Co je to KPI a jak jej nastavit

KPI pomáhá společnostem vyhodnocovat data a na základě nich plánovat strategii. Metrika ale může sloužit i pro osobnostní růst.

Zkratka KPI (Key performance indicators) nebo přeložené do češtiny, klíčové ukazatele výkonnosti, se používají v podnicích pro měření efektivity různých procesů v čase. Mohou sloužit jako metrika pro výkonnost firmy jako celku, ale i pro hodnocení výkonnosti konkrétnějších procesů.

Na základě toho se dále dělí na high-level a low-level KPI. Ty vyššího charakteru se v principu zabývají firmou jako celkem (růst výnosů, provozní peněžní tok, ...), zatímco ty níže se soustředí na konkrétní oddělení a procesy (reklama, prodej, výroba, lidské zdroje, ...).

Příklad KPI

KPI tedy samo o sobě není metrika konkrétního procesu, ale může měřit různé věci podle vašeho nastavení. Základem každého měření musí být v první řadě definování toho, co vlastně chceme měřit, pak cíl za určité období, zdroj, ze kterého budeme čerpat data a pravidelný report.

Jako příklad můžeme uvést měření počtu nových zákazníků (Customer Acquisition), v tomto případě bude zdrojem CRM systém. Cílem může být 25% nárůst nových kupujících za rok. Přičemž progres bude zaznamenáván pravidelným kvartálním reportem. Tedy cíl musí obsahovat časový údaj i změnu, kterou chcete dosáhnout. Z dlouhodobého hlediska, tak můžete lépe vyhodnotit nejen zisk, ale i růst firmy v širším kontextu.

Další příklady

• Zisky a náklady patří jednoznačně k základním metrikám, které měří úplně každý.
• Poměr očekávaných výnosů a konečných výnosů.
• Spokojenost a věrnost zákazníků.
• Interní konkurenceschopnost mezi zaměstnanci (prodej), ale i konkurenceschopnost v rámci trhu.
• Peněžní tok.
• Náklady na získání zákazníka a jeho dlouhodobá hodnota.

Jak měřit KPIs z hlediska technologie

Při měření vám pomůže i správný software, často se používá hlavně Excel, Google Sheets nebo různé systémové řešení jako je i FLOWii, které umožňují měřit a vyhodnocovat potřebná data.

Význam

Ve většině případů takové metriky využívají hlavně střední a velké podniky, které disponují velkým množstvím dat z různých zdrojů a bez pravidelných reportů a metrik by tato data nebyly schopny vyhodnotit ve svůj prospěch. Nicméně klíčové ukazatele výkonnosti umí využít každý podnikatel bez ohledu na velikost nebo druh podnikání. Tím se dostáváme k nejdůležitějšímu významu KPIs.

Čím větším množstvím dat, které jsou relevantně vyhodnoceny disponujete, tím lepší rozhodnutí víte dělat. Rozhodnutí, která se nezakládají pouze na domněnkách a odhadech, ale na konkrétních číslech, vám usnadní často náročné rozhodnutí. Zároveň definovaný cíl vám slouží jako kompas při dlouhodobé vizi.

6 otázek pro sestavení kvalitního KPI

1. Co je cílem měření?
2. Proč je tento cíl důležitý?
3. Jaká je předpokládaná doba pro dosažení cíle?
4. Co budu měřit?
5. Jak to budeme měřit?
6. Jak často to budeme měřit?

Jaké kvality by mělo každé KPI splňovat

Vyčíslitelné: Měření musí být objektivní, tedy založené na datech.

Snadno pochopitelné: Cíl měření by měl být snadno pochopitelný. Tabulky a grafy by měly být snadno čitelné.

Podněcující progres: Měření by měly podporovat aktivitu a sloužit jako motivace pro celou společnost. KPI, které může mít měřeno i každý zaměstnanec zvlášť, vytvářejí interní soutěživost, která zvyšuje zisk.

Opakovatelné: Pouze pokud víte měření vyhodnocovat pravidelně, můžete vyhodnocovat progres a plánovat strategii.

Průběžně hodnoceny: Většinou se jedná o měsíční, kvartální nebo roční reporty.

Osobní KPI?

I když se o KPIs hovoří většinou v kontextu podnikání, různé metriky umí být užitečné i pro osobní růst - jak finanční, tak i osobnostní. Populárním se v poslední době stává například měření pohybových aktivit či spánku. Mnoho lidí sice daty o pohybu disponuje, ale z dlouhodobého hlediska nevyhodnocují a nesledují. Pokud by tak dělali, motivace zlepšovat se by byla větší, a tedy i progres by byl větší. Stejně umíme měřit i čas, který věnujeme oddechu, četbě knih, rodině, ale naopak i práci, vzdělávání.

Ačkoliv je představa o spouštění stopek před tím, než si jdete přečíst knihu a následném zápisu do Excelu asi trochu komická a nereálná. Jde spíše o princip nastavení si dlouhodobých či krátkodobých cílů s definovaným časovým horizontem a pravidelným sledováním jak se vám dané cíle daří plnit. Právě tento princip se dá přenést z korporačních procesů do běžného života.

Více o řešeních pro efektivní řízení vaší firmy, které nabízí FLOWii: Proč FLOWii?

Použitý zdroj: https://www.clearpointstrategy.com/how-to-select-strategic-measures/