Práce z domova, tvz. home office už není jen tématem, o kterém se občas mluví jako o benefitu firem pro své zaměstnance. V posledních letech se stala trendem a mnozí zaměstnavatelé ji stále častěji upřednostňují. Manažeři jsou tak nuceni myslet na nové strategie a postupy řízení zaměstnanců.
Trend práce z domova umocnila i pandemie, kdy mnozí zaměstnanci firem nemohli chodit do svých kanceláří a byli nuceni pracovat online. V souvislosti s tím nejeden manažer musel řešit výzvu, jak řídit projekty online. Pracovní porady online, kontrola úkolů týmu a každodenní manažování pracovní doby zaměstnanců a projektů – to je pouze zlomek pracovních úkolů, na které musí myslet každý dobrý manažer. Navíc i uplynulá doba ukázala, že home office potřebuje svá jasná pravidla.
Každá firma je individuální, stejně tak požadavky lidí v týmu. I proto neexistuje pro práci z domova jednotná pravidla. Ideální je, pokud je přizpůsobíte potřebám vašich zaměstnanců a sladíte tak, aby nikoho nedemotivovali nebo nevedli ke zbytečnému vyhoření členů týmu.
Práce z domova pravděpodobně už nikdy nezmizí z našich životů a nebude už jen „výhodou“ moderních firem. Je také prokázáno, že nová generace pracujících lidí ji bude vyžadovat už jako podmínku. Generace Z, která se narodila v polovině 90. let 20. století, výsostně preferuje práci z domova. Společnost Gartner uvádí, že do roku 2030 se tyto preference zvýší ještě o zhruba 30%.
Každý projektový manažer by měl být připraven i na nové trendy, které jsou ve spojitosti s prací z domova nezastavitelné.
Tři nejčastější výzvy manažerů pro řízení projektů online
Víte, jakým nejčastějším výzvám čelí vedoucí pracovníci a manažeři v oblasti řízení virtuálních projektů?
- Neefektivní komunikace – může způsobit, že zaměstnanci nebo týmy budou dezorientovány, což vede k jejich demotivací
- Nejasná očekávání týmu - manažeři společností nejednou nevyjadřují jasně, co očekávají od svých zaměstnanců při výkonu práce
- Nedostatečné sledování výkonu – monitoring výkonnosti týmů a lidí, kteří pracují na dálku, by měl být přesný a spolehlivý
Výzva č. 1: Vylaďte neefektivní komunikaci
Samotná komunikace je pro tým, který pracuje na projektech online výzvou. Lidé v týmu při práci na dálku nemají možnost často a efektivně komunikovat se svými manažery nebo kolegy jako tým lidí, kteří se nacházejí přímo v kanceláři.
Zaměstnanci, kteří pracují online, tak mohou mít pocit „odpojení“, což má za následek i možné riziko nedostatečného výkonu. Může se také stát, že přehlédnete důležité informace týkající se projektů, což vůbec nemusí být zapříčiněno špatným přístupem zaměstnanců.
Usnadněte komunikaci zaměstnanců vytvořením transparentního prostředí pro šíření informací a poskytněte jim správné komunikační nástroje. Jedno z řešení pro efektivní komunikaci a lepší organizaci úkolů nabízí také systém FLOWii.
Vytvořte přístup k transparentním informacím
Řízení týmu online vyžaduje dvojnásobné úsilí o udržení efektivní komunikace. I proto byste měli co nejčastěji komunikovat se členy týmu a povzbuzovat je. Pokud se na vás lidé obrátí se svými problémy, neignorujte je. Postavte se vůči nim konstruktivně a nacházejte společná řešení.
Diskutujte s kolegy a o jejich silných a slabých stránkách. Na základě znalostí o vašich lidech jim můžete přiřadit adekvátní projekt.
Posilněte svůj tým správnými nástroji
V současném digitálním světě jsou lidé zahlceni množstvím e-mailů. Přestože se e-maily běžně používají v rámci týmové komunikace, zkuste se poohlédnout i po jiných nástrojích jako je například software na webové konference, software pro online sdílení projektů a zakázek nebo jiné komunikační nástroje pro rychlé zasílání zpráv, které vám pomohou posílit týmovou komunikaci.
Konferenční hovory prostřednictvím Zoom, Skype nebo Google Meet zase pomohou vašim kolegům dohodnout schůzky online a diskutovat o různých projektech.
Výzva č. 2: Vyjasněte si očekávání týmu
Jelikož samotná komunikace na dálku představuje výzvu, manažeři se často snaží přenést svá očekávání do týmů online cestou. S nejasným definováním cílů však jde ruku v ruce i pracovní neefektivita.
Chcete-li, aby váš tým zodpovědně vykonával svou práci, stanovte si předem pravidla. Konzultujte předem vaše očekávání a organizujte pravidelné porady, abyste měli možnost motivovat váš tým konkrétními úkoly a zodpovědností.
Pravidelně informujte své zaměstnance o jejich povinnostech. Říkejte jasně, co od členů vašeho týmu očekáváte. To zahrnuje opětovné zdůraznění jednotlivých odpovědností a úkolů, přičemž každá z nich je rozhodující pro dosažení dlouhodobých obchodních cílů i krátkodobých výsledků.
Na začátku nového projektu si jasně naplánujte harmonogram a načrtněte si objem práce každého zaměstnance, kterou musí odvést. I setkání s vaším týmem, který se chystá vykonávat práci z domova, jsou klíčem k úspěchu. Ujistěte se, že jsou ztotožněni se svým úkolem v daném projektu a mají jasno v tom, co mají dělat.
Používejte osvědčené postupy při práci z domova. Je nesmírně důležité vašemu týmu poskytnout jasné instrukce. V případě vzniklých problémů a konfliktů se jasně ptejte, abyste dostali odpovědi a eliminovali možná nedorozumění v týmu.
Výzva č. 3: Nedostatečné sledování výkonu
V případě, že váš tým pracuje z domova, se snadno může stát, že ztratíte přehled o pracovním výkonu práce vašich lidí. To co vidíte, resp. co vidí většina manažerů je již dokončená práce nebo projekt. Může se stát, že kolegové nestihnou dokončit projekt v žádaném termínu, v důsledku čehož může být výsledkem nekvalitní projekt.
Soustavné kontrolování zaměstnanců však také není nejvhodnějším řešením, protože to v nich vyvolává nedůvěru a může vést k demotivaci.
Podstatné je, aby manažeři přiměřeně sledovali výkonnost týmu a zaměstnancům nabízeli pravidelnou konstruktivní zpětnou vazbu.
Povzbuzujte váš tým a podporujte jej
Pro maximální výkonnost týmu je důležité vybudování důvěry a komunikace o průběhu projektu. Vždy informujte váš tým, zda je na správné cestě k úspěšnému dokončení projektu. Nechte vyprávět své lidi, aby popsali problémy, kterým každodenně čelí při řešení projektů a jaká zlepšení navrhují.
Jedním ze způsobů, jak posílit důvěru v týmu, je ocenit každou malou výhru. Všímejte si vašich lidí, oceňte jejich snahu a práci a veřejně sdílejte jejich úspěchy. Poskytněte jim konstruktivní zpětnou vazbu a oni vám to nahradí motivací a lepším výkonem.
