Čo je to KPI a ako ho nastaviť

KPI pomáha spoločnostiam vyhodnocovať dáta a na základe nich plánovať stratégiu. Metrika ale môže slúžiť aj pre osobnostný rast.

Skratka KPI (Key performance indicators) alebo preložené do slovenčiny, kľúčové ukazovatele výkonnosti, sa používajú v podnikoch na meranie efektívnosti rôznych procesov v čase. Môžu slúžiť ako metrika pre výkonnosť firmy ako celku, ale aj pre hodnotenie výkonnosti konkrétnejších procesov.

Na základe toho sa ďalej delia na high-level a low-level KPI. Tie vyššieho charakteru sa v princípe zaoberajú firmou ako celkom (rast výnosov, prevádzkový peňažný tok, ...), zatiaľ čo tie nižšie sa sústredia na konkrétne oddelenia a procesy (reklama, predaj, výroba, ľudské zdroje, ...).

Príklad na KPI

KPI teda samo o sebe nie je metrika konkrétneho procesu, ale môže merať rôzne veci podľa vášho nastavenia. Základom každého merania musí byť v prvom rade definovanie toho, čo vlastne chceme merať, potom cieľ za určité obdobie, zdroj, z ktorého budeme čerpať dáta a pravidelný report.

Ako príklad môžeme uviesť meranie počtu nových zákazníkov (Customer Acquisition), v tomto prípade bude zdrojom CRM systém. Cieľom môže byť 25%  nárast nových kupujúcich za rok. Pričom progres bude zaznamenávaný pravidelným kvartálnym reportom. Teda cieľ musí obsahovať časový údaj aj zmenu, ktorú chcete dosiahnuť. Z dlhodobého hľadiska, tak môžete lepšie vyhodnotiť nie len zisk, ale aj rast firmy v širšom kontexte.

Ďalšie príklady:

• Zisky a náklady patria jednoznačne k základným metrikám, ktoré meria úplne každý
• Pomer očakávaných výnosov a konečných výnosov
• Spokojnosť a vernosť zákazníkov
• Interná konkurencieschopnosť medzi zamestnancami (predaj), ale aj konkurencieschopnosť v rámci trhu
• Peňažný tok
• Náklady na získanie zákazníka a jeho dlhodobá hodnota

Ako merať KPIs z hľadiska technológie

Pri meraní vám pomôže aj správny software, často sa používa hlavne Excel, Google Sheets alebo rôzne systémové riešenia ako je aj FLOWii, ktoré vám umožňujú merať a vyhodnocovať potrebné dáta.

Význam

Vo väčšine prípadov takéto metriky využívajú hlavne stredné a veľké podniky, ktoré disponujú veľkým množstvom dát z rôznych zdrojov a bez pravidelných reportov a metrík by tieto dáta neboli schopné vyhodnotiť vo svoj prospech. Avšak kľúčové ukazovatele výkonnosti vie využiť každý podnikateľ bez ohľadu na veľkosti alebo druh podnikania. Tým sa dostávame k najdôležitejšiemu významu KPIs.

Čím väčším množstvom dát, ktoré sú relevantne vyhodnotené disponujete, tým lepšie rozhodnutia viete robiť. Rozhodnutia, ktoré sa nezakladajú len na domnienkach a odhadoch, ale na konkrétnych číslach, vám uľahčia často náročné rozhodnutia. Zároveň definovaný cieľ vám slúži ako kompas pri dlhodobej vízii.

6 otázok pre zostavenie kvalitného KPI

1. Čo je cieľom merania?
2. Prečo je tento cieľ dôležitý?
3. Aká je predpokladaná doba na dosiahnutie cieľa?
4. Čo budem merať?
5. Ako to budeme merať?
6. Ako často to budeme merať ?

Aké kvality by malo každé KPI spĺňať

Vyčísliteľné: Merania musia byť objektívne, teda založené na dátach.

Ľahko pochopiteľné: Cieľ merania by mal byť ľahko pochopiteľný a tabuľky a grafy by mali byť ľahko čitateľné.

Podnecujúce progres: Merania by mali podnecovať aktivitu a slúžiť ako motivácia pre celú spoločnosť. KPI, ktoré môže mať merané aj každý zamestnanec zvlášť, vytvárajú internú súťaživosť, ktorá zvyšuje zisk.

Opakovateľné: Len ak viete merania vyhodnocovať pravidelne, môžete vyhodnocovať progres a plánovať stratégiu.

Pribežne hodnotené: Zväčša sa jedná o mesačné, kvartálne alebo ročné reporty.

Osobné KPI?

Aj keď sa o KPIs hovorí väčšinou v kontexte podnikania, rôzne metriky vedia byť užitočné aj pre osobný rast - ako finančný, tak aj osobnostný. Populárnym sa v poslednej dobe stáva napríklad meranie pohybových aktivít či spánku. Veľa ľudí síce dátami o pohybe disponuje, ale z dlhodobého hľadiska ich nevyhodnocujú a nesledujú. Ak by tak robili, ich motivácia zlepšovať sa by bola väčšia, a teda aj progres by bol väčší. Tak isto vieme merať aj čas, ktorý venujeme oddychu, čítaniu kníh, rodine, ale naopak aj práci, vzdelávaniu.

Aj keď je predstava o spúšťaní stopiek pred tým, ako si idete prečítať knihu a následnom zápise do Excelu asi trocha komická a nereálna. Ide skôr o princíp nastavenia si dlhodobých či krátkodobých cieľov s definovaným časovým horizontom a pravidelným sledovaním ako sa vám dané ciele darí plniť. Práve tento princíp sa dá preniesť z korporačných procesov do bežného života.

Viac o riešeniach pre efektívne riadenie vašej firmy, ktoré ponúka FLOWii: Prečo FLOWii?

Použitý zdroj: https://www.clearpointstrategy.com/how-to-select-strategic-measures/