliny a komunikovať medzi sebou efektívne,“ hovorí Michal Urban.
Interný chat, notifikácie, histórie komunikácie, zadávanie úloh či kontrola stavu realizácie - to všetko dnes vo firme funguje digitálne.
Sklad pod kontrolou – aj v teréne
Okrem projektového riadenia aktívne využíva aj skladový modul FLOWii. Systém zobrazuje aktuálny stav skladu, umožňuje plánovanie výdajov a príjemiek, ako aj expedovanie komponentov pre konkrétnu zákazku. „Ak niečo chýba, zo systému to vyexportujeme, objednáme a doplníme. Sklad máme naviazaný na zákazky aj na nákup,“ dopĺňa Michal Urban.
Dáta, štatistiky a strategické rozhodnutia
FLOWii zároveň poskytuje prehľadné štatistiky, ktoré pomáhajú pri riadení firmy. Od uzavretých obchodov, cash flow a predajných čísel až po výkonnosť tímu. Manažment tak má vždy po ruke aktuálne dáta pre rozhodovanie.
„Keby sme tieto veci nemali v systéme, prišli by sme o prehľad aj o zákazníkov. Dnes evidujeme viac ako 5000 kontaktov a 1500 obchodných prípadov. FLOWii je ako mozog našej firmy,“ uzatvára Michal Urban.
