Úspešné riadenie firmy si vyžaduje neustále rozhodnutia. Či už ide o organizáciu práce, výber dodávateľa, či spôsob komunikácie, vždy sa rozhodujete. Ale ako sa rozhodovať správne? Pomocou správnych informácií. Ich zdroj však jednoznačne nesmiete podceňovať.
Všetky informácie v jednom zošite či v Exceli sa v začiatkoch vášho podnikania dali s prehľadom zvládnuť. Akonáhle sa však pre vás stávajú čoraz náročnejšou aktivitou, je čas spozornieť. S rastom vášho podnikania rastú aj zákazníci, obchodné prípady, povinnosti aj informácie s nimi spojené. Ich riadenie sa stáva menej príťažlivým a začína spôsobovať viac problémov.
Možnosti, ako vyriešiť päť kľúčových výziev, prinášajú malým firmám a živnostníkom online aplikácie či softvérové riešenia. Navyše, sú finančne veľmi výhodné. Poďme sa pozrieť, čo všetko vám dnes dokáže vyriešiť vhodný softvér:
1. Šetríte čas
Vyhľadávanie a správa informácií zaberá veľa energie a času.
Uveďme si príklad: Časť obchodných kontaktov a termínov evidujete vo svojom diári, vaše financie a adresár partnerov zase poctivo zapisujete do excelovských tabuliek, úlohy s tímom riešite e-mailom a vaše faktúry evidujete v neprehľadných šanónoch.
Čo ale urobíte v momente, ak treba niečo rýchlo nájsť? Čas, ktorý venujete vyhľadávaniu potrebných informácii z rôznych zdrojov, ich vzájomné prepájanie a správa, vás niečo stojí. Nestrácate na tom len vy, ale aj vaši zamestnanci.
Funkcie, ktoré vhodným softvérom získa vaše podnikanie:
- centrálny zdroj informácii
- filter
- efektívne vyhľadávanie
2. Aktuálne informácie, veľa informácií
Neefektívna komunikácia, priveľa interných mailov, zbytočne dlhé porady a k tomu komunikačný šum! Poznáte to aj vy?
Hoci každý týždeň venujete svoj drahocenný čas porade a plánovaniu agendy, nemáte presný prehľad, ako sa vaše zákazky vyvíjajú. Diskusie, kto mal, čo a kedy urobiť, sa stávajú každodennou a dlhotrvajúcou aktivitou vášho pracovného dňa. Stalo sa vám už niekedy, že vaši zamestnanci nezáväzne kontaktovali toho istého zákazníka alebo robili na tej istej pracovnej úlohe dvakrát?
Evidencia aktívnych procesov, aktualizované informácie a najmä prístup k nim 24/7 sú prvými krokmi, ako môžete zvýšiť efektívnosť vašej práce aj chod celej firmy. Používanie filtrov a jednej centrálnej databázy v rámci jedného softvéru, ktorý informácie zjednocuje na jednom mieste, vašu efektivitu ešte zvyšuje.
Funkcie, ktoré vhodným softvérom získa vaše podnikanie:
- evidencia aktivít
- organizácia pracovných úloh a rozdelenie zodpovednosti
- online prístup k informáciám
3. Analýzy a spätné väzby, ktoré vám pomôžu v rozhodovaní
Reporting a pravidelná analýza ukazovateľov vo firme môžu byť časovo náročné a nepríjemné. V ideálnom svete by mal asi každý rád v rukách týždennú či mesačnú správu o aktivitách svojich pracovníkov, súhrn komunikácie so zákazníkmi, analýzu cashflow či súhrn prijatých objednávok.
Chceli by ste vedieť, či vaši ľudia pracujú efektívne, čomu venujú najviac času a akým zákazkám sa darí? Možno si podobné informácie zapisujete pracne do Excelu alebo to robí niekto z vášho tímu. Hoci sú užitočné, berú čas a z efektívneho pracovného dňa sa stáva preťažený.
Funkcie, ktoré vhodným softvérom získava vaše podnikanie:
- automaticky spracované reporty
- grafy a štatistiky
4. Aktualizácia a zálohovanie
Report zo stretnutia ste si zapísali do diára, nové kontakty zákazníka na papierik, ale zrazu ich neviete nájsť. Tabuľka v Exceli sa vám záhadne vymazala a vám chýba finančný report z minulého mesiaca. Prípadne neviete, kde je uložený zoznam zákazníkov z minulého roka?
Bez relevantných informácii si ďalší kroky v podnikaní naplánujete len ťažko. Mať všetky informácie v jednom systéme, ktoré sú pravidelne zálohované a uložené v zabezpečenom serveri s prístupom 24 hodín, je výborné riešenie. Túto vlastnosť získate len online cloud computing riešením.
Funkcie, ktoré vhodným softvérom získa vaše podnikanie:
- evidencia informácií, aktivít a dokumentov v jednom systéme online
- neustála aktualizácia a dvojité zálohovanie
5. Prístup k informáciám
Často sa vaši zamestnanci nachádzajú v teréne? Chod vašej firmy sa pre neprítomnosť ľudí vo vašej kancelárii nezastaví. Ako sa vyvíjajú úlohy, na ktorých pracuje váš tím alebo vaši zamestnanci? Ktoré pohľadávky boli splatené, aké záväzky vám pribudli, resp. čo nové požadujú vaši zákazníci?
Problémom je, že mnohí si cenné informácie ukladajú do osobných diárov, poznámkových blokov alebo na hardware svojho osobného počítača. Ak informácie ostávajú dostupné iba na určitom mieste, ako napríklad v rámci softvéru, umožní vám to zaznamenávať informácie v reálnom čase. Ide o ideálne riešenie vďaka dostupnosti všetkým zainteresovaným osobám.
Funkcie, ktoré vhodným softvérom získa vaše podnikanie:
- mobilný prístup k údajom vašej firmy 24/7
Trh dnes ponúka veľké množstvo rôznych aplikácii, ktoré vám ponúkajú čiastkové riešenia v oblasti podnikania a sú zamerané na vzťahy so zákazníkmi, evidenciu firemných financií, manažovanie zamestnancov či marketingu. Nájdete však aj také, ktoré vášmu podnikaniu ponúkajú komplexnú podporu a riešenia. Mnohé online aplikácie môžete skúšať zdarma bez zbytočnej inštalácie, testovať ich funkcie a v závere sa rozhodnúť pre tú správnu.
Zaujala Vás možnosť riadiť svoj podnik, vďaka online aplikácii? Jednou takou je aj FLOWii, ktorú môžete skúšať ZADARMO až 60 dní.
