42 novinek ve FLOWii

Publikováno 7. June 2018

Sleva na celý doklad

Při práci s doklady (cenová nabídka, faktura, …) lze uplatnit slevu na celý doklad. Slevu lze uplatnit v procentech, nebo v konkrétní hodnotě v Kč.

Sleva na partnerovi se automaticky doplní do dokladu

Na Partnerovi si můžete nastavit výchozí slevu, například ve výši 20%. Při vystavování dokladu (faktura, cenová nabídka, …) se zleva do dokladu doplní automaticky.

Evidence přijatých faktur

Ve Fakturaci je možné jednoduše zaevidovat přijatou fakturu od dodavatele. Přijaté faktury lze evidovat a vytvářet v zakázce. Přibyly i nové pohledy ve Fakturaci, pomocí kterých máte přístup k přijatým fakturám, které jsou již uhrazeny a také, které ještě uhrazeny nejsou.

Náhled č. 1 – Vytvoření přijaté faktury + nové Pohledy ve Fakturaci

Náhľad č. 2 – Prijatá faktúra

Náhled č. 3 – Přijatá faktura na zakázce

Více desetinných míst na dokladu při položkách

Při vytváření položky v ceníku nebo v dokladech je možné zadávat ceny až na 4 desetinná místa.

Zobrazit příjem a výdej pouze na zakázce

Při práci se zakázkami je možné přidat příjem nebo náklady, tak jak jste byli dosud zvyklí. Přidali jsme možnost zobrazení příjmu nebo výdaje jen na zakázce. To znamená, že se tento příjem nebo výdaj nebude dotahovat do celkových přehledů.

Nový filtr – částečně uhrazena faktura

Ve fakturaci přibyl nový filtr s názvem “částečně uhrazeny”. Pomocí nového filtru snadno zjistíte, které faktury jsou uhrazeny pouze částečně.

Možnost přidat přílohu k příjmu a výdajů

Evidujete si příjmy a výdaje ve FLOWii? Rádi byste si k výdaje nascanovali bloček nebo fakturu? Máme pro vás dobrou zprávu. Ve FLOWii lze přidávat přílohy příjmy a výdaje.

Možnost přidat přílohu dokladu

Potřebujete si k cenové nabídce přiložit všeobecné obchodní podmínky, obrázek nebo jinou přílohu? Od dnešního dne je možné přidávat přílohy k dokladem (cenová nabídka, faktura, …)

Automatické doplnění dohodnuté částky ze zakázky na faktuře

Dokončili jste několik zakázek a plánujete je vyfakturovat najednou v jedné faktuře? Automatické doplnění dohodnuté částky ze zakázek přímo do faktury vám určitě pomůže. V případě, že máte v zakázce vyplněnou dohodnutou cenu, bude možné automaticky tuto cenu doplnit i do faktury.

Nový způsob úhrady – zápočet

Ve Fakturaci jsme přidali nový způsob úhrady – zápočet. Od dnes si můžete započítat vydanou fakturu s přijatou fakturou.

Zálohování všech dat ve FLOWii jedním kliknutím

Ve FLOWii si můžete díky nejnovější aktualizaci zálohovat všechny vaše data jedním kliknutím. V nastaveních firmy si můžete vybrat, zda chcete zálohovat jen část dat, nebo zcela veškerá data s nimiž ve FLOWii pracujete.

Hromadné přidávání záznamů v docházce

Potřebujete zaznamenat příchod/odchod, nebo jakoukoliv jinou událost v docházce najednou pro více zaměstnanců? Naše nové vylepšení vám to určitě usnadní. Stačí kliknout na “Přidat nový záznam” – “Přidat více”.

Vylepšení v docházkovém terminálu

V docházce se aktuálně zobrazuje údaj o celkovém saldu zaměstnance. Po novém se bude zobrazovat i měsíční saldo zaměstnance.

Nové možnosti tiskových sestav a exportu dokladů

Nové možnosti tiskových sestav a exportu dokladů budou k dispozici od příštího týdne, ale i tak bychom vás rádi informovali io tomto zlepšení. Ve vytvořeném dokladu – cenová nabídka, faktura, dodací list si budete moci vybrat z několika tiskových sestav.

Tiskové sestavy budou následující:

• zobrazit na dokladu všechny ceny (cenu na položkách, celkovou cenu),

• zobrazit ceny položek, bez celkové ceny,

• zobrazit celkovou cenu, bez ceny položek,

• nezobrazovat ceny (týká se dodacího listu).

Propojení FLOWii s bankou

Hlavní novinkou je automatické párování přijatých plateb na váš bankovní účet s fakturami vystavenými ve FLOWii. Aktuálně je možné nastavit propojení FLOWii s následujícími Slovenské bankami:

  • Tatra banka, a. s.
  • Československá obchodní banka, a.s. (ČSOB)
  • Všeobecná úvěrová banka, a.s. (VÚB)
  • FIO banka, a.s.

Už se nemusíte přihlašovat do internet bankingu a přidávat úhrady k faktuře manuálně. FLOWii udělá vše za vás. Navíc se každá přijatá platba na váš bankovní účet zobrazí automaticky i na záložce Finance – Příjmy a výdaje. Stejně to funguje i s odeslanými platbami z účtu. Ty se ve FLOWii vytvoří jako výdaj. Aby vám automatické párování plateb fungovalo, je třeba mít ve FLOWii aktivovány řešení Příjmy a výdaje.

Rádi byste si nastavili propojení FLOWii s bankou? Napište nám na support@flowii.com nebo nás kontaktujte telefonicky +421 915 088 727. Automatické propojení si můžete nastavit i samostatně.

Postup

  1. Otevřete si “Moje nastavení” v pravém horním rohu vašeho FLOWii účtu.
  2. Zkopírujte adresu nacházející se v rámečku “Osobní mailbox”.
  3. Přihlaste se do internet bankingu ve vaší bance a nastavte si zasílání notifikací na email (váš osobní mailbox ve FLOWii).

Po úspěšném nastavení notifikací se vám každá přijatá i vydána platba z vašeho účtu zobrazí v příjmech a výdajích ve FLOWii.

Export docházky zaměstnanců do excelu

Docházkový systém nabízí po novém report i do excelu. Můžete si vytvořit export docházky jednotlivě na každého zaměstnance a také hromadně na všechny zaměstnance ve firmě. Report docházky do excelu vám poskytne následující informace:

  • měsíční pracovní fond;
  • saldo (hod.);
  • saldo (%);
  • odpracované (hod.);
  • produktivní čas (hod.);
  • produktivní čas (dny);
  • práce přes víkend (hod.);
  • práce přes svátky (hod.);
  • čerpání dovolené (dny);
  • zůstatek dovolené (dny);
  • PN (hod.);
  • lékař (hod.);
  • doprovod k lékaři (hod.);
  • pracovní volno (hod.).

Výpočet marže v zakázkách, obchodních případech a v ceníku

V zakázkách, obchodních případech a v ceníku jsme zapracovali automatický výpočet marže. Díky této novince budete mít přehled o tom jakou máte skutečnou marži při prodeji vašich produktů a služeb. Zároveň jsme zapracovali nový sloupec v zakázkách s názvem “marže”.

Výpočet marže v ceníku

Výpočet marže v obchodním případě

Výpočet marže v zakázce

Smazání uživatele a automatická změna počtu uživatelů v licenci

Z evidence uživatelů je aktuálně možné uživatele vymazat. Při výmazu uživatele se vás FLOWii automatický zeptá, zda chcete snížit počet uživatelů v licenci. Zároveň se uživatel již nebude zobrazovat v seznamu uživatelů při vytváření úlohy, události, obchodního případu a zakázky.

Nový typ úloh – čekající úlohy v zakázce

V zakázkách jsme zapracovali nový typ úloh, tzv. “Čekající úlohy”. Jakou mají výhodu? Čekající úloha se aktivuje až tehdy, když se dokončí úkol, na kterou je čekající úkol navázána. Pro lepší představu jak to ve skutečnosti funguje si řekneme jeden jednoduchý příklad.

Založíte si zakázku, ve které si předem vytvoříte úkoly, které bude nutné postupně řadu za řadou provést. První úkol je vytvořit grafický návrh a je za ni zodpovědný Daniel Gubo. Druhý úkol je zaslání smluvní dokumentace zákazníkovi a je za ni odpovědný Patrik Škulavík. Takto bychom mohli nastavit v zakázce dalších 10 úkolů, které rozdělíme mezi jednotlivých pracovníků. Po starém se ihned po uložení zakázky všechny úkoly zobrazily na nástěnce uživatelů a uživatelé byli informováni i pomocí oznámení. Problém byl však v tom, že pokud se nedokončil první úkol, tak se nemělo v některých případech začít pracovat na druhé roli v zakázce, atd. Nově je možné nastavit to, který úkol čeká na dokončení jiné úkoly a až následně se následující úloha aktivuje a přijde notifikace konkrétnímu uživateli.

Zobrazení velikosti využití úložiště uživatele

V uživatelích je aktuálně možné vidět využití úložiště konkrétního uživatele.

Export partnerů včetně volitelných polí

Nový typ exportu partnerů vám umožní exportovat jen základní údaje partnerů a rovněž kompletní údaje partnerů včetně vámi nastavených volitelných polí. Při vytváření volitelného pole je třeba vybrat možnost “Zobrazovat v XLS exportu”. V opačném případě bude volitelné pole chybět v exportu partnerů.

Výpočet výše DPH

Sumář v části fakturace poskytuje informace o výši DPH. Pokud si evidujete ve FLOWii vydané faktury a zároveň přijaté faktury, tak vám systém automaticky vypočítá přehled o DPH – daňovou povinnost, resp. nadměrný odpočet.

Přechod na nový výkonnější server

Rádi bychom vám oznámili, že jsme FLOWii přesunuli na nový výkonnější server.

Doklad o přijaté záloze

Doklad o přijaté záloze je možné vystavit už i v českém kontě FLOWii. Toto vylepšení potěší zejména zákazníků z České republiky. Zákazníci na Slovensku mají tuto funkcionalitu už dříve k dispozici.

Tisk zakázky – zakázkový list

Při práci se zakázkami lze samotnou zakázku exportovat do PDF nebo vytisknout. Zakázkový list má několik využití. Můžete ho dát podepsat zákazníkovi nebo vytisknout a předat vašemu montážníků do výroby. Zakázkový list lze vytisknout s cenami a také bez cen.

Datum ve fázi se automaticky přenese datumu v úkolech

Šikovné vylepšení při práci s fázemi a úkoly v zakázkách, které vám ušetří několik kliknutí navíc. Pracujete s fázemi a úkoly v zakázce? Vyplněný datum ve fázi se automaticky přenese do všech úloh zařazených do této fáze.

Nový filtr v přehledech – datum dodání

V přehledech fakturace jsme přidali možnost filtrování dat podle data dodání.

Kategorie v ceníku

Položky v ceníku je možné přidělit do vlastních kategorií. Zároveň jsme přidali nový filtr s názvem “Kategorie”.

Výběr výrobce u produktů v ceníku

Každou ceníkovou položku lze propojit s konkrétním výrobcem. Zároveň jsme přidali nový filtr s názvem “Výrobce”.

Automatické zaokrouhlování příchodů a odchodů zaměstnanců

V docházce zaměstnanců je možné nastavit automatické zaokrouhlení příchodu a odchodu zaměstnanců. Příchod můžete zaokrouhlit například směrem nahoru. Odchod můžete zaokrouhlit směrem dolů.

Automatická evidence polední přestávky

Ve FLOWii docházce lze nastavit automatickou evidenci polední přestávky. Máte v práci fixně stanovenou délku polední přestávky? FLOWii zaeviduje oběd za vás. Toto vylepšení snižuje chybovost v docházce a také zjednoduší její používání.

Rozšířené možnosti importu příjmů a výdajů

Při importu příjmů a výdajů je možné zadat středisko a výšku DPH.

Automatické doplnění produktů z podzákazek do hlavní zakázky

Využíváte ve FLOWii kromě zakázek i evidenci podzákazek? Produkty z podzákazek se automaticky doplní do hlavní zakázky. Získáte tím lepší přehled o prodaných produktech a službách, protože se vám zobrazují nejen v konkrétní podzákazke ale i v hlavní zakázce.

Export faktur doplněn o interní poznámku

Ke každému dokladu ve FLOWii můžete přidat interní poznámku, která se zobrazuje pouze uživatelům FLOWii, tedy vám. Váš zákazník ji neuvidí. Export dokladů do excelu jsme doplnili io interní poznámku.

Oprávnění administrátora pro změnu hesel uživatelů

Administrátor má oprávnění změnit a také vytvořit přihlašovací heslo uživatelům.

Vzorové emaily

Odesíláte zákazníkům stejný obsah emailu? Vytvořením vzorových emailů si můžete usnadnit práci. Připravte si vzorové emaily na oslovení nových ale i aktuálních zákazníků. Stejně vám vzorové emaily pomohou i při zasílání upomínek, faktur a jiných často opakujících se informací.

1. Vytvoření vzorového emailu

2. Odeslání vzorového emailu

Vytvoření podzakázky z úspěšného obchodního případu

Přímo z úspěšného obchodního případu bylo možné vytvořit zakázku. Potěšíme vás v případě pokud používáte ve FLOWii kromě klasických zakázek i podzakázky. Z úspěšného obchodního případu je možné vytvořit přímo podzakázku.

1. Založení zakázky úspěšného obchodního případu

2. Zařazení podzakázky do hlavní zakázky

3. Náhled podzakázek v hlavní zakázce

Volitelné pole v úkolech

Podobně jako v partnerech, obchodních případech a zakazkách jsme doplnili možnost vytvoření vlastních polí v úkolech. Volitelné pole v úkolech mohou obsahovat poznámky, čísla, hodnoty. Rovněž je možné volitelné pole v úkolech označit jako povinné.

1. Vytvoření volitelného pole v nastaveních

2. Náhled vytvořeného volitelného pole v úkole

Zobrazení měsíčního salda – docházkový terminál v tabletě

Docházkový terminál v tabletě poskytuje informaci nejen o celkovém saldu zaměstnance ale také o aktuálním saldu za konkrétní měsíc. Zaměstnanec tak vidí aktuální saldo jakmile si zaeviduje událost (příchod, odchod, …). Tuto funkci aktivujete stažením nejnovější verze docházkového terminálu z Google play.

Propojení FLOWii s vlastním FTP serverem

Odteď si můžete vybrat kam se mají ukládat přílohy a jiné soubory přidávané do FLOWii. Soubory mohou být ukládány nadále na serverech FLOWii, nebo mohou být uloženy na vašem FTP serveru.

Výhody FLOWii úložiště

  • Soubory máte uloženy ve FLOWii a nemáte žádné výdaje spojené se zřízením a správou FTP serveru.
  • Platíte jen za datový prostor, který potřebujete využívat
  • Výhody vlastního FTP serveru
  • Žádné paušální výdaje za datový prostor ve FLOWii.
  • Výška datového prostoru závisí na vás, resp. od toho jaký FTP server si zakoupíte.
  • Soubory (obrázky, videa, dokumenty) se nadále zobrazují ve FLOWii. Uložené jsou na vašem FTP serveru.

Evidence nefakturovaného příjmu na zakázce

Více firem ve FLOWii potřebovalo evidovat v zakazkách i takový typ příjmu, na který se nevztahuje žádná faktura. Jsou to například zákazníci, kteří vám uhradí zakázku v hotovosti (přes pokladnu). Takový příjem můžete zaevidovat přímo v zakázce na kartě “Finance”. Při zaevidování příjmu je třeba zaznamenat “Evidovat jako nefakturovanú úhradu za zakázku”. Příjem sníží celkovou částku za zakázku, kterou je třeba vyfakturovat. Takové zakázky se vám již nebudou zobrazovat jako “dokočené, třeba vyfakturovat”, protože byly ze strany zákazníka uhrazeny.

Kategorie a podkategorie v dokladech

Pro lepší přehlednost při práci s doklady (vydané faktury, přijaté faktury, cenové nabídky, objednávky) jsme zapracovali možnost vytváření kategorií a podkategorií v dokladech. Nové kategorie a podkategorie si můžete vytvořit přímo v dokladech nebo v nastavení.

Přijaté faktury si tak víte rozdělit například do kategorie: reklama, internet, PHM, výpočetní technika a podobně.

Nové přístupové právo

Uživateli můžete zakázat v přístupových právech možnost výběru z předvolených bankovních účtů. Toto přístupové právo doporučujeme využít zejména firmám, které mají několik bankovních účtů. Také firmám, které ve FLOWii vystavují doklady z více dodavatelských firem. Zaměstnanec, který vystavuje doklady nemá možnost měnit bankovní účty a nedojde tak k úhradě dokladu na nesprávný bankovní účet.