Práce z domu není jen trendem, o kterém se sem-tam vypráví. Firmy stále častěji upřednostňují práci z domu. Manažeři jsou nuceni myslet na nové strategie a postupy řízení zaměstnanců.

Při psaní tohoto článku sedíc při telce přemýšlím, jak moc se nám všem změnily životy vzhledem k aktuální situaci kvůli onemocnění COVID-19. Každý z nás určitým způsobem začal praktikovat řízení projektů online. Ať už jde o zorganizování online setkání, kontrolu úkolů týmu, nebo správu našeho každodenního pracovního času.

Je skvělé být součástí produktivního týmu, který ukázkově zvládá práci z domu, ale občas mi chybí, abych se setkal s kolegou, který mi vždy objasní připomínky týkající se úkolů osobně. Také není na škodu občasné popovídání s kolegy.

Jsou to jen maličkosti, já vím, ale usnadní práce z domova život manažera, který má kromě zaměstnanců na starosti i 20 dalších projektů? Odpověď zní, ani ne. Práce z domu pravděpodobně nikdy nezmizí z našich životů, a také nebude jen "výhodou" moderních firem. Nová generace pracujících lidí ji bude vyžadovat jako podmínku. Generace Z, ti, kteří se narodili v období od poloviny 90. let 20 století po první roky od roku 2000 preferují práci z domu. Společnost Gartner uvádí, že do roku 2030 se tato preference zvýší ještě o zhruba 30%.

Pokud jste projektový manažer nebo vedoucí týmu, musíte být připraveni zvládnout to, co vám přichází do cesty.

3 nejčastější výzvy manažerů pro řízení projektů online

Výzvy řízení virtuálních projektů

  1. Neefektivní komunikace může způsobit, že zaměstnanci, resp. týmy budou dezorientované, což následně může vést k demotivácii jednotlivců.
  2. Nejasné očekávání týmu - manažeři společností mohou mít problém jasně se vyjádřit o tom, co očekávají od svých zaměstnanců při výkonu práce.
  3. Nedostatečné sledování výkonumonitoring výkonnosti virtuálních týmů na dálku musí být přesný a spolehlivý.

Výzva č. 1: Neefektivní komunikace

Samotná komunikace je pro virtuální tým výzvou, protože nemá možnost tak často a efektivně komunikovat se svými manažery, nebo kolegy, jako tým nacházející se přímo v kanceláři. Členové týmu tak mohou mít pocit "odpojení", což vede k nedostatečnému výkonu. Může se stát, že přehlédnete důležité informace týkající se projektu, a vůbec to nemusí být zapříčiněno špatným přístupem zaměstnanců.

Jak překonat tuto výzvu?

Jako manažer byste měly usilovat o usnadnění komunikace vytvořením transparentního prostředí pro šíření informací a také poskytnout správné komunikační nástroje pro váš tým.

Vytvořte přístup k transparentním informacím

Řízení týmu online vyžaduje dvojnásobné úsilí o udržení efektivní komunikace. Měli byste co nejčastěji komunikovat s členy týmu a povzbuzovat je. Měli byste řešit problémy a snažit se společně nacházet řešení.

Také je velmi důležité, abyste diskutovali s kolegy a o jejich silných a slabých stránkách. Na základě těchto znalostí jim můžete přiřadit adekvátní projekt.

Posilte svůj tým správnými nástroji

I když je e-mail běžným nástrojem na týmovou komunikaci, měli byste se podívat dále a zahrnout nástroje jako software na webové konference, software na online sdílení projektů a zakázek a nástroje pro rychlé zasílání zpráv, které vám pomohou posílit týmovou komunikaci.

Konferenční hovory pomohou vašim kolegům dohodnout setkání online a diskutovat o různých projektech.

Výzva č. 2 - Nejasné očekávání týmu

Jelikož samotná komunikace na dálku představuje výzvu, manažeři se často snaží přenést své očekávání do týmů virtuální cestou. Na druhé straně se týmy snaží sdělovat vzniklý zmatek související s jejich činnostmi a odpovědností.

S nejasným definováním cílů chodí ruku v ruce i pracovní neefektivita.

Jak překonat tuto výzvu?

Pokud chcete, aby váš tým zodpovědně vykonával svou práci, musíte si předem určit pravidla, konzultovat s nimi dopředu vaše očekávání a následně organizovat pravidelné porady, abyste měli možnost svůj tým motivovat a abyste si pokaždé objasnili úkoly a odpovědnost týmu.

Pravidelně informujte své zaměstnance o jejich povinnostech. Měli byste vždy diskutovat o tom, co od členů vašeho týmu očekáváte. To zahrnuje opětovné zdůraznění jednotlivých odpovědností a toho, jak je každá z nich rozhodující pro dosažení dlouhodobých obchodních cílů i krátkodobých výsledků.

Na začátku nového projektu si jasně naplánujte harmonogram a načrtněte si objem práce každého zaměstnance, kterou musí odvést. I setkání s vaším týmem, který se chystá vykonávat práci z domu je klíčem k úspěchu. Ujistěte se, že jsou ztotožněni se svou "rolí" v daném projektu.

Použijte osvědčené postupy při práci z domu. Je nesmírně důležité vašemu týmu poskytnout jasné instrukce.

Kromě poskytnutí jasných pokynů je důležité klást otázky týkající se různých konfliktů a problémů, které mohou narušit spolupráci týmu.

Výzva č. 3 - Nedostatečné sledování výkonu

V případě, že váš tým pracuje z domu, snadno se může stát, že ztratíte přehled o výkonu jejich práce. To co vidíte, resp. co vidí většina manažerů je již dokončena práce / projekt. Může se stát, že kolegové nestihnou dokončit projekt v žádaném termínu. Výsledkem může být nekvalitní projekt, resp. nedostatečně provedená práce.

Na druhé straně, kontrola zaměstnanců každou hodinu také není nejvhodnějším řešením. Často to může vést ke konfliktům.

Manažeři, kteří se každou hodinu pouštějí do pokroku v tom, co dělají členové týmu, jsou však také receptem na konflikty. Mikromanažment není odpovědí; podstatné je, aby manažeři přiměřeně sledovali výkonnost týmu a zaměstnancům nabízeli pravidelnou konstruktivní zpětnou vazbu.

Jak to překonat?

Abyste zajistili maximální výkonnost vašeho týmu, musíte si s kolegy vybudovat důvěru a pravidelně s nimi diskutovat o průběhu projektu. Pravidelná diskuse týkající se výkonnosti vašeho týmu může být velkým přínosem. Nejdříve informujte váš tým, zda jsou na správné cestě k úspěšnému dokončení daného projektu. Poté nechte vyjádřit svůj tým, aby popsali své problémy, jimž každodenně čelí při řešení daného projektu a zkuste spolu najít vhodné řešení.

Aby byly diskuse o výkonnosti vašeho týmu maximálně účinné, měly by obsahovat připomínky partnerských skupin / týmů a také názory všech zainteresovaných osob.

Posílením důvěry v týmu můžete získat cvičeními, které jsou osvědčenými nástroji na zvýšení produktivity a angažovanosti členy týmu. Tato cvičení by při týmech pracujících z domu měly být častěji.

Jedním ze způsobů, jak posílit důvěru v týmu, je ocenit každou malou výhru členy týmu a ocenit jejich snahu a tvrdou práci. Veřejné sdílení úspěchů a nabízení konstruktivní zpětné vazby v soukromí je osvědčenou metodou pro zvýšení morálky a důvěry týmu.

Závěr

Pravda je taková, že práce na dálku resp. práce z domova se stala realitou. Příchodem generace Z se toto tvrzení jen potvrdilo a můžeme očekávat, že procento pracujících z domu se výrazně zvýší.

Každý podnik je individuální, taktéž i požadavky každého týmu mohou být různorodé. Důležité je co nejlépe přizpůsobit podmínky práce z domova pro vaše zaměstnance.