Procesy vo firme nie sú byrokracia navyše. Sú to dohodnuté pravidlá hry, ktoré umožňujú vašej firme rásť, tímom spolupracovať a manažérom skutočne riadiť. Ak chcete riadiť firmu efektívnejšie, rýchlejšie a mať v nej poriadok a prehľad, CRM systém vám môže v mnohom pomôcť. Neslúži len ako nástroj na evidenciu vašich zákazníkov, ale pomôže vám rozmýšľať, robiť lepšie rozhodnutia a posúvať firmu výrazne vpred.
Ak má firma jasne nastavené a prehľadné procesy, nie je v nej potrebné stále niekoho kontrolovať alebo niečo zachraňovať. Každý vie, aká je jeho úloha, kde nájde potrebné informácie a na koho sa má v prípade potreby obrátiť. Váš pracovný tím funguje ako hodinky.
Navyše, bez jasných procesov nemáte čo automatizovať a moderné nástroje ako napríklad FLOWii vám vedia pomôcť iba vtedy, ak máte zadefinované, ako má práca vo firme prebiehať. Aj mnohé malé a stredné firmy dnes na zlepšovanie procesov využívajú CRM, pretože im pomáha vidieť, kde veci viaznu, čo sa vo firme opakuje, čo treba zautomatizovať alebo zjednodušiť.
Prečo by ste mali dbať na zavedené procesy vo firme?
- Bez procesu nie je systém a bez systému je chaos
Ak vo firme chýbajú jasne nastavené procesy, mnohé veci sa riešia za pochodu. To vedie k chybám, duplicitným úkonom, zbytočným zdržaniam, neschopnosti vyvodiť zodpovednosť, ale aj často opakovaným vetám: „Nevedel som, že je to moja úloha.“
- Procesy vo firme šetria čas
Dobre nastavený proces znamená, že každý vie, čo má robiť, aký má termín a deadliny a ako to má urobiť. Znamená to menej vysvetľovania, menej improvizácie a hasenia, ak vystane neželaný problém. Vďaka nastaveným procesom máte viac priestoru na rozvoj firmy a dôležité strategické rozhodnutia.
- Procesy sa dajú merať, hodnotiť a zlepšovať
Vďaka procesom môžete merať výkonnosť, porovnávať vývoj za jednotlivé obdobia a zlepšovať konkrétne kroky. Napokon, je to kľúčové pri raste aj optimalizácii nákladov.
- Procesy umožňujú delegovať zodpovednosť
Ak máte popísané kroky a nástroje, ľahšie sa vám deleguje a prenáša zodpovednosť na tím bez toho, aby ste nad všetkými museli stáť. Procesy dávajú vašim zamestnancom rámec a istotu, čo robí prácu efektívnejšou a navyše sú viac motivovaní.
- Procesy podporujú rast firmy
Rast firmy znamená aj viac zákazníkov, viac ľudí vo firme a viac pracovných úloh. Ak vo firme nemáte nastavené procesy a začne rásť, stane sa neprehľadná a neudržateľná. Procesy sú ako kostra - držia firmu pokope, aj keď rýchlo rastie.
Procesy sú základom digitalizácie a automatizácie
Mnohým manažérom a vedúcim tímom dnes CRM systém pomáha pri riadení firmy a ľudí. Delegovanie a kontrola úloh sú vďaka nemu jednoduchšie. V CRM môžete zadávať úlohy, sledovať ich plnenie, nastavovať pripomienky a automatizovať časti procesov. Manažér nemusí všetko kontrolovať osobne, pretože systém mu sám pripomenie, ktorá úloha je hotová a ktorá nie.
Manažéri často prepájajú rôzne časti firmy - oddelenie obchodníkov, projektových manažérov, skladu, marketingu či mzdové a účtovné oddelenie. CRM je aj v tomto skvelým nástrojom, keďže spája obchod, realizáciu a administratívu.
Pozrime sa na ďalšie dôvody, prečo sa manažérom oplatí používať CRM:
V CRM máte všetko na jednom mieste
Klienti, úlohy, obchodné prípady, komunikácia, fakturácia, dokumenty - CRM vám dáva centrálny prehľad o tom, čo sa vo firme deje bez toho, aby ste museli pýtať ďalších piatich kolegov alebo zdĺhavo vyhľadávať informácie v e-mailoch. Dobré CRM vám umožňuje byť v spojení s kolegami aj cez chat.
S CRM riadite firmu cez dáta, nie cez pocit
Namiesto „mám pocit, že to mešká“ máte k dispozícii konkrétne čísla, termíny a stavy obchodných prípadov a zákaziek. To vám umožňuje sa rozhodovať rýchlejšie, presnejšie a objektívnejšie.
V CRM vidíte výkony ľudí v reálnom čase i históriu komunikácie
V CRM môžete sledovať stav obchodov, zákaziek, cashflow, aktivít tímu či termíny úloh. Nemusíte čakať na reporty – Vidíte kto, čo a dokedy rieši a ak potrebujete, vo FLOWii si môžete vygenerovať akékoľvek reporty za rôzne obdobia.
CRM obsahuje aj históriu každej komunikácie, zákazky, či dopytu. Samozrejme, za predpokladu, že s ním vaši zamestnanci vedia pracovať. Ak niekto ochorie alebo odíde, suplujúci kolega alebo nový človek sa vie ľahko zorientovať.
Výhodou FLOWii CRM je, že funguje online a dokonca s ním môžete pracovať aj z mobilu alebo tabletu, takže manažér môže kontrolovať projekty, reagovať na dôležité úlohy či sledovať komunikáciu aj mimo kancelárie. FLOWii môžete využívať kdekoľvek, kde máte prístup na internet – či ste na služobnej ceste, v teréne alebo sa potrebujete z akéhokoľvek miesta.
Vo FLOWii sme spustili aj online akadémiu, v ktorej sa môžete vlastným tempom naučiť, ako pracovať s konkrétnymi riešeniami ako sú sprievodca všetkými FLOWii riešeniami, dochádzkový systém alebo fakturácia a financie.
