Společnosti potřebují dobře vypracovaný strategický plán i projektové řízení, ale je třeba si uvědomit, že jde o dvě odlišné věci. Cíle projektového managementu se zaměřují pouze na budoucí úspěch současného produktu nebo programu a často mají omezený časový plán, zatímco cíle strategického managementu zahrnují snahu celého podniku o úspěch v dlouhodobém časovém horizontu.
Strategické plánování proto společnosti používají ke stanovení priorit, zamíření energie a zdrojů na dohodnuté cíle a posouzení a úpravu svého směřování v reakci na měnící se prostředí. Efektivní strategické plánování vyjadřuje nejen to, kam se firma ubírá a kroky potřebné k dosažení pokroku, ale také to, jak bude vědět zda je úspěšná.
Plánování strategie je tak jedním z nejdůležitějších aspektů a výzev řízení společnosti. V průběhu let zaznamenala oblast managementu projektového portfolia obrovské změny, v jejichž rámci byly excelovské tabulky nahrazeny komplexnějším podnikovým řešením SaaS (Software as a service) v podobě CRM a ERP systémů.
S příchodem nových technologií a manažerských postupů nadále procházejí významným vývojem. Přispěla k tomu i nestálost trhů posledních dvou let, pandemická opatření a zejména masivní odstávky a globální blokády, které svět byznysu budou nadále ovlivňovat. Tato přerušení formovala trendy postupů managementu, protože organizace se snažily osvojit si nové způsoby řízení svého celkového portfolia i jednotlivých projektů. Jaké jsou tedy nejvýznamnější změny v tvorbě strategie a oblasti managementu?
Zapojte zaměstnance do plánování
Strategické plánování je živý proces. Diskutovat a navrhovat strategický plán v izolované skupině vedení už dnes není efektivní. Aby se firma dostala z výchozí do plánované pozice, je nutná spolupráce na všech úrovních její struktury. Otevřete se a zajímejte se o pohledy všech zaměstnanců.
Reflektování postřehů jednotlivých pracovních týmů pomůže zúžit hlavní a relevantní výzvy a identifikovat problémy. Zajistěte, aby každý měl pocit, že mu někdo pomáhá a že mu naslouchá. To pomáhá organizaci vidět, jak jednotlivé projekty navzájem souvisí a jak se každý spojuje s celkovými strategickými cíli organizace. Spoluzodpovědnost je klíčová, aby strategické plánování fungovalo co nejlépe. Zvyšte transparentnost pomocí společného stanovení cílů.
Buďte informováni a osvojte si vnější perspektivy trhu
Projekty a strategie byly tradičně samostatnými doménami. Za posledních pár let se toho ale hodně změnilo v produktech a službách orientovaných na spotřebitele a to i v těch, které používají společnosti a jejich zaměstnanci. Navíc problémy s dodavatelskými řetězci, inflace a mnohé další faktory mají dnes hluboký vliv na rozhodnutí o dodávkách každého budoucího projektu.
Projektoví manažeři proto dnes přebírají důležitou roli v širší organizační strategii a musí se více zaměřit na pochopení vztahu mezi programy, portfolii a projekty. Správná řešení vyžadují pohled z perspektivy a zároveň vnímání detailů. Proto je velmi důležité zahrnout spolu při strategii poznatky o zákaznících, trendy na trhu, sociální změny ve společnosti, ale také osvědčené postupy ve vašem segmentu. Jen tak udržíte zdravou rovnováhu portfolia a zajistěte jej i do budoucna.
Ve strategickém plánování počítejte také s prací z domova
Home office a formy hybridní práce byly na vzestupu již před rokem 2020 a pandemie je jen akcelerovala. Trendy v současnosti ukazují, že organizace budou v blízké budoucnosti nadále umožňovat a posilovat práci na dálku. Tato změna vytváří různé výzvy pro projektové manažery.
Právě na jejich zvládnutí je dnes již nezbytností software pro řízení projektů založený na cloudu. Ten může pomoci pracovníkům udržet si přehled o svých úkolech a projektech. Zachycuje všechny relevantní údaje a pomáhá projektovým manažerům sledovat, ověřovat a používat údaje k přijímání informovaných rozhodnutí v reálném čase, bez ohledu na načasování a umístění změn.
Vsaďte na manažery se sociálními dovednostmi
Dobří projektoví manažeři se neobejdou bez organizačních a analytických schopností. V současnosti si situace vyžaduje i nástavbu v podobě emocionální inteligence. Zpráva Světového ekonomického fóra o budoucnosti pracovních míst poukazuje na to, že zaměstnavatelé v různých odvětvích budou stále více upřednostňovat kandidáty s emocionální inteligencí a s jinými sociálními dovednostmi.
Nárůst práce na dálku jen zvýšil poptávku po spojení a empatii. Pokud chtějí projektoví manažeři úspěšně vést projekty, potřebují především porozumět lidem. Novodobým trendem managementu je plánovat denní schůzky a porady nejen na řízení práce. Setkání také poskytují lidem prostor pro socializaci. Řídícímu pracovníkovi to dává možnost udržet si přehled o nastavení zaměstnanců a jejich rovnováze mezi pracovním a soukromým životem.
Správné nástroje strategického plánování
Podle několika průzkumů až polovička organizací nemá pro své projekty přístup ke klíčovým ukazatelům výkonnosti KPI v reálném čase. A více než třetina z nich stráví sbíráním údajů více než jeden den. Vhodné nástroje projektového managementu by měly tento proces zefektivnit.
Software pro řízení projektů může přinést mnoho pozitivních změn ve způsobu, jakým organizace řídí projekty bez ohledu na to, jak jsou složité. Zejména v kombinaci s možnostmi automatizace založené na umělé inteligenci (UI).
Několik způsobů, jak může správný software výrazně pomoci:
- Využíváte již získaná data k vytváření lepších nabídek a plánů pro budoucí projekty
- Vidíte dostupnost zdrojů, dovednosti a další podrobnosti pro zjednodušení přidělování
- Automaticky sledujete veškerý čas strávený na úkolech a projektech pomocí
- Přidělujete a sledujete rozpočty, abyste měli přehled o financích
- Kontrolujete výdaje a faktury všech projektů v reálném čase
- Sledujete všechny projekty prostřednictvím přizpůsobitelných informačních panelů a dělejte informovaná rozhodnutí za chodu
- Informujete všechny zúčastněné strany a členy týmu o stavu projektu, pokroku a změnách v reálném čase
Využijte datovou analytiku
I menší organizace mohou každý den generovat velké množství údajů, které mají potenciál byt při rozhodování klíčové. Analýzy dat a reporting mohou pomoci projektovým manažerům identifikovat a měřit míru pokroku projektu i mnohé další důležité analýzy.
Analytika založená na UI poskytuje úplný obraz o organizaci a jejich projektech. Pomohou vám podrobně zobrazit všechny aktivity a generovat vizualizaci údajů podle individuálních potřeb manažerů. S těmito nástroji mohou projektoví manažeři místo čekání na manuální zprávy činit informovaná rozhodnutí v reálném čase.
Daniel Staník
