Implementace podnikových softwarů je téma sama o sobě. Prohlédněte si základní doporučení, na která byste při zavedení ERP nebo CRM systému neměli zapomínat.
1. Analyzujte potřeby vašeho podniku
Důkladná analýzy potřeb podniku je prvním důležitým krokem před procesem implementace softwaru. Analyzujte potřeby podniku z dlouhodobého ale i krátkodobého hlediska. Jakou máte strategii a cíle? Jaké jsou požadavky na software? Jaké jsou vaše současné podnikové procesy a struktura řízení podniku? Jak v současnosti probíhají materiálové a komunikační toky a jaké jsou vaše předpoklady do budoucna? Otázek je mnoho. Nezapomeňte si odpovědět na každou z nich.
2. Vyberte software a analyzujte jeho moduly
V současnosti je na trhu množství světových hráčů poskytujících ERP a CRM systém. Při výběru si vyžádejte doporučení od vašich obchodních partnerů. Setkejte se s obchodním zástupcem softwarové společnosti. Poskytovatel by vám měl smluvně garantovat dlouhodobý servis, školení, bezpečnost dat a možnosti programování funkcionalit na míru vašim požadavkům.
3. Před zavedením ERP si připravte plán
Implementace softwaru může trvat několik týdnů, ale také měsíců. Před samotnou implementací ERP systému si připravte plán. Kdo každý bude zajišťovat implementaci? Jak budou zabezpečeny přenosy a synchronizace současných dat? Kdo tento scénář procesů, plánů, úkolů připraví a bude za něj zodpovídat?
4. Vyškolte své zaměstnance a testujte
Počítejte s tím, že při zavádění ERP budete potřebovat školení. Od vedení firmy přes vrcholový management až po zaměstnance či externí partnery je třeba důkladné zaškolení. Jaké změny nastanou v procesech organizace? Jakým novým technickým aspektům se musí zaučit zúčastněné strany? Školení rozdělte podle organizační struktury vaší společnosti a pracovní náplně jednotlivých pracovníků.
Vytvořte testovací prostředí a zapojte klíčové pracovníky.
5. Vypracujte směrnici a komunikační plán
K pracovním postupům je vhodné vytvořit interní směrnici. Jak se má software správně používat? Jaký druh dat má být zapisován? Připravte směrnici pro jednotlivé zaměstnance a pomozte jim překonat změnu systému.
6. Motivujte zaměstnance
Nový ERP systém nemusí být po vůli každému zaměstnanci. Doporučujeme při implementaci poslouchat klíčové osobnosti ve vaší organizaci. Ptejte se na návrhy na zlepšení softwaru a procesů ve firmě. Oni vám je rádi objasní a budou zároveň pozitivně zapojeni do implementace.
7. Vyhodnocujte a prezentujte přínos systému
Před a během zavádění nového systému informujte pracovníky o jeho výhodách a benefitech. Jedná se zejména o zlepšení vztahů se zákazníky, zlepšení výsledků prodeje a z toho plynoucích benefitů pro pracovníky, zlepšení přehledu toku informací, přehlednější organizace úkolů, rychlost přístupu k informacím a mnohé další.
8. Když je systém připraven ke každodennímu používání
Důkladná příprava, testování, úpravy funkcionalit na míru, školení a mnohé další činnosti jsou nezbytnou součástí před spuštěním ERP systému na každodenní používání. Tento proces může trvat několik měsíců, dokonce více než jeden rok.
